Управление закупками является важной задачей для любого предприятия. Процедура формирования плана закупок – этап, без которого невозможно преуспеть ни в одной из отраслей экономики. В плане по закупкам необходимо предусмотреть наперед шаги не только для бизнеса в целом, но и для каждой его функции.
Благодаря грамотному планированию можно предотвратить плохие показатели. От правильности составления плана закупок, формирования заказов будет зависеть своевременность удовлетворенности запросов покупателей, что, непосредственно, влияет на прибыль компании.
Под планом при закупках понимают прогнозирование цен и количества расходного материала на следующий период, а также прочих затрат с учетом налогообложения, предполагаемого графика по закупкам, запасов продукции и вероятности влияния тех или иных внешних факторов при закупках.
Для утверждения планов закупок следует придерживаться общего алгоритма планирования. Он состоит из следующих шагов:
Основным активом предприятия считаются продукция либо материалы, которые используют в сервисных нишах. Именно им нужно уделять особое внимание, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании.
Важно правильно рассчитать необходимый объем продукции. Для этого следует понимать ряд моментов:
В первую очередь необходимо провести предварительную подготовку и анализ. Для начала важно понимать прогнозируемый спрос, т.е. потребность покупателей в том или ином товаре либо услуге.
С этой целью анализируют следующие показатели:
Прогнозирование должно выполняться по группам товаров, которые являются взаимозаменяемыми.
Следующий этап – планирование будущих продаж. Здесь для каждой группы товаров следует определить реалистичные цели, которые в обязательном порядке должны согласовываться с общей политикой компании, а также прогнозируемым спросом.
После всего нужно спланировать закупочные объемы и страховые запасы. Важно подстраховаться на тот случай, если на практике возникнет отклонение от прогнозов.
Согласно существующим нормативным требованиям, план закупок составляется не менее, чем на 1 год.
В плане закупок отмечают каждую процедуру, которую планируют использовать в предстоящем периоде. При этом следует учитывать, что в данный перечень не включают ряд закупок:
При утверждении планов закупок в данный процесс включают планирование:
При этом использует несколько способов планирования предстоящих затрат:
Для планов по закупкам все нужно делать по специально установленной форме. Представляем пошаговую инструкцию, как заполнить план закупки по 223-ФЗ:
В каждом плане обязательно должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица. Но некоторые заказчики могут устанавливать другой порядок утверждения документации.
Определенные проекты также подлежат оценке соответствия. В таком случае их можно утвердить только после получения соответствующего заключения.
После всего утвержденные планы подлежат размещению, для чего используется функционал личного кабинета. Процедуру размещения планов проводят на протяжении 10 дней с момента его утверждения, но не позднее последнего дня текущего года.
При необходимости в запланированную закупку можно внести те или иные изменения. Главное, чтобы вносимые изменения не противоречили изначальному положению о данной закупке.
Напомним, что за нарушение требований, касающихся сроков размещения документов планирования закупок, наступает ответственность и как результат – обязанность выплатить штрафные санкции.
Как составить план закупок, если в вашей компании много подразделений? А если часть из них это региональные филиалы? Каким образом сформулировать требования к нужным вам товарам и услугам? Как планировать эту работу с малым бизнесом? Как рассчитать план в денежном выражении? И можно ли его быстро согласовать, если в вашей фирме много отвечающих за это сотрудников? Все эти вопросы решаемы в программе «Корпос: Управление закупками для 1С«.
Планирование муниципальных, государственных и коммерческих закупок в программе Корпос в несколько раз сокращает документооборот. Система контролирует все процессы: от этапа формирования заявок и вплоть до поступления товаров на склад. Автоматизация планирования позволит без ошибок выполнить федеральные законы № 223 и № 44, а также сэкономить время. Программа может работать как отдельная система, и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С, так встраивается в решения 1С, как дополнительная подсистема. https://www.youtube.com/embed/1mI1IbUTpZo
Программа Корпос управляет сбором потребностей и консолидирует информацию о том, что именно нужно купить и в каком количестве. Первичные данные об этом в систему вносят «Инициаторы». Обычно это руководители подразделений или главные специалисты. Они решают, что именно необходимо компании для выполнения поставленных целей.
Бизнес-планирование, производственная и инвестиционная программы: все это важные этапы еще до начала организации тендеров. Ведь без точного, количественного описания стратегических целей предприятия составить реалистичный план не получиться.
Подробнее о том, как программа помогает в определении потребностей читайте на странице Расчет потребностей.
Отдел снабжения работает хорошо, когда заказчик получает материалы, работы или услуги нужного качества и вовремя, и при этом экономит как можно больше денег. Эффективно организовать все процессы позволяет подробный сбор описаний того, что требуется купить еще на этапе сбора потребностей. Занимаются этим «Инициаторы», люди, определяющие потребности организации.
Минимальные требования или технические характеристики — это описание предмета закупки, которые должен предоставить заказчик. Количество документов зависит технической сложности изделий и их стоимости. Программа Корпос позволяет внести минимальные требования либо в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.
Нормирование позволяет определить какие именно материалы (услуги или работы) используются на предприятии, в зависимости от технологических процессов или проектной документации. Это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.
«Корпос: Управление закупками» позволяет определять минимальные требования, ведение архива технической документации и нормировать расходы.
