Выбор поставщика

Выбор поставщика

Как выбрать поставщика?

Процесс выбора поставщиков напрямую зависит от организационно-правовой формы предприятия. Если товары и услуги закупаются за счет средств государственного бюджета - все процедуры  жестко регулируются законом № 44-ФЗ. Для предприятий с долевым участием федеральных властей или муниципалитетов, а также естественных монополий действует № 223-ФЗ. Он дает куда большую степень свободы при формировании лотов.

Главные цели государственного регулирования в этой области: открытость и прозрачность, повышение эффективности, обеспечение конкуренции и поиск наиболее профессиональных поставщиков и подрядчиков, а также - противостояние коррупции.  Но и для крупных коммерческих компаний подобные вопросы стоят на повестке дня. Поэтому многие частные предприятия используют в своей работе подходы к закупкам, заложенные в федеральных законах. Автоматизировать и значительно упростить организацию тендеров помогает программный продукт “Корпос: Управление закупками для 1С”.

Строгий № 44-ФЗ

Под действие этого закона попадают все федеральные и муниципальные бюджетные учреждения. Согласно этому федеральному закону, этапы заключения контрактов строго контролируются. А именно, регулируются следующие шаги:  планирование, мониторинг и аудит; отбор контрагентов; исполнение контрактов; контроль закупок. Каждый из них, - от подачи заявок до подписания контракта, - имеет определенные сроки, которые все обязаны соблюдать. Важно помнить, что несоблюдение установленных норм может грозить заказчикам штрафами. Поставщики же в этом случае рискуют попасть в “черные списки”.

Нарушением будет считаться также организация закупок без привлечение контрактной службы или специального управляющего. Если предприятие закупает менее чем на 100 миллионов рублей в год, то тогда можно привлекать контрактного управляющего. Если же сумма больше - необходимо создавать контрактную службу. После этого уже определяется способ проведения закупки, о чем подробнее будет сказано ниже.

Гибкий № 223-ФЗ

Особенность этого ФЗ в том, что этот закон определяет самые общие принципы закупочной деятельности. Рамочный характер его положений дает заказчикам большую свободу. Они должны самостоятельно разрабатывать положения. В них прописываются все процедуры: от сроков и требований к потенциальным контрагентам до способов определения победителей.

Под действие федерального закона подпадают: предприятия с государственным участием более 50%, а также их дочерние юрлица; естественные монополии; муниципальные автономные учреждения; бюджетные учреждения. При этом все они должны  закупаются за счет собственных средств. Заказчики имеют право в любой момент отменить размещенную заявку, а также менять условия выполнения контрактов. Такая гибкость законодательства имеет и оборотную сторону - зачастую может получится так, что требования к поставщикам могут оказаться жестче, чем при использовании № 44-ФЗ. Тогда надо разрабатывать индивидуальные шаблоны, в отличие от жестко регламентированных пакетов документов при госбюджетных закупках.

В большинстве случаев заказчики по № 223-ФЗ предъявляют к поставщикам два типа требований. Первые это обязательные требования: необходимые лицензии, отсутствие налоговых задолженностей, судебных разбирательств и т.д. Вторые - квалификационные, то есть наличие опыта сходных поставок, производственных мощностей и необходимого числа сотрудников. Это несколько ограничивает возможности для начинающих компаний, но вполне выполнимо для опытных участников рынка.

Коммерческие тендеры

Средний и крупный бизнес, желающий быть эффективным, неизбежно приходит к выбору поставщиков посредством коммерческих тендеров. Конкурентные закупки позволяют найти оптимальное соотношения между ценой и качеством.

Частные компании имеют право на любые правила организации тендеров, если они не противоречат гражданскому кодексу и закону о защите конкуренции (№ 135-ФЗ). Как показывает жизнь, зачастую бизнес приходит к наработанным методикам в рамках федеральных законов. Как правило коммерческие тендеры проводятся либо в виде открытых или закрытых конкурсов, либо аукционов.

В частности, по аналогии с государственными или полугосударственными компаниями, частный бизнес также практикует создание закупочных комиссий. Смысл тот же — согласование конкурсной документации с профильными подразделениями компании. Например, инженеры, например, проверяет технические характеристики оборудования, а юристы взвесят правовые риски. Программа “Корпос: Управление закупками” позволяет автоматизировать процессы согласования закупочной документации в электронном виде.

Критерии оценки поставщиков

Как отмечалось выше, компании могут устанавливать любой набор требований к потенциальным контрагентам. Но широком смысле их можно сгруппировать по двум составляющим: финансовым и нефинансовым. В первом случае к такому очевидному показателю, как сумма контракта может быть добавлены расходы на обслуживание. Вторая группа показателей касается качества обслуживания, оценки ресурсов, условий поставок, репутации компании и т.д.

