Современный отечественный бизнес претерпевает серьёзные изменения и всё больше подстраивается под западную модель, позволяя внедрять в себя эффективные рабочие инструменты, оптимизирующие процесс. В этой статье речь пойдёт о системе SRM, определяющей взаимоотношения с поставщиками, которые выступают подрядчиками, оказывая услуги вашему бизнесу или же непосредственно предоставляя определённые товары. SRM – это система взаимодействия и управления отношениями с поставщиками, которых вы определили как наиболее экономически эффективных и представляющих наибольшую ценность.
Технологии постоянно развиваются, а рынок практически в любых сферах расширяется, выходя на государственный или даже международный уровень. Глобализация экономики – это положительный процесс, который не следуют игнорировать. Необходимо, наоборот, использовать эти изменения, попасть в поток, расти и развиваться вместе с рынком.
Организация и управление взаимоотношениями с поставщиками – это непростая, но, тем не менее, необходимая бизнес—практика, позволяющая выбрать из огромного числа поставщиков наиболее приемлемые варианты и выстроить с ними здоровые и взаимовыгодные отношения в сфере закупок, которые в целом могут существенно оптимизировать некоторые внутренние процессы и вывести их на новый уровень.
История развития системы управления отношениями с поставщиками
Чтобы понимать все механизмы работы SRM, следует вернуться к самому началу.
Впервые понятие и концепцию SRM предложил бизнес-консультант McKinsey Питер Кралич в 1983 году. Основные положения были описаны в статье для журнала, заголовок которой звучал так: «Закупки должны стать управлением поставками».
Следует обозначить главные тезисы, которые там были расписаны. Первое – это то, что вместо отслеживания текущей потребности собственного бизнеса и своевременного реагирования на нехватку того или иного товара, необходимо переходить к анализу и планированию. Таким образом оперативные задачи можно превратить в стратегические, расписав план поставок, не занимаясь при этом «тушением пожаров».
Это справедливо и для товарного спектра, и для сферы услуг. При этом не имеет значения, продаёте вы «молочку», программное обеспечение или обслуживаете какое-либо оборудования на промышленных предприятиях.
Ещё одна работа, представляющая интерес, была написана в 1998 году Дэниелом Краузе. В статье под названием «Эмпирическое исследование развития поставщиков: реактивные и стратегические процессы» были определены два метода к построению системы SRM, обозначена новая терминология.
Реактивный подход в управлении взаимоотношениями с поставщиками
Этот метод основывается на том, что менеджментом закупок начинают заниматься в том момент, когда возникает какая-то проблема. К примеру, топ-менеджер по закупкам не может приобрести определённый ходовой товар ни у кого из стандартного списка поставщиков. На рынке наблюдается дефицит и повышается спрос. Начинается экстренный поиск товара по другим поставщикам и уже ставится под сомнения эффективность работы самого менеджера. Также неприятные ситуации могут быть связаны и с внешними факторами и ненадёжными поставщиками. В каждом из вариантов к подобному бизнес был не готов, и поэтому начинает реагировать реактивно.
Стратегический подход в управлении взаимоотношениями с поставщиками
Любой думающий бизнесмен понимает, что где-то рядом со словом «стратегия» и кроются ответы на все вопросы, а также способы повышения эффективности. В качестве яркого примера можно привести компанию Apple, которая сумела наладить отличную цепочку поставок со своим партнёрами и приобрела славу мирового лидера в этом аспекте. Это можно наблюдать при запуске новых продуктов компании, которые уже через несколько дней после официальной презентации оказываются на полках магазинов электроники вашего города. Навык стратегического планирования является ключом к успешному и процветающему бизнесу.
Здесь мы поделимся способами, позволяющими улучшить производственный процесс в отношении закупок и начать выстраивать собственную SRM.
Важность вашей системы управления поставщиками
Первым делом следует произвести определённую классификацию поставщиков, чтобы понимать, что система с разными их типами строиться несколько иначе.
Оптовые поставщики и дистрибьюторы. Отличительная особенность такого типа поставщиков сводится к приятным низким ценам на их товары. Они сами берут большие объёмы по низкой цене и готовы быстро избавиться от товара, сделав минимальную наценку. Это очень удобно для тех, кто готов взять существенный объём товара себе на склад, в противном случае такие поставщики просто не будут с вами работать, либо предложат цену значительно выше (при заказе объёма меньшего количества).
Производители. Этот тип поставщиков отличается тем, что может продавать товары нескольких компаний сразу. Цены могут быть несколько выше, чем у оптовых поставщиков, но при этом и небольшие заказы также могут быть обработаны в большом количестве за достаточно короткий промежуток времени.
Импортёры. В этом случае поставщики могут выступать в качестве оптовиков, реализуя товары, приобретённые за границей.
Существуют и иные виды поставщиков в привязке к особенностям деятельности конкретного типа бизнеса. При этом в системе управления взаимоотношениями с поставщиками все их желательно учитывать, чтобы сама система была максимально полной и проработанной.
