План закупок

Планирование закупокСократите время на планирование закупок до 30% в удобной программе на платформе 1С

Как собрать потребность в закупках если у вас много подразделений? А есть часть из подразделений в регионах? Как собрать характеристики и минимальные требования на закупаемые материалы, изделия и товары? Как управлять планом закупок у СМП? По какой цене рассчитывать план закупок в денежном выражении? Вашей компании много сотрудников должны согласовать план закупок? Ответы на эти вопросы позволяет дать программа "Корпос: Управление закупками для 1С".

Программа может работать как отдельная система и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С или встраивается в решения 1С как дополнительная подсистема. Планирование муниципальных закупок или планирование государственных закупок в программе позволит сократить количество документов в несколько раз и обеспечить возможность контроля от этапа планирования до заключения договоров и поступления на склад. Автоматизация процессов планирования позволит выполнить требования 223 и 44 федеральных законов, не затрачивая лишнего времени.

Возможности плана закупок в 1С

  • сопоставление номенклатуры и ЛОТов в планах
  • сопоставление номенклатуры и статьей расходов БДР
  • загрузка кодов (ОКПД2, ОКВЭД) из ЕИС
  • возможность определить дату начала закупки
  • консолидировать потребности подразделений в итоговом плане

 

  • возможность использовать цены последней закупки в качестве плановой
  • использование коэффициентов инфляции при определении цен планирования
  • возможность планировать по подразделениям и по компании в целом
  • возможность определить планируемый способ закупки

 

Определение потребности в закупках

Запрос потребностейПрограмма Корпос: Управление закупками позволяет управлять сбором потребности в закупках. Потребность - это определение того, что именно необходимо приобрести и в каком количестве. Потребности вносят в систему "Инициаторы". Обычно инициаторы - это руководители подразделений или ключевые специалисты, которые понимают, что именно необходимо для выполнения поставленных перед предприятием целей.

Планирование деятельности, производственная программа, инвестиционная программа, бизнес планирование - это важнейшие этапы, которые предшествуют планированию закупок. Без точного, количественного описания целей компании получить реалистичный план закупок не получиться.

Подробнее о том как программа может помочь в определении потребностей читайте на странице Расчет потребностей в закупках.

Минимальные требования, технические характеристики и нормирование

Минимальные требования
Минимальные требования

Отдел снабжения работает хорошо, когда внутренние заказчики получают материалы, товары и услуги нужного качества вовремя, а компания платит за это минимально возможные средства. Чтобы эта формула успеха выполнялась важно не просто обеспечить минимальную цену, а обеспечить поставку нужной номенклатуры в срок. Организовать этот процесс позволяет сбор описаний того, что требуется приобрести у инициаторов уже на этапе сбора потребностей. Инициаторам предлагается описать предмет закупки.

Минимальные требования или технические характеристики - это описание предмета закупки, которые должен предоставить их заказчик. Размер описания и количество документов, которые при этом используются зависит технической сложности и стоимости. Программа Корпос: Управление закупками позволяет внести минимальные требования в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.

Нормирование позволяет определить какие именно материалы (продукты, товары) используются в зависимости от принятой практики на предприятии, технологического процесса или проектной документации. Нормирование это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.

Корпос: Управление закупками предоставляет широкие возможности для определения минимальных требований, ведения архива технической документации и нормирования расходов.

Цена планирования (НМЦ)

Цены планирования
Цены планирования

План закупок имеет денежную оценку. А по какой цене планировать закупки? Существует ряд подходов к определению цены товаров и услуг на этапе планирования.

Программа Корпос: Управление закупками позволяет управлять процессом определения цены плана закупок, которая будет использоваться в плане закупок. Система может взять цены прошлого года и умножить их на коэффициент инфляции, можно собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования. Важной частью системы является возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать цены.

Стыковка с бюджетом затрат

План закупок и бюджет затрат
План закупок и бюджет затрат

Планируя закупки важно понимать достаточно ли у компании средств для оплаты поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и планирование бюджета затрат - параллельные процессы. Система управления закупками позволяет определить статьи затрат на этапе сбора потребностей, устанавливать лимиты затрат и контролировать их превышение.

Способы закупки и структурированный план закупок

Способы закупки
Способы закупки

В плане закупок важно определить каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. Структурированный план закупок в программе позволяет гибко управлять спецификацией будущих приобретений. Включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их или разделять на более мелкие. Для каждой закупки система позволяет задать будущий способ закупки.

Закупки у субъектов малого с среднего предпринимательства (СМП)

Закупки у СМП
Закупки у СМП

Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с СМП. Уже на этапе плана закупок необходимо определить, какие закупки будут проводиться только с участием СМП. Отдельные нормативные документы определили рекомендации о том, какие именно товары и услуги предлагается закупать а таких поставщиков.

Система Корпос позволяет загрузить рекомендованный список кодов ОКДП2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а так же определить свой собственный. При формировании структурированного плана закупок система автоматически установит признак необходимости закупок у СМП. Система отчетности уже на этапе планирования позволить рассчитать планируемый процент договоров с СМП.

Публичность плана закупок и электронный обмен

Онлайн закупки
Онлайн закупки

Большинство крупных заказчиков стремиться сделать план закупок открытым чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Поддержка конкуренции среди поставщиков позволяет получить лучшие условия в поставках. Законодательство так же обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план закупок.

Система Корпос дает возможность автоматически интегрироваться с внешними интернет системами такими как: сайт компании, единая информационная система или региональные системы, электронные торговые площадки.

