Контрактная служба

|

Контрактную службу для организации закупок создают в соответствии с требованиями № 44-ФЗ. В этом же федеральном законе предусмотрена альтернатива - назначение контрактного управляющего. Критерий выбора между первым или вторым вариантом - объём годовых закупок. То есть контрактная служба и управляющий при организации закупок на предприятии выполняют  аналогичные функции. Различия кроются в суммах с которыми им приходится иметь дело.   

Когда нужно создавать контрактную службу

В компании обязательно открывается контрактная служба, если сумма годовых контрактных закупок превышает 100 миллионов рублей. При меньшей сумме закупок руководитель организации самостоятельно решает вопрос о том, что выбрать: нанять на работу управляющего или нескольких сотрудников на эту должность или создать полноценный отдел внутри соответствующего подразделения.

В сумму ежегодных закупок, которая определяет порядок работы управляющего или контрактной службы, входят все закупки услуг или товаров, кроме средств, выделяемых из бюджета на оплату работы штатных сотрудников, отчисления социального плана и любые другие траты, не касающиеся закупок.

В рамках одной компании одновременно нельзя иметь и службу, и нанятых на должности профильных специалистов — это взаимозаменяемые понятия. Это правило действует и в случае нескольких региональных филиалов, которые также будут обеспечиваться специалистами контрактной службы. Если в головном филиале организована контрактная служба, то все специалисты региональных филиалов, отвечающие за закупки, должны являться её сотрудниками. У каждого сотрудника при этом будет в обязанности вменено обслуживание филиала, в котором он выполняет свою работу. Выделяются следующие особенности работы контрактной службы: 

  1. Контрактная служба это коллегиальная структура в составе организации, совершающей закупки в рамках госконтрактов и в частных целях.
  2. В рамках контрактной службы одновременно работает не менее двух специалистов.
  3. В одной компании может быть только одна подобная структура.
  4. В приказе Министерства финансов РФ № 158-Н от 31 июля 2020 года, строго определяет основные параметры работы сотрудников контрактной службы вне зависимости от специфики работы вашей организации. Противоречий между должностными инструкциями и требованиями приказа быть не должно.
  5. Все обязанности внутри службы равномерно распределяются между сотрудниками. Пример — один специалист отвечает за обоснование закупок, второй — утверждает перечень закупаемых товаров, третий — отслеживает оплату и взаимодействие с контрагентами. 

Законодательное регулирование 

В основном работа контрактной службы регулируется федеральным законом №44-ФЗ. Однако в дополнение к нему есть еще регламент Минэкономразвития РФ № 631. По закону служба, занимающаяся закупкам на предприятии может быть как в форме структурного подразделения, так и без него. В последнем случае просто утверждается список сотрудников, которые будут заниматься тендерами. 

Структура службы жестко не регламентируется, но в ее составе было не менее двух человек. Независимо от выбранной формы, у службы должен быть руководитель. Как правило, если контрактную службу не выделяют в отдельное структуру, то во главе ее становится директор предприятия или один из его заместителей. Отдельно оговаривается, что нельзя включать в состав службы людей по гражданско-правовым договорам. Закупками могут заниматься только те, кто состоит в полноценных трудовых отношениях с заказчиком. 

В законе оговаривается также требования к уровню образования сотрудников контрактных служб. Они должны иметь высшее образование в области закупок или профобразование в какой-то сфере, но при этом дополнительно пройти обучение закупкам.   

Есть и ряд ограничений для людей, которые связаны с руководителем контрактной службы. Например, нельзя привлекать близких родственников к экспертизе закупочной документации. И, разумеется, законодатели учли самый очевидный путь возникновения конфликта интересов - какую-либо связь поставщиков с людьми, которые определяют победителей тендеров, аукционов или конкурсов. 

В каких случаях контрактная служба не нужна?  

Создавать контрактную службу не обязательно, когда совокупный годовой уровень закупок меньше 100 млн рублей. В этом случае, функции отдела может выполнять один человек - контрактный управляющий (КУ), который будет занимается закупками и выполнением заключенных контрактов. В рамках одной компании без открытия отдела может работать и сразу несколько таких специалистов, которые занимаются конкретным направлением закупок и контрактов. К примеру, первый КУ начинает заниматься закупками по профилю ремонта и строительных работ, второй отвечает за компьютерную технику, а в должностные обязанности третьего заложено обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. 