Сами поставщики оказывают огромное воздействие на работу вашего бизнеса, поскольку напрямую влияют на ваши закупки, их скорость и своевременность поставки, что уже в свою очередь отражается на ваших заказах для собственных клиентов. Ненадёжный поставщик, который допускает возможность сорвать сроки, способен испортить ваше взаимодействие с партнёром, что непременно отразится на прибыли.
Советы и методики проработки системы управления поставщиками для улучшения отношений
Одной из главных задач каждого бизнеса должно быть выстраивание крепких отношений с собственными поставщиками,
строящихся на доверии, если вы хотите добиться коммерческого успеха в вашей сфере. Есть несколько стратегий и видений, которые помогут перейти от простого и несовершенного термина «закупки» к коммерчески более выверенному термину «управление взаимоотношениями с поставщиками. Рассмотрим подробнее их в формате советов и рекомендаций.
- Поставщики должны стать не просто поставщиками
Суть этого сводится к тому, что нам не следует зацикливаться исключительно на заказах, отгрузке товара и расчётных операциях. Здоровые взаимоотношения с поставщиками строятся на лояльности и повышении кредита доверия. Поставщиков нужно рассматривать и называть не иначе как «партнёры». Они должны стать элементом вашего бизнеса, прочувствовать это, не быть безлики и отстранёнными. Тогда их уровень ответственности перед вами непременно вырастет. Чтобы добиться этого, попытайтесь погрузить поставщика или, как минимум, контактное лицо, в свои процессы: расскажите об особенностях работы, поделитесь вашими УТП (уникальными торговыми предложениями), расскажите о внутреннем устройстве и проводимых акциях, спросите совета или попросите рекомендации по улучшению. Не забывайте также интересоваться всем этим на стороне поставщика: узнайте, какие у них возникают проблемы, по возможности попробуйте помочь с ними. Это первый шаг к выстраиванию правильных, долгосрочных и эффективных взаимоотношений с поставщиками.
- Используйте технологии, позволяющие упростить систему управления взаимоотношений с поставщиками
Внедрять новые технологии всегда сложно и порой болезненно. Многие ваши сотрудники будут сопротивляться отмене привычных средств коммуникаций, поскольку просто привыкли к ним. Важно донести правильно до всех эффективность подобных изменений, и не внедрять нововведения только ради их внедрения. В отношении поставщиков на сегодняшний день есть программное обеспечение, позволяющее контролировать процесс и стадию обработки собственных заказов.
- Уделите внимание и настройте систему своевременной оплаты поставщикам
Реализуя деятельность с крупными заказами в больших объёмах, чаще всего, вам будут давать отсрочку, но, стоит понимать, что это не условные даты и разрешение платить тогда, когда у вас есть на это лишние деньги. Соблюдайте сроки и исключите любые задержки, поскольку они сводят на нет любые, даже самые хорошо выстроенные взаимоотношения с поставщиком.
- Проработайте крепость и глубину ваших отношений с поставщиками
Бывает, что у нас нет необходимости часто заказывать товар у конкретного поставщика, но это не должно стать причиной прекращение и прерывания общения на месяцы. Поддерживайте связь, интересуйтесь их новинками, рассказывайте о своих планах взаимодействия с ними, стройте будущее вместе.
- Разделите для себя понятия «цены» и «ценности»
Это базовые вещи, которые должен понимать любой бизнесмен. Цена – это, что вы платите, а ценность – то, что получаете. Не всегда купить дёшево, а продать дорого – это хорошо. Старайтесь быть гибким и подстраиваться одновременно под собственный спрос и желания поставщика. Иногда выгодней будет взять на склад большее количество товара по более выгодной цене и продавать его дольше, чем планировалось изначально, а иногда можно взять много и сразу перепродать с минимальной наценкой. В отдельных случаях лучше переплатить, если ценность поставки от конкретного поставщика будет сильно перевешивать цену. К примеру, некоторые поставщики готовы сами привозить вам товар на склад или даже развозить по точкам. Иногда это выгоднее, чем взять товар у другого поставщика самовывозом. Критерием для выбора поставщика должна стать ценность и эффективность в первую очередь, а личное отношение и комфорт в коммуникации должны отойти на второй план. Следите за своими закупщики, со временем каждый из них притирается к определённым поставщикам и заказывает у них по привычке, не мониторя рынок и не ища новые предложения, способные принести большую ценность.
- Максимально полно проработайте соглашения с поставщиками
Если ваши взаимоотношения с поставщиком носят регулярный характер, то эти коммерческие взаимодействия и их нюансы должны быть урегулированы соглашением. Не обязательно, чтобы документ имел официальный статус. Достаточно лишь систематизированного перечня взаимных обязанностей, подтверждённых обеими сторонами. Это исключит неприятные ситуации в будущем, а споры будут разрешаться просто или вовсе перестанут возникать.