Изменение плана закупок

Изменение плана закупок
Изменение плана закупок

Жизнь не стоит на месте и планы приходиться корректировать. Если в план закупок необходимо внести изменения, важно сделать это корректно.

Система Корпос позволяет управлять заявками на изменение плана закупок. Прикладывать к ним обоснования, запускать процедуру согласования изменений.

Если план закупок уже публиковался на ЕИС, его можно загрузить в Корпос: Управление закупками и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки.

План закупок по 44 ФЗ

План закупок по 44 ФЗ является главным для компании в этом направлении деятельности документом, определяющим долгосрочную стратегию компании на определённый период времени. В нём обязательно указываются цели проводимых закупок, сроки проведения процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о компании-заказчике и иные данные, которые нужны для проведения закупок у юридических лиц или ИП.

План закупок юридического лица по 44 ФЗ определяется в 2 последовательных этапа:

  1. Составляется общий план, максимально учитывающий все потребности компании, сроком на 3 календарных года. Прописываются общие требования и пожелания к качеству товаров или предоставляемых услуг.
  2. Утверждается план с графиком закупок на 1 год — в нём подробно всё расписывается и утверждаются окончательные требования к закупкам.

Эти документы обязательно должны быть размещены на портале ЕИС.

План закупок по 223 ФЗ

Здесь предусмотрено составление плана закупок по 223 ФЗ сроком только на 1 календарный год. Есть важное исключение — документ с более длительным сроком действия (5-7 лет) может и должен быть составлен заказчиком в случаях, когда предполагаются закупки продукции высокотехнологического и инновационного плана, а также товаров медицинского назначения, в том числе и лекарственных средств.

На основании информации, содержащейся в закупках, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель в полной мере соответствовать требованиям заказчика.

Правое регулирование планирования закупок

Правовое регулирование создания «Плана закупок» (223-ФЗ) и «Плана-графика закупок» (44-фз):
ч. 2 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ от 18.07.2011 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» предусматривает обязанность заказчика размещать «План закупки» товаров в ЕИС на срок не менее 1 года. Требования к форме, порядку и срокам размещения в ЕИС закреплены в Постановлении правительства РФ от 17.09.2012 № 932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана».
Вопросы формирования, утверждения, корректировки и размещения планов-графиков закупок в соответствии с Федеральный законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" регламентируется Постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2019 г. № 1279 "Об установлении порядка формирования, утверждения планов-графиков закупок, внесения изменений в такие планы-графики, размещения планов-графиков закупок в единой информационной системе в сфере закупок, особенностей включения информации в такие планы-графики и требований к форме планов-графиков закупок и о признании утратившими силу отдельных решений Правительства Российской Федерации"

Как работает Корпос: план закупок

Цель бизнес-процесса в планирование закупок – сформировать план закупок компании на будущий год. Сформировать структурированный план нужного формата для публикации на портале государственных закупок (zakupki.gov.ru).

Для планирования государственных и муниципальных закупок используется Номенклатура для планирования. Справочник номенклатура для планирования – это обобщенное наименование материалов, товаров или услуг, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.

Номенклатура для планирования
Номенклатура для планирования

Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей должны вводить не только номенклатуру для планирования. Оформляя потребность, еще на этапе ввода первичного документа система подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать и какие коды использовать.

Оформляя заявку на потребность, программа дает возможность ввести или выбрать статью затрат. Статья затрат указываться автоматически, если при начале работы системы было указано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат, которые используются в программе, это стандартный для 1С Бухгалтерии справочник статей затрат. В государственных компаниях используется классификатор затрат бюджета. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок на потребность дает возможность выполнять анализ на соответствие планов закупок и планов по затратам.

Проверка на соблюдение лимитов затрат может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям затрат программа позволяет загрузить в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование деятельности ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)

Планирование по 223 и 44 ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика закупок.

План МТО
План МТО

Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки. Руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основании производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей работы компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе Заявка на потребность.

Планирование закупок осуществляется по номенклатуре для планирования с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы потребности автоматически заполнятся в спецификацию договора.

Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа позволяет учитывать необходимое время для выполнения конкурсных процедур.

После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для наименований товаров и услуг устанавливается планируемая статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, чаще всего, являются основой для бюджетного планирования. Программа позволяет формировать и печатать отчеты по планируемым затратам по статья затрат.

Сбор потребностей может быть ограничен лимитами затрат по отдельным статьям затрат, что позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять процессом затрат на предприятии.

Программа позволяет использовать процедуру согласования документа Заявка на потребность после проверки всеми подразделениями. Согласование документов настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе и позволяет контролировать прохождение документа по всем этапам визирования.

Контрактная служба определяет будущий способ закупки по потребности. Способ закупки в дальнейшем может быть изменен. После формирования итогового плана изменение плана закупок будет возможно только через документы корректировка плана, которые необходимо опубликовать на ЕИС.

Собранные вместе документы по потребностям в закупках позволяют сформировать итоговый план. При создании итогового плана потребности отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести закупку на более ранний срок, если в этом есть необходимость. Итогом работы системы планирования является план-график закупок.

План закупок
План закупок

 

Программа управление закупками по 223 ФЗ гибкая в настройках, и она позволяет отключать этап планирование, если в нем нет актуальности. Отсутствие планирования влияет только на план-фактный анализ и не препятствует работе остальных систем.

Хотите сократить время на планирование? Быстро и просто формировать отчеты о выполнение плана закупок?

Напишите нам, обычно мы отвечает в течение одного рабочего дня.