Выбор поставщика

Выбор поставщика Как выбрать поставщика

Процесс выбора поставщиков напрямую зависит от организационно-правовой формы предприятия. В том случае если товары и услуги закупаются за счет средств государственного бюджета - все процедуры довольно жестко регулируются законом 44-ФЗ. Для предприятий с долевым участием федеральных властей или муниципалитетов, а также естественных монополий действует закон 223-ФЗ. Этот федеральный закон дает  куда большую степень свободы при формировании лотов.

Главные цели государственного регулирования в этой области: открытость и прозрачность, повышение эффективности, обеспечение конкуренции и поиск наиболее профессиональных поставщиков и подрядчиков, а также - противостояние коррупции.  Но и для крупных коммерческих компаний все вышеперечисленные вопросы также стоят на повестке дня. Поэтому многие частные предприятия используют в своей работе подходы к закупкам, заложенные в федеральных законах. Автоматизировать и значительно упростить организацию тендеров помогает программный продукт “Корпос: Управление закупками для 1С”.

Строгий 44-ФЗ

Под действие этого закона попадают все федеральные и муниципальные бюджетные учреждения. Согласно 44-ФЗ все этапы заключения контрактов строго контролируются. Законом регулируются следующие этапы:  планирование, мониторинг и аудит закупок; отбор поставщиков; исполнение контрактов; контроль закупок. Каждый шаг, - от подачи заявок до подписания контракта, - имеет определенные сроки, которые все обязаны соблюдать. Важно помнить, что несоблюдение установленных норм может грозить заказчикам штрафами. Поставщики же в этом случае рискуют попасть в “черные списки”.

Нарушением будет считаться также организация закупок без привлечение контрактной службы или специального управляющего. Если предприятие закупает менее чем на 100 миллионов рублей в год, то тогда можно привлекать контрактного управляющего. Если же сумма больше - необходимо создавать контрактную службу. Дополнительно необходимо созвать комиссию по проведению закупок с минимальным количеством участников в пять человек. При этом составы контрактной службы и комиссии могут дублировать друг друга. После этого уже определяется способ проведения закупки, о чем подробнее будет сказано ниже.

Гибкий 223-ФЗ

Главное отличие 223-ФЗ заключается в том, что этот закон определяет самые общие принципы закупочной деятельности. Рамочный характер его положений дает заказчикам большую свободу. Они должны самостоятельно разрабатывать положения о закупках, где прописываются все процедуры: от сроков и требований к потенциальным контрагентам до способов определения победителей.

Под действие федерального закона подпадают: предприятия с государственным участием более 50%, а также их дочерние юрлица; естественные монополии; муниципальные автономные учреждения; бюджетные учреждения. При этом все они должны  закупаются за счет собственных средств. Заказчики имеют право в любой момент отменить размещенную закупку, а также менять условия выполнения контрактов. Такая гибкость законодательства имеет и оборотную сторону - зачастую может получится так что требования к поставщикам могут оказаться жестче, чем при использовании 44-ФЗ. Также в каждом отдельном случае необходимо разрабатывать собственные шаблоны, в отличии от жестко регламентированных пакетов документов при госбюджетных закупках.

В большинстве случаев заказчики по 223-ФЗ предъявляют к поставщикам два типа требований. Первые это так называемые обязательные требования: необходимые лицензии, отсутствие налоговых задолженностей, судебных разбирательств и т.д. Вторые - квалификационные требования, то есть наличие опыта сходных поставок, производственных мощностей и профессиональных сотрудников. Это несколько ограничивает возможности для начинающих компаний, но вполне выполнимо для опытных участников рынка.

Коммерческие тендеры

Средний и крупный бизнес, который стремится к повышению эффективности, неизбежно приходит к выбору поставщиков посредством коммерческих тендеров. Конкурентные закупки позволяют найти оптимальное соотношения между ценой и качеством.

Коммерческие компании имеют право на любые правила организации закупок, если они не противоречат гражданскому кодексу и закону о защите конкуренции (135-ФЗ). Но как показывает практика, зачастую бизнес приходит к использованию наработанных методик в рамках вышеперечисленных федеральных законов о закупках. Как правило коммерческие тендеры проводятся либо в виде открытых или закрытых конкурсов, либо аукционов.

В частности, по аналогии с государственными или полугосударственными компаниями, частный бизнес также практикует создание закупочных комиссий. Смысл тот же — согласование конкурсной документации с профильными подразделениями компании. Например, инженерная служба, например, проверяет технические характеристики оборудования, а юристы взвешивают правовые риски. Программа “Корпос: Управление закупками” позволяет автоматизировать процессы согласования закупочной документации в электронном виде.

Критерии оценки поставщиков

Как отмечалось выше коммерческие компании могут устанавливать любой набор требований к потенциальным контрагентам. Но широком смысле их можно сгруппировать по двум составляющим: финансовым и нефинансовым. В первом случае к такому очевидному показателю, как сумма контракта может быть добавлены расходы на обслуживание. Вторая группа показателей касается качества обслуживания, оценки ресурсов, условий поставок, репутации компании и т.д.

