Подготовка закупки

Документооборот закупок Ведение документооборота закупочной документации

Программа "Корпос: Управление закупками в 1С" определить состав документов для осуществления конкурсных процедур, вести документооборот конкурсной документации в электронном виде.

Настраиваемые шаблоны документов позволяют значительно сократить время на подготовку документов. Программа поставляется с готовым набором шаблонов. Шаблоны можно адаптировать под особенности вашего предприятия.

Система позволяет управлять доступом к документам. Встроенная система управления правами 1С позволят задать уровни доступа для сотрудников компании. При использовании специальных видов поставки, информационная система может быть сертифицирована для хранения информации составляющей государственную тайну.

Архив документов позволяет хранить редактируемые файлы и скан копии документов с подписями. Для редактируемых файлов автоматически создаются и хранятся версии документов и история редактирования документов отдельными сотрудниками.

Положение о закупках - основной нормативный документ

Положение о закупках предприятия определяет какие способы закупки применяет предприятие и какие документы составляют комплект документации к каждому из типов закупки. Программа управление закупками должна быть настроена в соответствии с положением о закупках.

В положении о закупках определены такие важные вопросы как: способы закупки, документы необходимые для выполнения закупки по каждому из способов, необходимые действия (процедура) закупки, принципы принятия решения и состав отчетных документов.

Система автоматизации закупок по 223 и 44 ФЗ позволяет значительно сократить трудозатраты на планирование, контроль и подготовку документации.

Подготовка документации

Подготовка конкурсной документации включает в себя сбор необходимых документов: технической документации, шаблонов договоров, подготовку технического задания. Вся информация по подготовке и проведению закупок собирается в документе ЛОТ.

Для каждого из типов документов возможно хранение как исходных документов в редактируемых форматах, так и сканов подписанных документов. Для всех документов система хранит информацию о том, кто разместил документ в системе, когда он редактировался и кем, может хранить версии документов. При необходимости, может отслеживать кто и когда просматривал документ.

Для большинства документом возможно использование шаблонов. Шаблоны договоров, протоколов и писем позволяют значительно сократить время на подготовку документов и упростить согласование.

Подготовка закупки согласно положения о закупках
Подготовка закупки согласно положения о закупках

Реквизиты документа могут быть заполнены:

  • вручную оператором,
  • на основании планирования,
  • на основании поступивших заявок от подразделений.

Система позволяет хранить документы любого типа непосредственно в созданном ЛОТе, что позволяет организовать и упростить работу по подготовке документов. На закладке «Документы по ЛОТу» существует возможность прикрепить техническое задание на закупку, проект договора, документы, по предварительной оценке, цены контракта и т.д.

На основании документа ЛОТ предусмотрена возможности формирования Извещения о Закупке в соответствии с 223 ФЗ.

Подготовка документации - сбор необходимых документов: технической документации, шаблонов договоров, подготовку технического задания, анализ необходимости закупок и согласование.

 

Набор документов определяется способом закупки. Способ закупки - это справочник, в котором содержится ключевая нормативная информация из положения о закупках, а именно состав документов, наборы необходимых действий.