Программа Корпос: Управление закупками в 1С

Консолидация потребностей в итоговый план-график

Потребности подразделений необходимо обобщить и в результате получить сводный план закупок предприятия или группы компаний.

Система Корпос помогает консолидировать потребности и определяет состав “ЛОТов”.

Выполнить консолидацию потребностей позволяет документ “Итоговый план”, который дает возможность:

• собрать потребности отдельный подразделений;
• определить номенклатурный состав ЛОТов;
• назначить способ проведения торгов для каждого ЛОТа;

Законодательно определен список кодов ОКПД2, по которым приобретения нужно проводить у субъектов малого и среднего предпринимательства (СМСП). Для отдельных групп ОКПД2 обязательны электронные способы выбора поставщика. Существуют правила, регулирующие поставки инновационной и высокотехнологичной продукции. Программа Корпос контролирует соблюдение нормативных актов, что помогает избежать ошибок.

Управление справочниками и хранение технической документации

Если с программой работает много сотрудников, справочник номенклатуры может достаточно быстро заполнится дублирующими позициями. При этом, одинаковые карточки могут оказаться в разных группах, а однотипные товары получить отличающиеся друг от друга наименования. В этом случае  легко запутаться, а планирование торгов будет значительно усложнено. 

Система Корпос позволяет легко управлять эталонным набором карточек номенклатуры. При необходимости добавления объекта создается заявка, которую профильный отдел может рассмотреть и принять решение о добавлении позиции или о создании синонима наименования.

Эталонные карточки не только наводят порядок в справочниках, но и хранят дополнительную техническую документацию к сложным изделиям и узлам.

Единый номенклатурный справочник можно использовать для создания централизованной информационной базы о материалах, товарах и услугах, используемых в технологическом процессе.

Управление потребностью в поставках

Документ “Заявка на закупку” позволяет инициаторам (например, прорабам или заведующим производством) оформить заказ на поставку нужных товаров, работ или услуг. 

В строительных компаниях, гостиницах и на производстве с этого документа начинается процесс организации тендеров. В программе Корпос встроена система контроля наличия запрашиваемой позиции в плане. Если там не окажется нужных объемов, автоматически сформируется запрос корректировки информации.

Программа Корпос позволяет хранить в одном месте служебные записки, обоснования, опросные листы, проекты технического задания и любые другие документы.

В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, так называемое аварийное заявление позволит пройти процедуру согласования закупки по отдельному, упрощенному маршруту. 

Бюджет затрат и контроль лимитов

Программа Корпос систематизирует обмен данными между планово-экономическим отделом и профильным отделом, отвечающим за организацию торгов. Собирая данные о потребностях, можно указать статьи затрат и получить проект бюджета. Планировать можно в пределах заданного бюджета, а заявки ограничиваются утвержденными лимитами затрат по подразделению. Отчет позволяет получить информацию об установленных лимитах по подразделению и запланированных суммах.

Начальная максимальная цена контракта

Программа Корпос управляет ценами планирования и начальной минимальной ценой контракта (НМЦК). Планируемые цены формируются несколькими способами: 

• исходя из предыдущей стоимости;
• добавлением коэффициента инфляции;
• получением предложений от контрагентов в случае дорогостоящих позиций.

Расчет НМЦК позволяет:

• отметить компании, которые необходимо уведомлять о начале процедур;
• автоматически выбрать из базы данных потенциальных поставщиков;
• отправить уведомление и запрос стоимости по электронной почте с сохранением архива обмена сообщениями;
• ввести в спецификации ценовые предложения и рассчитать начальную максимальную цену контракта или договора

По итогам расчетов система формирует документ на основе настроенного шаблона.

Определение поставщика

Выбор поставщика включает в себя подготовку технической документации, шаблонов контрактов, создание технического задания. Весь пакет документов по торгам собирается в ЛОТе.

Спецификации могут быть:

• введены вручную;
• загружены из планов;
• загружены из заявок.

Для каждого способа проведения тендера существует свой набор документов. Программа Корпос контролирует полноту комплектность пакета документов и хранит их прямо в существующем “ЛОТе”. Система ведет учет версий и закрывает их для изменений по завершении работы.

Документы можно создавать на основе шаблонов. Это значительно ускоряет подготовку к торгам и сокращает ошибки.

Поставщики определяются по результатам тендеров на электронной торговой площадке или по итогам работы конкурсной комиссии. С одним или несколькими победителями заключается договор.

Контроль исполнения договора: управление графиком поставок

График поставок  дает возможность:

• внести информацию о товарах, работах или услугах;
• автоматически загрузить данные о фактических поставках;
• пересчитать график платежей на основании данных о поступлениях;
• в случае невыполнения обязательств - рассчитать пени и штрафы.

Контроль исполнения договора: график платежей

График платежей позволяет:

• задать очередность оплаты в виде либо фиксированных дат, либо плавающих, в зависимости от поступления товаров или оказания услуг;
• сформировать реестр платежей на основе договора, который можно распечатать или загрузить в модуль “Платежный календарь”;
• данные о фактических платежах автоматически загружаются из 1С.

Согласование документов

Встроенная подсистема позволяет согласовывать документы в электронном виде и настраивать соответствующие шаблоны:

• уведомление ответственных лиц по электронной почте;
• стартовый экран сразу показывает актуальные задачи на сегодня;
• на вкладке “Согласование” виден соответствующий чек-лист, который можно распечатать.

Если компания использует программу “1С: Документооборот”, то модуль “Управление закупками” позволяет стартовать все процессы в 1С и регистрировать результаты согласования.

Согласование договоров

Бизнес-процессы и тайминги

Система управления статусами документов организует поэтапную работу. Для каждого статуса (этапа) программа позволяет:

• установить ответственного за текущий статус;
• регламентировать его выполнения в днях;
• назначить список людей для уведомления о начале следующего этапа.

Назначение таймингов дает возможность планировать действия по выбору контрагента, в соответствии со способом проведения тендера или назначением поставщика. Нормирование времени на выполнение операций позволяет контролировать исполнение и не пропускать важные события.

Технические особенности

Система автоматизации “Корпос: Управление закупками” разработана на платформе “1С: Предприятие 8”. Она может быть интегрирована в “1С:Бухгалтерию 8” (ред.3) или “1С:БГУ” (ред.2), в этом случая синхронизировать данные не нужно.

Корпос консолидирует огромное количество разнообразных документов. Поэтому мы рекомендуем установить ее как обособленную систему и настроить обмен данными с бухгалтерскими решениями. Такой подход значительно снизит нагрузку на IT-инфраструктуру вашей компании.

Современная версия платформы “1С: Предприятие” интегрируется с интернет-приложениями. Это значит, что с Корпос можно работать в любом браузере (Explorer, Chrome, FireFox).