  1. КУ нанимается в штат компании, занимающейся закупками в рамках государственных контрактов и частных нужд, в качестве штатного работника. 
  2. В одной компании может быть один такой сотрудник или несколько человек по разным профилям закупок. 
  3. Направлений, в рамках которых работают КУ, в одной компании может быть сразу несколько. Они никак не пересекаются друг с другом и совершенно при этом независимы. 
  4. Рамки рабочих обязанностей любого КУ закреплены перечнем должностных обязанностей в трудовом договоре и дополнениях к нему. 
  5. Управляющие выполняет самостоятельно все обязанности — от планирования конкретной закупки и поиска контрагента до обоснования цены и размещения информации в ЕИС. 

Должностные обязанности управляющих и служб

Должностные рабочие обязанности КУ или созданной на базе вашей организации контрактной службы фактически одинаковы. Они определены и прописаны в 44-ФЗ, в 4 части ст. 38. При этом важно понимать, что установленные законом обязанности являются минимально возможными для работы сотрудника:

  • разработка графика и плана закупок, подготовка любых согласованных изменений для внесения в этот документ, размещение документации в ЕИС и внесение необходимых изменений, установленным в 44-ФЗ способами;
  • подготовка и своевременное внесение в ЕИС извещений о том, что компания объявляет закупки, выкладка документов о контрактах и документации об проводимых закупках, а в случае закупок по закрытому типу, КУ или специалист контрактной службы отбирает подрядчиков или поставщиков;
  • от начала до конца контролируют закупки и заключение контракта с победителем конкурса;
  • в случае, если от одного или нескольких участников конкурсного производства поступает жалоба на процесс выбора победителя, то контрактный управляющий принимает участие в рассмотрении этих жалоб и начале претензионной работы по разбору жалобы;
  • при выборе победителя конкурса, в случае, если нужны консультации с участниками конкурсного производства, специалисты контрактной службы организует совещания для выявления особенностей конкурентной среды в исследуемом сегменте рынка. 

Основная разница тут состоит в том, что, если специалист контрактной службы строго руководствуется требованиями, указанными в соответствующей статье 44-ФЗ. В то время как КУ работает согласно перечня функциональных обязанностей, указанных в его трудовом договоре и должностной инструкции. Например, в 44-ФЗ чётко указано, что специалист контрактной службы должен подготовить ТЗ для публикации в ЕИС и определить максимальную цену контракта. А вот управляющий может этого не делать, если это не указано в его должностной инструкции.

Основные сходства между контрактной службой и работой управляющего 

На эти должности может быть назначен только человек, занимающий постоянную должность в штате компании, а не привлеченный со стороны на временную работу специалист. Обязательно высшее образование в сфере закупок или прохождение специальных курсов.

Наличие непрофильного высшего образования, к примеру, в педагогической или технической сфере, не позволит специалисту, назначаемому на такую должность обладать достаточной квалификацией для работы в сфере закупок. Даже профильное образования без соответствующего профессионального опыта не хватит для ведения работы в этой сфере. При этом, по требованиям законодательства, наличие профильного высшего образования достаточно для работы конкурсным управляющим. Отсюда и довольно большая текучка специалистов, работающих на этой должности, а также досадные ошибки, ведущие к срывам контрактов, административной, а иногда и уголовной ответственности. Поэтому стоит предварительно хорошо подготовиться к работе на подобных должностях, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.

Отсутствие высшего образования или пройденных курсов квалификации у специалиста контрактного отдела или у лица, назначенного на работу с функционалом конкурсного управляющего, влечёт за собой административную ответственность руководителя компании или замещающего его лица.

Какие изменения произошли в закупках в 2021 году 

С 1.01.2021 года в работе КУ и контрактных служб введен ряд законодательных изменений, которые нужно иметь в виду:

  • внесены изменения в процесс внесения любых изменений в информацию, размещенную в ЕИС;
  • участники конкурсного производства теперь дополнительно проверяются перед определением победителя на приводы к административной ответственности. Ранее это было дополнительной опцией, а теперь стало обязанностью для членов комиссии;
  • меняется механика внутренней проверки контрагентов и поставщиков в рамках ЕИС;
  • устанавливается минимальная доля отечественных товаров или услуг, которые должны обязательно быть в составе контрактов;
  • изменяется порядок работы с графиками и планами закупок.

Резюмируя, можно сказать, что специалисты контрактных служб или КУ должны иметь профильное высшее образование и релевантный опыт работы. Их обязанности схожи, но в некоторых моментах отличаются.  Для организации контрактной службы в вашей компании, нужно, чтобы общая сумма закупок было больше чем 100 млн рублей в год. В иных случаях можно нанять несколько управляющих, каждый из которых может вести отдельное направление по закупкам и контрактам.