Программа Корпос: Управление закупками в 1С

Консолидация потребностей в итоговый структурированный план-график

Потребности подразделений необходимо обобщить и в результате получить сводный план закупок предприятия или группы компаний.

Программа Корпос консолидирует потребности и определяет состав “ЛОТов”.

Выполнить консолидацию потребностей позволяет документ “Итоговый план” (Структурированный план), который дает возможность:

• собрать потребности отдельный подразделений;
• определить номенклатурный состав ЛОТов;
• назначить способ закупки для каждого ЛОТа;

Законодательно определен список кодов ОКПД 2, по которым закупки обязательно нужно проводить с участием субъектов малого и среднего предпринимательства (СМП). Для отдельных групп ОКПД 2 обязательны электронные способы выбора поставщика. Существуют правила, регулирующие закупки инновационной продукции. Программа Корпос контролирует соблюдение нормативных актов, что помогает избежать ошибок.

Управление справочниками и хранение технической документации

Если в программе работает много людей, справочник номенклатуры быстро заполняется дублирующими позициями. Одинаковые карточки оказываются в разных группах. Одинаковые товары называют по разному и это усложняет работу по планированию.

Программа Корпос содержит систему управления эталонным набором карточек номенклатуры. При необходимости добавления создается заявка, которую отдел закупок может рассмотреть и принять решение о добавлении или о создании синонима наименования.

Управление эталонными карточками дает не только возможность навести порядок в справочниках, но и хранить дополнительную техническую документацию к сложным изделиям и узлам.

Единый номенклатурный справочник системы закупок можно использовать для создания централизованной информационной базы о материалах, товарах и услугах, используемых в технологическом процессе.

Заявка на закупку управляет потребностью в поставках

Документ “Заявка на закупку” позволяет инициаторам (например, прорабам или заведующим производством) оформить заявку на поставку нужных товаров, работ или услуг.

В строительных компаниях, гостиницах, производственных компаниях с этого документа начинается процесс закупки. В программе Корпос встроена система контроля наличия запрашиваемой позиции в плане закупок. Если в плане нет нужных объемов, автоматически формируется документ “Корректировка плана”.

Программа Корпос позволяет прикладывать служебные записки, обоснования, опросные листы, проекты технического задания и другие документа к заявке на закупку.

Аварийная заявка на закупку позволяет выполнять процедуру согласования заявки по отдельному маршруту согласования.

Бюджет затрат и контроль лимитов

Программа Корпос систематизирует обмен данными между планово-экономическим отделом и отделом закупок. Собирая данные о потребностях, можно указать статьи затрат и получить проект бюджета. Планировать можно в пределах заданного бюджета, а заявки на закупку ограничиваются утвержденными лимитами затрат по подразделению. Отчет позволяет получить информацию об установленных лимитах по подразделению и запланированных суммах.

Начальная максимальная цена контракта

Программа Корпос управляет ценами планирования и начальной минимальной ценой контракта (НМЦК). Планируемые цены формируются несколькими способами:

• используя цены последней закупки;
• добавлением к цене последней закупки коэффициента инфляции;
• получением предложений от поставщиков в случае дорогостоящих позиций.

Расчет НМЦК позволяет:

• отметить поставщиков, которых необходимо уведомлять о начале процедуры закупки;
• автоматически выбрать из базы данных потенциальных поставщиков;
• отправить уведомление и запрос цен по электронной почте прямо из программы, с сохранением протокола обмена сообщениями;
• ввести в спецификации ценовые предложения и рассчитать начальную максимальную цену контракта.

По итогам расчетов система формирует документ на основе настроенного шаблона.

Определение поставщика

Выбор поставщика включает в себя подготовку документов: технической документации, шаблонов контрактов, создание технического задания. Все документы по закупке собираются в ЛОТе.

Спецификация закупки может быть:

• введена вручную пользователем;
• загружена из планов;
• из заявок на закупку.

Для каждого способа закупки существует свой комплект документов. Программа Корпос контролирует комплектность пакета документов и хранит их (в любом типе файлов) прямо в существующем “ЛОТе”. Система ведет учет версий документов и закрывает их для изменений по завершении работы.

Документы можно создавать на основе шаблонов. Это значительно ускоряет подготовку документов и сокращает ошибки.Поставщики определяются по результатам тендеров на электронной торговой площадке или по итогам работы комиссии по закупкам. С одним или несколькими победителями заключается договор.

Контроль исполнения договора: управление графиком поставок

График поставок  дает возможность:

• внести информацию о графике поставок товаров или услуг;
• автоматически загрузить данные о фактических поставках;
• пересчитать график платежей на основании данных по поступлении;
• в случае невыполнения поставщиками обязательство по сроками поставки, рассчитать пени и штрафы.

Контроль исполнения договора: График платежей

График платежей по договору позволяет:

• задать график оплат либо в виде фиксированных дат, либо плавающих, в зависимости от поступления товаров или оказания услуг;
• сформировать реестр платежей на основе договора, который можно либо распечатать или выгрузить в учетную систему в модуль “Платежный календарь”;
• данные о фактических платежах автоматически загружаются из учетных систем 1С.

Согласование документов

Встроенная подсистема позволяет согласовывать документы в электронном виде и настраивать соответствующие шаблоны:

• уведомление ответственных по email;
• стартовый экран сразу показывает актуальные задачи на сегодня;
• на вкладке “Согласование” виден лист согласования, который можно распечатать.

Если на предприятии используется система “1С: Документооборот”, то модуль “Управление закупками” позволяет стартовать все процессы в 1С и регистрировать результаты согласования.

Согласование договоров

Бизнес процессы документов и задачи тайминга

Система управления статусами документов организует поэтапную работу. Для каждого статуса (этапа) работы с документом, система позволяет:

• установить ответственного за статус;
• регламентировать его выполнения в днях;
• назначить список людей для уведомления о наступлении статуса.

Назначение таймингов дает возможность планировать действия по выбору поставщиков, в соответствии со способом проведения тендера или назначением поставщика. Нормирование времени на выполнение операций в документах позволяет контролировать выполнения работы и не пропускать важные события.

Технические особенности

Программа “Корпос: Управление закупками” разработана на платформе “1С: Предприятие 8”. Программа может быть интегрирована в программы “1С:Бухгалтерия 8” (ред.3) и “1С:БГУ” (ред.2), в этом случая синхронизировать данные не нужно.

Программа Корпос консолидирует огромное количество разнообразных документов. Поэтому мы рекомендуем установить ее как обособленную систему и настроить обмен данными с бухгалтерскими решениями. Такой подход значительно снижает нагрузку на IT-инфраструктуру вашей компании.

Современная версия платформы “1С: Предприятие” интегрируется с интернет-приложениями. Это значит, что с программой Корпос можно работать в любом браузере (Explorer, Chrome, FireFox).

Оформите заявку на нашем сайте и мы покажем как это работает.

Программа “Корпос: Управление закупками” разработана в соответствии с требованиями:

• Федерального закона № 44 “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”;
• Федерального закона № 223 “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц”;
• Постановления Правительства РФ № 1084 "О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну"
• Приказа Министерства экономического развития РФ от № 567 "Об утверждении методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)”.