Контроль исполнения договора

Контроль исполнения договоров

Контроль выполнения договоров по 223-ФЗ и 44-ФЗ в программе Корпос 

Контроль выполнения договоров поставщиками может стать проблемой для заказчика. Ваши контрагенты вовремя привозят товары? В нужном ли объеме? А документы поступают в установленные сроки? Как правило, договоры включают штрафы за невыполнение условий, но как все проконтролировать?

 

Программа "Корпос: Управление закупками в 1С"  автоматизирует контроль исполнения контрактов и договоров. Система отследит выполнение партнерских договоренностей. В программе можно регистрировать и управлять графиками поставок,  а также следить за платежами. Программа поможет навести порядок в контроле договоров и упростит работу заказчиков. 

Контроль исполнения договора позволяет

  • Ввести график оплат по договору в виде дат
  • Ввести график оплат в виде % аванса и сроков окончательного расчета
  • Задать зависимость сроков оплаты от фактических дат поставок товаров и услуг
  • Автоматически создавать заявки на оплату
  • Передавать заявки на оплату в различные системы согласования заявок или программы для управления графиком платы
  • Планировать выплаты согласно условиям в договорах
  • Планировать даты поставки товаров, материалов или услуг
  • Автоматически сопоставлять плановые даты с реальными (на основе данных бухгалтерского учета)
  • Планировать и контролировать сроки поставок (формировать графики поставок)
  • Контролировать просроченные поставки и выдавать предупреждения
  • Рассчитывать пеню за срыв сроков поставки и выставлять счета на оплату пени

Контрольные точки выполнения договоров 

Без контроля с вашей стороны, даже лучший договор может принести не доход, а одни убытки и проблемы. И даже юристы не всегда будут в силах помочь. Любому собственнику или специалисту контрактной службы стоит знать договорные процессы, и понимать их главные контрольные точки. Если хоть в одной из этих точек возникают проблемы, то, возможно, стоит пересмотреть отношения с поставщиком. 

  1. Получите гарантии выполнения контракта.

    Репутация поставщика имеет достаточно большое значение. Но это не значит, что не нужно заручится  гарантиями, которые снизят риск невыполнения обязательств.  Конкретные моменты оговариваются на стадии оформления договора. Речь может идти о залоге или поручительстве, механизмах начисления пеней или штрафов.

    Штрафы и пени, по сути, это больше механизм запугивания, так как при наличии адекватного юриста у поставщика вряд ли получится при любом сроке задержки выполнения условий контракта получить с него больше, чем двойной размер установленной ставки рефинансирования. Система поручительства в случае невыполнения поставщиком условий контракта дает возможность наложения штрафных санкций на лицо или компанию, выступающую в качестве поручителя.

    Залоговые обязательства практически гарантируют выполнение сроков и условий контракта. В противном случае вы получите установленную в контракте сумму после продажи залогового имущества.Если со стороны контрагента поступают предложения об оспаривании условий контракта в этой части, отказ в выставленных вами условиях обеспечения, споры относительно суммы штрафа или возможной пени, то надо подумать о поиске другого поставщика.

  2. Держите под контролем своевременность оплаты. Наличие денег на лицевом счёте по факту оплаты можно проверить в своём клиент-банке. Однако, даже при поступлении средств, имеет смысл проверить ещё пару моментов:

    — при наличии контрактов с несколькими организациями нужно проверить название контрагента, от которого пришла оплата. Заключен ли с этой организацией договор?
    — корректно ли указано назначение проведённого платежа в оформленном платёжном поручении? Указан ли там номер заключённого договора или вашего банковского счёта?

    Если вам говорят представители контрагента или компании, от которой пришёл платёж, о том, что они ошиблись, то скорей всего в суд встанет на их сторону. Вероятней всего платёж придется вернуть. Поэтому так важна юридическая поддержка договорных отношений.
  3. Отслеживайте встречные предоставления. Если говорить простым языком, то нужно контролировать баланс в формате "взять-дать". То есть отслеживать сбалансированность условий, предлагаемые во время заключения контракта обеими сторонами.