Определение поставщика: конкурсы, торги, запрос котировок

Программа Корпос: Управление закупками в 1С помогает автоматизировать документооборот по выбору поставщика с использованием следующих способов:

Способ проведения тендера устанавливается в системе и определяет работу алгоритмов в программе. От выбранного варианта зависят уведомления о необходимости выполнения отдельных задач. От этого же зависит обязательный набор документов, печатных форм и шаблонов для создания "ЛОТа".

Функционал программы

В программе “Корпос: Управление закупками” организация работы по выбору поставщиков устроена с помощью двух основных групп данных: “ЛОТ” и “Договор”.

В “ЛОТе” систематизируется пакет документов для проведения тендеров. В том числе это дает возможность консолидировать потребности различных подразделений компании. Отбор поставщиков можно начать на основе плана или из заполненных заявок. О том, как это работает можно почитать в отдельной статье.

Подготовка закупки связана со сбором большого количества документов. Готовят их сотрудники, которые могут находиться в разных городах. Система позволяет организовать работу по комплектованию документов. Их набор зависит от выбранного способа закупки и может регулироваться законодательством. Подробнее об этом можно почитать в статье "Управление документами закупок"

Важнейшим шагом подготовки к определения партнера является определение начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Система Корпос автоматизирует рассылку запросов цен,  а также упростить загрузку ценовых предложений и рассчитать НМЦК одним из пяти возможных способов. Полезная функция  программы - встроенная почтовая система, которая отправляет запросы и загружает ценовые предложения. В программе можно управлять списком возможных партнеров, которым направляются запросы. Сервис мониторинга рынка помогает найти новых поставщиков.

Документ ЛОТ в программе Корпос
Документ ЛОТ в программе Корпос

Процесс начинается с публикации извещения о начале закупки. Одновременно с извещением необходимо подготовить и другие документы, из которой потенциальным партнерам должны быть понятны ваши нужды. Если речь идет о единственном поставщике или процедура выполняется внутренней комиссией, то необходимо сформировать протоколы работы комиссии, протоколы вскрытия конвертов и т.д. Программа Корпос использует шаблоны, что значительно упрощает все закупочные процессы. Подробнее об этом можно прочитать на странице "управление закупочной документацией"

По итогам процедуры отбора, документ ЛОТ позволяет внести информацию об одном или нескольких контрагентах. Если тендер проводился на торговых площадках, протоколы конкурсов или аукционов автоматически загружаются в систему.

Анализ предложений поставщиков
Анализ предложений поставщиков

Система Корпос собирает информацию из открытых источников для анализа актуального состояния  дел ваших партнеров. По каждому из них можно получить справку о размере годового оборота, присутствия в списке СМП, наличии налоговой задолженности или среднесписочную численность. сотрудников. Программа выдаст предупреждение, если какой-то из ваших контрагентов вдруг окажется в списке недобросовестных поставщиков.

Для этого есть поле "Статус", которое позволяет задать текущее состояние партнера. С его помощью можно фильтровать и сортировать списки документов, и получить, например, реестр заключенных договоров. Закладка "история статусов" отображает когда и кем был установлен статус и какие комментарий к событию оставил ответственный сотрудник.

Решение о запуске закупочных процедур в большинстве фирм принимается коллегиально.  Поэтому необходим эффективный механизм согласования договоров и других документов на всех этапах процесса.  В том числе, учитывая фактор разделения ответственности между разными специалистами. Юристы согласовывают текст шаблона договора. Технические специалисты  - пригодность его использования. Финансовые службы отвечают за корректность условий оплаты и контролируют наличие средств на счетах. Бухгалтерия оценивает возможные налоговые последствия, исходя из условий будущего договора. Программа Корпос позволяет согласовывать документы в электронном виде, вести реестры и протоколы. Важная часть системы - нормирование времени на согласование и система анализа, которая делает закупочные процедуры прозрачными для всех участников. Подробнее об этом функционале можно прочитать в этой статье.

Документ ЛОТ: история статусов
Документ ЛОТ: история статусов

При заключении контракта документ ЛОТ создает предопределенный элемент системы 1С:Бухгалтерия – Договор. Эта ссылка позволяет обмениваться данными с бухгалтерской программой и получать из нее информацию об оплате и фактических поставках товаров, материалов или услуг. В итоге формируются отчет для размещения информации о закупках и реестр договоров.  Корпос позволяет хранить информацию о текущем статусе и поддерживать в актуальном состоянии всю необходимую документацию.

Нужно автоматизировать документооборот определения поставщиков?

Наша система позволяет не только сократить время на работу с документами, но и контролирует ошибки.

Заполните заявку и мы покажем, как это работает.

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.