Определение поставщика: проведение конкурса, торгов, котировок

Программа Корпос: Управление закупками в 1С помогает автоматизировать документооборот по выбору поставщика и использует следующие способы закупки:

Способ закупки устанавливается в системе и определяет работу большинства алгоритмов в программе. От выбранного способа закупки зависит система уведомлений о необходимости выполнения отдельных задач по закупкам. Способ закупки определяет обязательный набор документов для укомплектования ЛОТа. От способа закупки зависит набор печатных форм и шаблонов.

Возможности программы

В программе “Корпос: Управление закупками” организация работы по выбору поставщиков устроена с помощью двух основных групп данных: “лот” и “договор”.

В “лоте” систематизируется пакет документов для проведения закупки. В том числе это дает возможность консолидировать потребности различных подразделений компании. Процедуру отбора поставщиков можно начать на основе плана или из заполненных заявок на закупку. О том, как работают заявки на закупку можно почитать в отдельной статье.

Подготовка закупки связана со сбором большого количества документов. Готовят их сотрудники различных служб, которые могут находиться в различных городах. Система позволяет организовать работу по комплектованию документов и подготовки закупки. Обязательный набор документов зависит от способа закупки и может регулироваться законодательством. Подробнее о работе с документами по закупке можно почитать в статье "Управление документами закупок"

Важнейшим шагом подготовки к определения партнера является определение начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Система Корпос позволяет автоматизировать рассылку запросов цен,  а также упростить загрузку ценовых предложений и рассчитать НМЦК одним из пяти возможных способов. Полезной возможностью системы является встроенная почтовая система, которая отправляет запросы поставщикам и загружает ценовые предложения. Программа позволяет управлять списком поставщиков, которым направляются запросы. Сервис мониторинга рынка помогает найти новых поставщиков.

Документ ЛОТ в программе Корпос
Документ ЛОТ в программе Корпос

Определение поставщика начинается с публикации извещения о начале закупки. Одновременно с извещением необходимо подготовить документацию, из которой потенциальным поставщикам будет понятно, что именно необходимо поставить. Если закупка осуществляется у единственного поставщика или процедура закупки выполняется внутренней комиссией необходимо сформировать протоколы работы комиссии, протоколы вскрытия конвертов и т.д. Программа Корпос позволяет использовать шаблоны документов, что автоматизации создания закупочной документации. Подробнее о работе системы шаблонов на странице "управление закупочной документацией"

По итогам процедуры отбора документ ЛОТ позволяет внести информацию об одном или нескольких поставщиках. Если определение поставщика выполнялось на торговых площадках, система позволяет загрузить протоколы конкурсов или аукционов в документ ЛОТ.

Анализ предложений поставщиков
Анализ предложений поставщиков

Экономика - это живой организм и часто так бывает, что в жизни поставщиков что-то меняется. Система Корпос собирает информацию из открытых источников и для анализа текущего состояния ваших поставщиков. По каждому поставщику можно получить справку о размере годового оборота, присутствия в списке СМП, наличии налоговой задолженности или среднесписочную численность. Система выдаст предупреждение, если какой-то из ваших поставщиков вдруг окажется в списке недобросовестных поставщиков.

Чтобы точно понимать актуальное состояние в ЛОТе реализовано поле Статус, который позволяет задать текущее состояние. Это поле дает возможность в списке документов фильтровать и сортировать записи по статусу и получить, например, реестр заключенных договоров. Закладка "история статусов" отображает когда и кем был установлен статус и какие комментарий к событию оставил ответственный сотрудник.

Решение о возможности начать процедуру закупки в большинстве компаний принимается не одним человеком. Заключенный договор придется исполнять и поэтому начиная процесс закупки его согласовывают. Согласование документов - это механизм разделения ответственности с отдельными специалистами компании. Юристы согласовывают текст шаблона договора. Технические специалисты согласовывают пригодность к использованию. Финансовые службы согласуют корректность условий оплаты и наличие средств для оплаты. Бухгалтерская служба оценивает налоговые последствия для компании исходя из условий будущего договора. Программа Корпос позволяет согласовывать документы в электронном виде, вести реестры и протоколы согласований. Важной частью системы является возможность нормирования времени на согласование и система анализа, которая призвана сделать процедуру заключения договора прозрачной для всех участников. Подробнее о процедуре согласования документов в программе Корпос.

Документ ЛОТ: история статусов
Документ ЛОТ: история статусов

При заключении контракта документ ЛОТ создает предопределенный элемент системы 1С:Бухгалтерия – Договор. Данная ссылка позволяет обмениваться данными с бухгалтерской программой и получать из нее информацию об оплате и фактических поставках товаров, материалов или услуг.

По итогам работы система формирует отчет для размещения информации о закупках и реестр договоров (по 223 ФЗ)

Документ ЛОТ позволяет хранить информацию о текущем статусе закупки и поддерживать в актуальном состоянии документацию по закупке

Нужно автоматизировать документооборот определения поставщиков?

Наша система позволяет не только сократить время на работу с документами, но и контролирует ошибки.

Заполните заявку и мы покажем, как это работает.

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.