Любой план имеет денежную оценку, но по какой стоимости планировать будущие поставки? Есть ряд подходов к определению стоимости товаров, работ или услуг на этапе планирования.
Программа Корпос помогает управлять этим процессом Например, можно взять прошлогодние показатели и умножить их на коэффициент инфляции, или собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования. Удобная функция — возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать их между собой.
Еще на этапе планирования важно понимать — достаточно ли средств для оплаты будущих поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и бюджета — это параллельные процессы. Система автоматизации определяет статьи во время сбора потребностей, устанавливает лимиты и контролирует их превышение.
План определяет каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. В программе Корпос этот структурированный документ позволяет гибко управлять спецификацией будущих приобретений. То есть можно включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их, или дробить на более мелкие. Для каждого из ЛОТов задается свой способ определения поставщика.
Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМП). Поэтому желательно заранее понять, какие сделки будут проводиться только с участием малого или среднего бизнеса. Какие именно товары, работы или услуги закупаются у таких поставщиков — регулируется отдельными нормативными актами.
В систему Корпос загружается рекомендованный список кодов ОКПД 2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а также определить свой собственный список. При формировании структурированного плана система автоматически установит признак необходимости работы с малым бизнесом. Система отчетности еще на начальном этапе позволяет рассчитать планируемый процент договоров с СМП.
Большинство крупных заказчиков стремятся сделать свои потребности открытым, чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Конкуренция среди поставщиков позволяет получить лучшие условия сделок. Законодательство также обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план-график.
Программа Корпос легко интегрируется с внешними интернет-системами, такими как: сайт компании, ЕИС или региональные системы, электронные торговые площадки.
Жизнь не стоит на месте. Планы иногда приходиться корректировать. Система Корпос гибко управляет заявками на изменение плана закупок. В программе можно прикладывать к ним обоснования и запускать процедуру согласования изменений. Если план уже публиковался в Единой информационной системе, то его можно загрузить в Корпос и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки
План-график по № 44-ФЗ это главный документ для организации, определяющим долгосрочную стратегию. В нем указываются цели проводимых тендеров, сроки процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о заказчике и другая информация, необходимая для работы с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Организации формируют этот документ в два этапа:
Все эти документы размещаются на портале ЕИС.
В этом случае предусмотрено составление плана сроком только на один календарный год. Есть важное исключение — документ со сроком действия от пяти до семи лет, составляется заказчиком в случаях, когда предполагаются поставки высокотехнологичных изделий, а также товаров медицинского назначения.
На основании информации, содержащейся в конкурсной документации, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель выполнить требования заказчика.
Цель бизнес-процесса в 1С «Планирование закупок» – сформировать соответствующий план для компании на будущий год. После этого, он публикуется на портале госзакупок (zakupki.gov.ru). Для планирования государственных и муниципальных закупок применяется «Номенклатура для планирования». Этот справочник обобщает материалы, товары или услуги, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.
Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей, должны вводить не только номенклатуру для планирования. При оформлении документов система сама подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать, и какие коды использовать.
Оформляя заявку, программа дает возможность выбрать статью затрат или создать новую. Автоматически она указывается, если при начале работы системы задано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат — стандартный для «1С Бухгалтерии» справочник. В государственных компаниях используется бюджетный классификатор. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок позволяет анализировать соответствие планов закупок и планам затрат.
Проверка на соблюдение лимитов может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям программа позволяет загрузить, в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)
Планирование по № 223-ФЗ и № 44-ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика.
Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки: руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основе производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе «Заявка на потребность».
Планируют по номенклатуре с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы автоматически заполнятся в спецификацию договора.
Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа учитывает необходимое время на конкурсные процедуры.
После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для товаров и услуг устанавливается своя статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, становятся основой для бюджетного планирования. Программа формирует отчеты по планируемым затратам в разрезе каждой статьи.
Сбор потребностей может быть ограничен лимитами по отдельным статьям затрат. Это позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять расходами компании.
Программа использует процедуру согласования документа «Заявка на потребность» после проверки всеми подразделениями. Согласование настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе для контроля прохождение документа по всем этапам визирования.
Контрактная служба определяет будущий способ проведения тендера, исходя из своих потребностей. В дальнейшем его можно будет поменять. После формирования итогового плана, изменения возможны только через специальные документы корректировки, которые также публикуются на ЕИС.
Собранные вместе документы по потребностям собираются в итоговый план. При его создании, заявки отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести тендер на более ранний срок, если в это нужно. Итог работы системы планирования — план-график закупок.
Программа управление закупками по № 223-ФЗ гибко настраивается, что позволяет отключить этап планирование, если в нем нет необходимости. Это повлияет только на анализ сопоставление плана и факта, но не мешает работе других подсистем.
Оставьте заявку, мы покажем все возможности и предоставим демо версию, чтобы вы оценили на сколько программа вам подходит в базовой поставке.
Мы так же всегда можем обсудить настройку системы под особенности Вашего предприятия.
Оставьте заявку, мы покажем все возможности и предоставим демо версию, чтобы вы оценили на сколько программа вам подходит в базовой поставке.
Мы так же всегда можем обсудить настройку системы под особенности Вашего предприятия.
