Управляйте закупками в программе Корпос

На закупки приходится основная доля всех расходов любого предприятия. Поэтому крайне важно оптимизировать процесс управления в данной сфере. Под ним понимают весь комплекс мероприятий от выбора поставщика до проведения расчетов.

Что собой представляют и какие основные цели закупок

Закупка – это набор методов и средств, с помощью которых можно приобрести необходимые товары, работы и услуги для дальнейшего использования. Как правило, их проводят оптом или же мелкооптовыми партиями. На практике это весьма сложный процесс, который включает в себя множество операций.

• обеспечение непрерывного производственного потока;
• увеличение прибыли компании в результате снижения затрат;
• создание конкурентных преимуществ при минимальных сроках выполнения заказов и оперативной реакции на изменение спроса.

Этапы проведения закупок

Занимаясь оптимизацией закупочных процессов, возможно существенно увеличить сальдо предприятия и, соответственно, повысить доход. При этом следует учитывать, что закупки проходят в несколько этапов:

• определение потребностей фирмы в различных ресурсах с учетом того, что они могут постоянно меняться;
• составление перечня нужных ресурсов, выдвигаемых к ним требованиям;
• составление списка потенциальных поставщиков;
• сбор предложений от возможных контрагентов;
• выбор наиболее подходящего поставщика;
• формирование заказов, заключение договоров.

Наиболее распространенные ошибки в сфере закупок

Работая с закупочными процессами, практически каждая фирма сталкивается со следующими проблемами:

• затягивание процесса из-за длительного согласования, многократной отсылки документов от одного специалиста другому;
• большое количество документации, которую нужно подписать;
• трудности при отслеживании, на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.

Функциональные возможности при управлении закупками

Чтобы разобраться со всеми вышеперечисленными проблемами, нужно грамотно оптимизировать систему управления. Она подразумевает усовершенствовать каждый этап.

1. Выбор контрагента для осуществления поставок. Немаловажным шагом считается планирование, поскольку в это время определяется, у кого закупать продукцию и по какой цене. Автоматизированная система управления заносит всех поставщиков, с которыми сотрудничает фирма, в единую базу. В ней фиксируются цены и все остальные данные о контрагенте. Благодаря этому можно наладить оптимальную схему работы с каждой компанией, что существенно сэкономит временные затраты на проведение закупок.
2. Проведение закупок согласно графика. Система уведомляет о том, что нужно совершить те или иные закупки, она заранее напоминает о необходимости согласовать все нюансы и подписать необходимые документы. Это исключит вероятность срыва или задержки в закупочном процессе.
3. Заключение, согласование и подписание соглашения. Руководитель всегда может проверить, на каком этапе находится процесс, на каком этапе произошла заминка. Система обеспечивает автоматизированный документооборот, гарантирую соответствующую защиту бумаг. Все документы заносятся в базу, к ним всегда есть доступ.

Преимущества системы управления закупками

Внедрив подобную систему в работу своего предприятия, можно ощутить целый ряд преимуществ:

1. Улучшение контроля над расходами. Автоматизация облегчит поиск нужных позиций, и даст возможность обращаться сразу к авторизированным поставщикам.
2. Эффективное распределение временных ресурсов сотрудников. Каждый работник понимает цели закупки, понимает, что именно он должен сделать на том или ином этапе данного процесса.
3. Прозрачность маршрутизации заказов. При помощи электронной базы сотрудники всегда знают, к какому контрагенту следует обратиться на каждом этапе сотрудничества. Оно представляет собой целую цепочку связей. Благодаря системе управления можно максимально эффективно наладить последовательность действий каждого участника закупочного процесса.
4. Налаживание оптимальной коммуникации не только с контрагентами, но и сотрудниками внутри компании.
5. Наличие специальных инструментов, позволяющий скорректировать или отменить закупку.

Грамотное управление закупками поможет не только выбрать надежных поставщиков и наладить эффективный контроль над их работой, но и позволит упростить процесс подачи заявок, проведения оплаты и подписания всей необходимой документации. Оптимизируйте свои временные и финансовые затраты уже сейчас!