Запрос предложений

Запрос предложений — один из самых популярных способов проведения компанией закупок. Основная положительная особенность этого способа состоит в его открытости, а также в неограниченности по количеству потенциальных участников. Суть процесса состоит в трезвой оценке всех поступающих предложений по различным факторам, среди которых выделяется соответствие требованиям заказчика, а также финансовая привлекательность сотрудничества с тем или иным контрагентом.

Программа «Корпос: управление закупками для 1С» позволяет автоматизировать документооборот закупочной деятельности. Встроенный набор шаблонов и настройка бизнес-процессов значительно упростит подготовку пакета документов и сократит количество ошибок.

Разница между запросом предложений и коммерческим предложением

Как показывает практика, многие путают эти способы друг с другом из-за их схожести в ряде моментов. Поиск коммерческих предложений помогает мониторить рынок в поиске максимальной выгоды, а также в определении начальной стоимости, с которой могут стартовать участники торгов. Правила запроса предложений, не дают права в одностороннем порядке увеличивать цену, заявленную на начальном этапе.

Для определения начальной максимальной цены договора или контракта используются различные способы. Чаще всего стороны, участвующие в сделках такого рода, пользуются методикой сопоставления актуальных рыночных цен на момент времени, когда начинается процесс запроса. Суть простая — из нескольких коммерческих предложений от разных поставщиков уточняются цены и перечень товаров, работ или услуг. При совпадении номенклатуры, но разной стоимости, формируется среднее арифметическое, которое и становится актуальной ценой.

Ответственность за недобросовестное предложение

Основные положения процесса определяются и регламентируются требованиями № 223-ФЗ. В процессе, когда оформляется запрос, каждая компания, подающая заявку и устанавливающая в ней цену, в случае, когда предложение с её стороны будет признано максимально выгодным среди всех остальных, может быть выбрана для последующего заключения договора. При этом, если он на каком-либо этапе откажется от сделки, будет уклоняться от заключения соглашения или попытается в одностороннем порядке изменить условия, то компания может быть внесена в специальный реестр недобросовестных поставщиков товаров, работ или услуг, выбраться из которого после этого крайне сложно.

Нахождение в составе этого реестра часто негативно влияет на работу компании и желание партнеров иметь с ней дела. Ведь перед подписанием документов и на всех стадиях заключения контракта или договора контрагенты изучаются крайне внимательно и со всех возможных сторон.

Законодательное обеспечение

Основным нормативным актом, который регулирует как сам процесс формирования запроса , так и моменты, связанные с организацией закупок товаров, услуг или работ у поставщиков, является федеральный закон № 223 от 18.07.2011 года.  Попадающие под действие этого закона заказчики должны, руководствуясь положениям этого ФЗ, разработать актуальное для своего рода деятельности и специфики работы внутреннее «Положение о закупках».

В соответствии с требованиями №223-ФЗ в этом нормативном документе должны быть прописаны все процедуры, применяемые им в процессах, связанных с поиском и выбором поставщиков товаров и услуг, а также условия, которые используются при выборе контрагента. Законодательно определены следующие варианты — аукционы, конкурсы или запрос предложений на оказание услуг, предоставление работ или продажу товаров.

Последний из способов не является при этом основным. Есть право на сравнение цен, предлагаемых различными компаниями и сервисами, установленное в законе. В плане проведения официальных закупок обязательно должны быть зафиксированы все методы, используемые в качестве способов определения и выбора поставщика. Такой план должен в полной мере соответствовать требования № 223-ФЗ и иных нормативных актов, действующих в этой сфере — к примеру, постановлению Правительства РФ № 908, регулирующего правила и порядок размещения сведений о закупках в Единой информационной системе.

Преимущества способа выбора поставщика путём сбора предложений

Открытая или закрытая формы запроса у поставщиков является выгодным вариантом. Вот причины, которые обуславливают выбор именно этого способа:

1. От торгов он отличается тем, что не регулируется нормами и положениями ГК РФ, а конкретно ст. 447-449. Поэтому нет обязанности в подписании договора на поставку с тем поставщиком, который стал победителем благодаря предложенным условиям.
2. Во внутреннем положении можно устанавливать собственный регламент процедур.
3. Есть право в любой момент отказаться от закупки без штрафных санкций.
4. Период подачи заявок в письменной форме также определяется заказчиком — это позволяет быстро выбрать нужного контрагента и не затягивать подписание договора.

Организация закупки

В случае участия в тендере на торговой площадке в сети важно, чтобы на ней было размещено актуальное положение о закупках. В этом документе указываются требования к услугам, работам или товарам, которые приобретаются, а также алгоритм ознакомления с прайс-листами потенциальных контрагентов.

Положение обязательно должно включать в себя следующие пункты: форма составления поставщиками предложений и формат подаваемых заявок, требования к ним, порядок отказа  от закупок, необходимость и сумма обеспечения подаваемой заявки, критерии выбора победителя при наличии нескольких участников, последствия, по которым закупка может быть определена не состоявшейся на официальной основе, сроки выбора победителя и подписания с ним контракта, а также иные моменты, могущие быть полезными при выборе контрагента из нескольких кандидатов.

Обязательно нужно учитывать не только требования специализированных законов и нормативных актов, но и не забывать про антимонопольное законодательство.

