Программа Корпос: Управление закупками в 1С

Консолидация потребностей в итоговый структурированный план-график

Потребности подразделений необходимо обобщить и получить сводный план закупок по компании. А в некоторых случаях по группе зависимых обществ.

Программа Корпос позволяет выполнить консолидацию потребностей и определить состав ЛОТов.

Выполнить консолидацию потребностей позволяет документ Итоговый план (Структурированный план). Итоговый план позволяет:

• консолидировать потребности отдельный подразделений;
• определить номенклатурный состав ЛОТов;
• определить способ закупки для каждого ЛОТа;

Законодатель в постановлениях правительства определил список кодов ОКДП2 по которым закупки обязательно нужно проводить с участием предприятий СМП. Для отдельных групп ОКДП2 обязательно использование электронных способов выбора поставщика. Существуют правила, регулирующие закупки инновационной продукции. В программу Корпос встроена система контроля выполнения требований законодательства, которая помогает сократить количество ошибок.

Управление справочниками и хранение технической документации

Если в программе работает много людей, справочник номенклатуры быстро заполняется дублирующими позициями. Одинаковые карточки оказываются в разных группах. Одинаковые товары называют по разному и это усложняет работу по планированию.

Программа Корпос содержит систему управления эталонным набором карточек номенклатуры. При необходимости добавления создается заявка, которую отдел закупок может рассмотреть и принять решение о добавлении или о создании синонима наименования.

Управление эталонными карточками дает не только возможность навести порядок в справочниках, но и хранить дополнительную техническую документацию к сложным изделиям и узлам.

Единый номенклатурный справочник системы закупок можно использовать для создания централизованной информационной базы о материалах, товарах и услугах, используемых в технологическом процессе.

Заявка на закупку управляет потребностью в поставках

Документ Заявка на закупку позволяет инициаторам, прорабам, заведующим производством оформить заявку на поставку нужных материальных ценностей.

В строительных компаниях, гостиницах, производственных компаниях с этого документа начинается процесс закупки. В программе Корпос встроена система контроля наличия запрашиваемой позиции в плане закупок. Если в плане нет нужных объемов, автоматически формируется документ корректировка плана.

Программа Корпос позволяет прикладывать служебные записки, обоснования, опросные листы, проекты технического задания и другие документа к заявке на закупку.

Аварийная заявка на закупку позволяет выполнять процедуру согласования заявки по отдельному маршруту согласования.

Бюджет затрат и контроль лимитов

Программа Корпос позволяет систематизировать обмен данными между планово-экономическим отделом и отделом закупок.

Собирая данные о потребностях, программа позволяет указать статьи затрат и получить проект бюджета затрат.

Процесс планирования можно выполнять в пределах заданного бюджета, а заявки на закупку можно ограничить утвержденными лимитами затрат по подразделению.

Отчет позволяет получить информацию об установленных лимитах по подразделению и запланированных суммах.

Начальная максимальная цена контракта

Программа Корпос дает возможность управлять ценами планирования и начальной ценой контракта.

Цену для планирования можно сформировать:

• используя цены последней закупки;
• добавить к цене последней закупки коэффициент инфляции;
• для дорогостоящих позиций получить предложения от поставщиков.

Расчет НМЦК позволяет:

• отметить поставщиков, которых необходимо уведомлять о начале процедуры закупки;
• автоматически выбрать из базы данных потенциальных поставщиков;
• отправить уведомление и запрос цен по электронной почте прямо из программы, при этом в программе сохраниться протокол обмена сообщениями;
• ввести в спецификации ценовые предложения и рассчитать начальную максимальную цену контракта.

По итогам расчетов система формирует документ на основе настроенного шаблона.

Определение поставщика

Выбор поставщика включает в себя подготовку документов: технической документации, шаблонов контрактов, создание технического задания. Все документы по закупке собираются в ЛОТе.

Спецификация закупки может быть:

• введена вручную пользователем,
• загружена из планов,
• из заявок на закупку.

Для каждого способа закупки существует свой обязательный комплект документов. Программа позволяет контролировать комплектность документов.

Программа дает возможность хранить документы любого типа прямо в существующем ЛОТе, вести учет версий документов и закрывать их от изменений, когда работа завершена.

Документы можно создавать на основе шаблонов. Использование шаблонов значительно ускоряет подготовку документов и сокращает ошибки.

Поставищик определяется на площадке или в результате работы комиссии по закупкам. С одним или несколькими победителями регистрируется договор.

Контроль исполнения договора: управление графиком поставок

График поставок позволяет:

• внести информацию о графике поставок товаров или услуг;
• автоматически загрузить и учетной системы данные о фактических поставках;
• автоматически пересчитать график платежей на основании данных по поступлении;
• в случае не выполнения поставщиками обязательство по сроками поставки рассчитать пеню по договору на основании данных договора.

Контроль исполнения договора: График платежей

График платежей по Договору позволяет:

• задать график оплат по договору в виде фиксированных дат, если они определены договором, либо в виде задержки после поступления товаров или услуг;
• на основании данных договора сформировать реестр платежей, который можно либо распечатать, либо выгрузить в учетную систему в модуль Платежный Календарь;
• данные о фактических платежах автоматически загружаются из учетных систем 1С

Согласование документов

Встроенная система согласования документов позволяет согласовывать документы в электронном виде:

• система настройки шаблона согласования;
• уведомление ответственных по email;
• стартовый экран сразу показывает актуальные задачи на сегодня;
• на закладке согласование виден лист согласования, который можно распечатать.

Если на предприятии используется система 1С: Документооборот для согласования документов модуль Управление закупками позволяет стартовать процессы согласования в 1С:Документооборот и регистрировать результаты согласования

Бизнес процессы документов и задачи тайминга

Система управления статусами документов позволяет организовать поэтапную работу с документом.

Для каждого статуса (этапа) работы с документом система позволяет

• установить ответственного за статус,
• регламент выполнения в днях,
• список людей для уведомления о наступлении статуса

Система Таймингов позволяет планировать необходимые действия по выбору поставщиков в соответствии с заданным способом определения поставщика.

Задачи тайминга и нормативы времени на выполнение операций в документах позволяют контролировать своевременность выполнения работы и не пропускать важные действия.

Технические особенности

Программа Корпос: Управление закупками разаработана на платформе 1С: Предприятие 8.

Программо может быть интегрирована в программы 1С:Бухгалтерия 8 ред.3 и 1С:БГУ ред.2. и при таком решении нет надобности в синхронизации информацией.

В программе управление закупками собирается огромное количество документов. Мы рекомендуем устанавливать ее как отдельную программу и омениваться данными с бухгалтерской системой. В такой структуре существует возможность получения данных из программ в нужный момент (на сегодняшний день система поставляется с встроенным обменом с 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3)

Современная версия платформы 1С: Предприятие позволяет установить решение в режиме Интернет приложения. Такая установка позволит работать с программой в любом Браузере (Explorer, Chrome, FireFox).

Мы готовы показать как работает программа, оформите заявку на сайте.