    Как это должно работать: если поставки приостановлены по непонятным причинам, то не стоит соблюдать график платежей: смело притормаживайте оплаты. Это условия встречного предоставления. Однако, на этапе составления договора важно предусмотреть возможность таких действий, чтобы не оказаться в проигрышном положении. Если вы сами договорились о том, чтобы провести полную оплату, а только потом получить товар, то остановка платежей чревата для вас последствиями.
  4. Фиксируйте юридически значимые события. Это может понадобится на случай судебных разбирательств.  Некоторые события фиксируются автоматически: к примеру, банковские проводки. За другими нужно следить самостоятельно и обязательно фиксировать для случаев, когда они могут потребоваться. Конечно, есть мелочи, на которые можно не обращать внимания, однако есть четыре обязательных пункта, которые нельзя игнорировать:

    — нарушения, связанные со сроками (начала работ и их окончания, соблюдения этапов выполнения, сроков поставок товаров, устранения выявленных недостатков и ошибок, действия самого договора и отдельных его пунктов);
    — связанные с самим предметом действия заключенного договора (наименование и количество);
    — связанные с качественными характеристиками проводимых работ или поставляемых товаров;
    — отказы со стороны контрагента от подписания документов или ознакомления с ними.

    В общем, обязательно проводите фиксацию всех моментов, которые по вашему мнению важны при выполнении условий договора.
  5. Организуйте нормальный процесс приёмки товаров и услуг. Это одно из самых важных событий юридического плана в аспекте работы по заключенному договору:

    — стоит предварительно убедиться, что у представителя со стороны приёмки есть все нужные полномочия, закреплённые на документальной основе. Это доверенность и иные документы;
    — заранее изучите существующие отраслевые нормы приёмки. Важно понимать, что в разных отраслях есть свои особенности приёмки товаров и услуг, поэтому в вашем случае нормы должны совпадать с установленными. Иными словами, не стоит принимать высокоточное промышленное оборудование по правилам, которые установлены для замороженного мяса;
    — приёмкой должны заниматься квалифицированные специалисты. Они смогут оперативно выявить любые недостатки и корректно отразить их в первичной приёмной документации. Отсутствие таких зафиксированных записей лишит вас дополнительной страховки.
  6. Вовремя и корректно заполняйте всю первичную документацию. Любая приёмка полученного товара или услуг должна быть зафиксирована по всем правилам. Для этого используются составляемые на стороне приёмщика первичные бухгалтерские документы: ТТН или акта приёмки:

    — используйте в работе стандартные версии документов. Такое требование законом не установлено, но унифицированная документация позволит легко наладить взаимодействие с бухгалтерским ПО различных версий и организовать чёткий контроль исполнения договоров;
    — первичные документы нужно заполнялись корректно. Например, важно заполнять обычно игнорируемый раздел «Основания», не нужно постоянно писать там просто формулировку «На основании договора». Пусть будет указано всё, что касается конкретно вашего договора: его номер, дата подписания, иные параметры. В такой ситуации ТТН станет весомым доказательством при возможных судебных разбирательствах.
  7. Мониторинг контрагента перед заключением договора. При начале договорных отношений дела у контрагента могут идти нормально, но всё может быстро измениться. На вашего партнёра могут подать заявление в суд, может начаться процесс банкротства, административное или уголовное производство. 

Эти простые правила помогут вам обеспечить качественный контроль исполнения договоров, чтобы минимизировать риск финансовых и репутационных потерь.

Исполнение договора: как это работает в Корпос

Контролируется исполнение договора в документе "ЛОТ". Там указываются данные о договорных графиках оплаты по контракту, а модуль синхронизации информации с "1С:Бухгалтерией" получает информации о фактических поступлениях средств. Интерфейс документа дает возможность легко проконтролировать исполнение контрактных условий по оплате.

