План закупок

Планирование закупок

Упростите планирование закупок на 30% в программе на платформе 1С

Как составить план закупок, если в вашей компании много подразделений? А если часть из них это региональные филиалы? Каким образом сформулировать требования к нужным вам товарам и услугам? Как планировать эту работу с малым бизнесом?  Как рассчитать план в денежном выражении? И можно ли его быстро согласовать, если в вашей фирме много отвечающих за это сотрудников? Все эти вопросы решаемы в программе "Корпос: Управление закупками для 1С".

Планирование муниципальных, государственных и коммерческих закупок в программе Корпос  в несколько раз сокращает документооборот. Система контролирует все процессы: от этапа формирования заявок и вплоть до поступления товаров на склад. Автоматизация планирования позволит выполнить требования федеральных законов №223 и №44, а также сэкономить время. Программа может работать как отдельная система, и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С, так встраивается в решения 1С, как дополнительная подсистема.

Возможности плана закупок в 1С

  • сопоставление номенклатуры и ЛОТов в планах
  • сопоставление номенклатуры и статьей расходов БДР
  • загрузка кодов (ОКПД 2, ОКВЭД) из ЕИС
  • определение даты начала тендеров 
  • консолидация заявок от разных подразделений
  • использование цены последней закупки в качестве плановой
  • применение коэффициентов инфляции при определении цен планирования
  • планирование, как по компании, так и по подразделениям
  • определение способов закупки

Управление потребностями

Запрос потребностей

Программа Корпос управляет сбором потребностей. То есть консолидировать информацию о том, что именно нужно купить и в каком количестве.  Первичные данные об этом в систему вносят "Инициаторы". Обычно это руководители подразделений или главные специалисты. Они решают, что именно необходимо компании для выполнения поставленных целей.

Бизнес-планирование, производственная программа, инвестиционная программа: все это важные этапы до организации тендеров. Ведь без точного, количественного описания  стратегических целей предприятия составить реалистичный план не получиться.

Подробнее о том как программа помогает в определении потребностей читайте на странице  Расчет потребностей в закупках.

Минимальные требования, технические характеристики и нормирование

Минимальные требования
Минимальные требования

Отдел снабжения работает хорошо, когда внутренние заказчики получают материалы, товары и услуги нужного качества вовремя, а компания при этом тратит как можно меньше денег. Чтобы эта формула  работала, важно не просто обеспечить минимальную цену, но и обеспечить поставку точно в срок. Организовать этот процесс позволяет сбор описаний того, что требуется купить уже на этапе сбора потребностей. Занимаются этим "Инициаторы", люди, определяющие потребности организации. 

Минимальные требования или технические характеристики - это описание предмета закупки, которые должен предоставить заказчик. Количество документов зависит технической сложности изделий и их стоимости. Программа Корпос позволяет внести минимальные требования в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.

Нормирование позволяет определить какие именно материалы (продукты, товары) используются на предприятии,  в зависимости от технологических процессов или проектной документации. Это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.

"Корпос: Управление закупками" позволяет определять минимальные требования, ведение архива технической документации и нормировать расходы.

Цена планирования (НМЦ)

Цены планирования
Цены планирования

План имеет денежную оценку, но по какой цене планировать будущие поставки? Есть ряд подходов к определению цены товаров и услуг на этапе планирования.

Программа Корпос управляет процессом определения цены, которая будет фигурировать в планах. Система может взять цены прошлого года и умножить их на коэффициент инфляции. Также можно собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования. Важная часть системы - возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать цены.

Стыковка с бюджетом затрат

План закупок и бюджет затрат
План закупок и бюджет затрат

Еще на этапе планирования важно понимать - достаточно ли у компании средств для оплаты будущих поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и планирование бюджета затрат -  это параллельные процессы. Система автоматизации определяет статьи во время сбора потребностей, устанавливает лимиты и контролирует их превышение.

Способы закупки и структурированный план

Способы закупки
Способы закупки

План определяет каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. В программе Корпос структурированный план гибко управляет спецификацией будущих приобретений. То есть можно включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их, или дробить на более мелкие. Для каждого из ЛОТов система задает свой способ определения поставщика .

Работа с  малым и средним бизнесом (СМП)

Закупки у СМП
Закупки у СМП

Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с СМП. Поэтому желательно заранее понять, какие сделки будут проводиться только с участием малого или среднего бизнеса. Какие именно товары и услуги закупаются у таких поставщиков регулируется отдельными нормативными актами. 