Когда используется рассматриваемый способ определения поставщика, выставляются критерии для потенциальных участников, которые могут подавать заявки. Чаще всего они не ограничиваются финансовой составляющей.

Одно из основных требований к этому процессу — строгое соблюдение установленных законом сроков, выделяемых на оформление запроса и последующий выбор коммерческого партнера. Есть всего 20 календарных дней на размещение информации о начале процедуры выбора поставщика данным методом и до подписания контракта с победителем.

Данный метод закупок чаще всего используется в тех случаях, когда рамки цены не превышают 10 млн ₽. Также немалым успехом этот вариант выбора поставщика пользуется среди тех, кто ценит его за отсутствие санкцией по причине отказа от проведения торгов на любом этапе.

Разновидности запроса предложений

№223-ФЗ не ограничивает число участников, которые могут предложить заказчику свои кандидатуры при проведении этой процедуры. В таких случаях процесс является открытым и доступен любой компании. Принять участие в открытом типе запроса могут все организации, ИП и даже физические лица, соответствующие установленным требованиям. Здесь могут быть включены следующие моменты:

• лицензия на определенный род деятельности, если это требуется при конкретном виде работ;
• участник не должен быть в процессе официального банкротства по решению арбитражного суда;
• поставщик не приостановил свою работу по требованиям КоАП или иных нормативных актов;
• компания, предлагающая товары, работы или услуги, не входит в реестр недобросовестных поставщиков.

В закрытых запросах предложений примут участие только поставщики, прошедшие предварительно организованную квалификацию, позволяющую убедиться в их соответствии некоторым критериям. Чаще всего такой вариант применяется тогда, когда нужно приобрести крайне сложные в техническом аспекте или уникальные по иным параметрам товары или услуги. № 503-ФЗ предусматривает отмену письменных вариантов, поэтому в скором времени все будет проводиться исключительно на специализированных электронных площадках. При этом перечень торговых электронных площадок здесь не ограничивается.

Порядок и этапы

Важно знать, что напрямую в №223-ФЗ этапы и стадии процесса не прописаны. Условия и правила финального заключения и подписания договора определяются самим инициатором закупки — это обстоятельство указано в ч. 3 ст. 3 указанного закона.

Есть несколько основных этапов, которые позволят провести процедуру быстро и качественно:

1. Разработка требований, выставляемых в адрес возможных контрагентов, а также условий, определяющих правила приобретения товаров, работ и услуг.
2. Подготовка соответствующей закупочной документации и размещение её на электронном портале Единой информационной системы. Тут же устанавливаются условия, сроки проведения и иные моменты, важные для потенциального поставщика. Дополнительно контрагент может запросить разъяснения, которые должны быть предоставлены в письменной форме. Изменения могут быть произведены на этой стадии и сразу же внесены в ЕИС
3. Приём заявок и их проверка на соответствие поставленным условиям. В ч. 6 ст. 3 ФЗ-223 установлена обязанность проверки заявок исключительно в рамках внутреннего положения о закупках.
4. Выбор победителя. В случае, если у заказчика будет две заявки с совершенно идентичными параметрами, выигрывает та, которая пришла раньше.
5. Опубликование официального итогового протокола с выявлением победителя в ЕИС.
6. Заключение договора или контракта с поставщиком.

Сроки запроса предложений по №223-ФЗ

В ФЗ-223 регламентирован и этот важный момент. Вся процедура именно запроса должна занять не более 20 дней — от момента определения требования до стадии подписания контракта с победителем. А вот временных сроков на подачу предложений кандидатами не существует. Как правило, от момента публикации предложения заказчиком в ЕИС проходит 5-10 рабочих дней, на подписание договора с победителем также редко уходит больше недели. В подавляющем большинстве случаев 20 дней хватает на процедуру без необходимости продления.

Извещение

Извещение о запросе предложений обязательно включает в себя наименование услуг или товаров, контактные и официальные данные заказчика и поставщика, а также сумму, оплачиваемую заказчиком. Извещение подписывается представителем заказчика, имеющим право на подпись и заверяется гербовой печатью организации.

Документация

Обязательно должны быть в наличии следующие документы, разработанные заказчиком и следующие нормам законодательства — извещение с планами проведения закупок, документация, подробно рассказывающая об предмете потенциального договора, а также проект будущего контракта.

Контрагенты со своей стороны предоставляют:

• анкета кандидата-заявителя (реквизиты и иные данные об организации);
• копия устава организации;
• выписка из реестра, подтверждающего статус юридического лица или ИП;
• решение о том, что одобряется сделка на определенную сумму;
• официальная доверенность, позволяющая представителю исполнителя подписывать документы и принимать решения;
• сведения о функциональных или иных особенностях предлагаемых закупок;
• документальное подтверждение внесенного задатка (в случаях, когда такой необходим).

Процедура отмены запроса

На законном основании, вплоть до момента официального выбора победителя, заказчик может свободно и без каких-либо санкций отменить запрос на сбор предложений от исполнителей. Важно лишь сразу поместить актуальную информацию в ЕИС и скорректировать план, уточнив сведения по этой закупке. Помимо заказчика, отменить процедуру может ФАС в случаях, когда есть признаки недобросовестной сделки.