Система контроля исполнения контрактов регистрирует данные о графиках поставки, а интерфейс синхронизации информации между 1С:Бухгалтерией и управлением закупок получает информацию об оприходованных материалах, товарах или услугах.

Модуль контроля исполнения контрактов выявляет документы, по которым договорные обязательства не были выполнены. Контроль исполнения договоров выполняется по двум направлениям:

  • Контроль графика оплат.
  • Контроль сроков поставок.

Контроль графика платежей

Документ "ЛОТ" позволяет внести информацию о плане платежей по договору.

График платежей
График платежей

График оплат настраивается несколькими способами

Вариант 1: явное указание дат оплаты. Этот подход применяется, если в договоре явно указаны даты платежей в виде дат или количества дней от дня подписания договора. Можно встретить определение в договоре - аванса 20% после подписания договора в течение 5 рабочих дней.

Вариант 2: гибкие даты, которые зависят от каких-то событий, например в течение какого-то количества дней после подписания акта выполненных работ. При вводе данных дата оплаты не указывается, а вводиться только процент или сумма, которую система будет использовать в планировании договора и графике платежей. Когда дата оплаты не заполнена система позволяет создать график оплаты автоматически.

  • когда обязательства по поставке полностью выполнены
  • при поступлении документов на этап или объем продукции.

Модуль управление закупок позволяет указать за какое количества дней после поставки или после исполнения всех обязательств должен пройти платеж (как это указано в договоре)

Какой режим планирования будет использовать система определяется в настройках системы.

Информация о том какие товары или услуги были приняты регистрируется в бухгалтерской программе по мере поступления и принятия документов к учету. Данные о поступлении попадают в "Управление закупками" автоматически.

Настройка сроков оплаты
Настройка сроков оплаты

Модуль синхронизации данных с 1С:Бухгалтерией обменивается информацией о совершенных оплатах. Выполненные платежи вывозятся в колонки "Факт оплаты".

Планируемые платежи, которые были введены или рассчитаны отображаются в этом же интерфейсе, что позволяет легко сравнить план и факт.

Реестр платежей
Реестр платежей

На основании данных о планируемых платежах может быть создана заявка на оплату. Документ заявка на оплату не является частью системы "Управление закупками", а входит в модуль "Платежный календарь + БДДС".

Контроль договоров: график поставок

Модуль исполнение контракта или контроля выполнения договора позволяет ввести информацию о графике поставки товаров или оказании услуг.

График поставок
График поставок

Одна строка соответствует одной запланированной дате поставки. Планируемая поставка может быть введена в виде процента от общего объема, либо в суммовом выражении.

Данные о фактическом объеме поставленной продукции и оказанных услугах загружаются системой обмена данными. Система обмена данными позволяет обмениваться данными о поступивших товарах и услугах с любой конфигурацией 1С в которой ведется бухгалтерский учет.

Автоматические системы контроля позволяют наглядно показать "ЛОТы" по которым просрочены графики поставки. На закладке "Штрафы и просрочки" можно указать  процент штрафных санкций на срыв сроков.

Штраф за непоставку
Штраф за непоставку

Если размер штрафных санкций не невыполнение графика поставки указан, то программа автоматически контролирует выполнение обязательств по срокам и рассчитывает размер штрафных санкций.

Контроль исполнения договора: расчет штрафных санкций

Контроль исполнения контракта - это контроль графика поставок и расчет штрафных платежей выполняется в отчете "Реестр просроченных отгрузок".

Реестр отгрузок
Реестр отгрузок

Контроль исполнения договоров: контроль графика платежей, мониторинг исполнения договоров.

Нужно контролировать исполнение договоров? Мы готовы показать, как это работает

Напишите нам, и мы перезвоним в течение одного рабочего дня

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.