- Оценивайте риски и закладывайте их в собственный производственный процесс
Новый поставщик – это всегда сложно, поэтому при внедрении ещё одного партнёра в свою систему управления взаимоотношениями с поставщиком всегда учитывайте и принимайте во внимание риски. Это касается сфер бизнеса, чья деятельность связана со усложнёнными цепочками поставок. Нет ничего зазорного в том, чтобы попросить у нового поставщика примеры его прошлых работ, спросить о об устройстве их бизнеса, узнать, как они справляются с кризисом. Выясните, какие условия поставщик предлагает относительно возврата товара, уточните наличие и возможность заказать товар в любом количестве. Возможно, поставщик, который предлагает цены несколько выше, чем ваши привычные партнёры, готов предложить вам значительно более интересные условия.
- Вкладывайте в SRM
Мало просто соблюдать все выше описанные правила, чтобы система управления взаимоотношениями с поставщиками работала как часы. Необходим отдельный отдел закупок и прописанные чёткие правила взаимодействия. Поначалу внедрять такое может показаться сложным и финансово чрезмерно затратным, однако со временем вложения окупятся, а прибыль будет максимизирована. В большой компании SRM может быть представлена в виде документа с прописанными обязанностями, схемами взаимодействиями, прецедентными ситуациями и чек-листами по их решению. Постарайтесь максимально полно проработать каждый аспект в этом направлении.
- Мыслите глобально, действуйте локально
Это правило справедливо для любого вида деятельности. Поскольку все бизнес—процессы связаны между собой, вам необходимо выработать стратегическое мышление, применяя которое вы сможете обзавестись большим количеством поставщиков—партнёров, что позволит вам выходить сухими из воды вовремя меняя одного на другого без необходимости в срочном порядке мониторить рынок и заказывать втридорога то, что нужно вашему клиенту.
Некоторые ваши поставщики могут работать в других странах. Стоит учитывать различия в культурном плане и в отношении законодательства. Желательно брать во внимание разницу в курсе валют, ставках НДС и остальных денежных нюансах. Учитывайте разницу во временных поясах, помните о времени, когда ваш партнёр доступен для переговоров.
- Вовлекайте в процесс построения взаимоотношений с поставщиками всех
Это справедливо как для ваших сотрудников, связанных с закупками, так и для контактных лиц поставщиков. Данные зарубежных исследований показывают, что практически 100% бизнесов имеют списки поставщиков и только половина из них внедрила в свои производственные процессы SRM. В нашей стране это значение ещё меньше, поэтому тот, кто первый сделает и настроит менеджмент взаимоотношений с поставщиками, тот и будет более конкурентоспособен в условиях быстроразвивающегося и изменчивого рынка.
Способы управления расходами
Каждому из нас приятнее работать с продажами и прибылью, в том время как аналитика и подсчёт расходов на закупки кажется
нам делом неприятным, а от того многие его избегают. Подходить к этому страшному «монстру» можно постепенно, но делать это обязательно нужно. Чтобы проще работать с расходами их следует классифицировать и ориентироваться на несколько главных признаков.
Соответствие
В этом направлении должна быть произведена работа по улучшению контроля для обеспечения закупок у предпочтительных поставщиков, то есть партнёров, предлагающих лучшие условия и более эффективный сервис.
Прозрачность расходов
Нет смысла скрывать расходы на закупки от своих сотрудников. Это приведёт только к негативным последствиям. В идеальном варианте, каждый сотрудник в отделе закупок должен видеть входящие цены, запоминать их, иметь возможность сравнивать с предложениями альтернативных поставщиков. При чём всё это должно происходить в разрезе не только лишь цены, но и ценности приобретаемого продукта в целом.
Эффективность автоматизации
Вам следует, насколько это возможно, автоматизировать процесс закупок. Контрактные закупки сделать плановыми программно, иметь гибкость во внесении любых изменений. Для этого можно и нужно привлекать сторонних разработчиков для создания профильного и уникального программного обеспечения под ваш бизнес.
Как улучшить рабочий процесс SRM
Успех компании напрямую зависит от отлаженной работы отдела снабжения. Этим не нужно пренебрегать и на этом категорически нельзя экономить. Более того, эффективное управление взаимоотношениями с поставщиками позволит экономить на приобретении продукта, что в будущем непременно скажется на получаемой прибыли. Наличие настроенного и отлаженного процесса, соответствие оптимальной практике и применение ПО для контроля расходов даст вам возможность облегчить управление отношениями с поставщиками. Ваш персонал будет иметь четкие рекомендации по закупкам и будут иметь возможность использовать рабочее время на исполнение своих целевых рабочих обязанностей.
В выполнении данного вопроса вам поможет разработанная нами система “Корпос: Корпоративные поставки”. В данной программе можно вести графики оплаты, выбирать поставщиков и взаимодействовать с ними, и контролировать исполнение договоров.