В систему Корпос загружается рекомендованный список кодов ОКПД 2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а также определить свой собственный список. При формировании структурированного плана система автоматически установит признак необходимости  работы с СМП. Система отчетности уже на этапе планирования позволить рассчитать планируемый процент договоров с СМП.

Публичность плана закупок и электронный обмен

Онлайн закупки
Онлайн закупки

Большинство крупных заказчиков стремятся сделать свои потребности открытым, чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Конкуренция среди поставщиков позволяет получить лучшие условия сделок. Законодательство также обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план-график.

Программа Корпос легко интегрируется с внешними интернет-системами, такими как: сайт компании, единая информационная система или региональные системы, электронные торговые площадки.

Изменение плана закупок

Изменение плана закупок
Изменение плана закупок

Жизнь не стоит на месте. Планы иногда приходиться корректировать. Система Корпос гибко управляет заявками на изменение плана закупок. В программе можно прикладывать к ним обоснования и запускать процедуру согласования изменений. Если план уже публиковался в Единой информационной системе, то его можно загрузить в Корпос и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки

План закупок по 44 ФЗ

План-график по 44 ФЗ это главный  документ для организации, определяющим долгосрочную стратегию. В нем указываются цели проводимых тендеров, сроки процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о заказчике и другая информация, необходимая для работы с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Организации формируют план в два этапа:

  1. Составляется общий план, учитывающий все потребности компании, сроком на три календарных года. Прописываются общие требования к качеству товаров или услуг.
  2. Утверждается план-график на один год. В нём подробно всё расписывается и утверждаются окончательные требования к поставкам.

Эти документы размещаются на портале ЕИС.

План закупок по 223 ФЗ

Здесь предусмотрено составление плана сроком только на один календарный год. Есть важное исключение — документ со сроком действия от пяти до семи лет, составляется заказчиком в случаях, когда предполагаются поставки высокотехнологичных изделий, а также товаров медицинского назначения. 

На основании информации, содержащейся в конкурсной документации, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель выполнить требования заказчика.

Как работает планирование в Корпос

Цель бизнес-процесса в 1С "Планирование закупок" – сформировать соответствующий план для компании на будущий год. После этого, он публикуется на портале госзакупок (zakupki.gov.ru). Для планирования государственных и муниципальных закупок применяется "Номенклатура для планирования". Этот справочник обобщает материалы, товары или услуги, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.

Номенклатура для планирования
Номенклатура для планирования

Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей, должны вводить не только номенклатуру для планирования. При оформлении документов система сама подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать, и какие коды использовать.

Оформляя заявку, программа дает возможность выбрать статью затрат или создать новую. Автоматически она указывается, если при начале работы системы задано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат - стандартный для "1С Бухгалтерии" справочник. В государственных компаниях используется бюджетный классификатор. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок позволяет анализировать соответствие планов закупок и планам затрат.

Проверка на соблюдение лимитов может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям программа позволяет загрузить, в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)

Планирование по 223-ФЗ и 44-ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика закупок.

План МТО
План МТО

Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки: руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основе производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе "Заявка на потребность".

Планируют по номенклатуре с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы автоматически заполнятся в спецификацию договора.

Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа учитывает необходимое время на конкурсные процедуры.

После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для товаров и услуг устанавливается своя статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, становятся основой для бюджетного планирования. Программа формирует отчеты по планируемым затратам в разрезе каждой статьи.

Сбор потребностей может быть ограничен лимитами по отдельным статьям затрат. Это позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять расходами компании. 

Программа использует процедуру согласования документа "Заявка на потребность" после проверки всеми подразделениями. Согласование настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе для контроля прохождение документа по всем этапам визирования.

Контрактная служба определяет будущий способ проведения тендера, исходя из своих потребностей. В дальнейшем его можно будет поменять. После формирования итогового плана, изменения возможны только через специальные документы корректировки, которые также публикуются на ЕИС.

Собранные вместе документы по потребностям собираются в итоговый план. При его создании, заявки отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести тендер на более ранний срок, если в это нужно. Итог работы системы планирования - план-график закупок.

План закупок
План закупок

Программа управление закупками по 223-ФЗ гибкая в настройках, и она позволяет отключать этап планирование, если в нем нет актуальности. Отсутствие планирования влияет только на анализ сопоставление плана и  факта, но не мешает другим системам.

Хотите сократить время на планирование? Быстро и просто формировать отчеты о выполнение плана закупок?

Напишите нам, обычно мы отвечает в течение одного рабочего дня.

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.