Зачем компании внутренний рейтинг поставщиков?
Внутренний рейтинг поставщиков вводит в компании понятные и прозрачные критерии оценки работы с контрагентами. Федеральные законы 223-ФЗ и 44-ФЗ этого не требуют. Такой анализ можно вести по международному стандарту менеджмента качества ISO 9001. Есть много причин регулировать бизнес-процессы по этому стандарту. Большинство из них объясняется просто здравым смыслом. Например, вы заняты выбором надежной фирмы, которая будет поставлять вам товары или услуги. Разумным решением будет проверить потенциального поставщика по финансовым и ресурсным параметрам, отражающим совместимость ваших бизнесов.
Стандарт ISO 9001:2015, адаптированный в Российской Федерации в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015, содержит рекомендации по созданию системы маркеров и алгоритмов анализа партнеров. В этой статье мы расскажем, насколько важна систематическая оценка существующих поставщиков. А также о том, стоит ли информировать ваших контрагентов о практике таких проверок в вашей компании. Отметим, как программа «Корпос: Управление закупками» поможет вам автоматизировать работу с показателями оценки поставщиков.
Как рейтинг поставщиков влияет на организацию закупок
Опыт компаний, внедривших и использующих данные механизмы, показывает, что уведомление партнеров о практике отбора поставщиков дает хороший результат. Тому есть ряд причин.
- Затраты – важнейшая переменная в алгоритме оценки цепи поставок.
- Соответствие – если контрагент не отвечает каким-то требованиям и при этом проинформирован об этом, то, скорее всего, он изменит свои бизнес-процессы в лучшую сторону.
- Оценка финансовой стабильности – это одна из главных проверок перед заключением договора, если по каким-то критериям поставщик не соответствует вашим ожиданиям. Это сокращает риски недобросовестности со стороны потенциальных партнеров.
- Качество продукта и процесс поставки – работа с данными параметрами стимулирует выгодные вам улучшения.
- Отношения, построенные на взаимной выгоде – взаимовыгодные условия создают благоприятную среду для обмена знаниями и лучшего понимания ожиданий от партнеров.
Это не полный перечень преимуществ грамотной оценки и отбора, позитивные эффекты от которых хотела бы получить любая организация, выступающая в роли заказчика.
Как создается внутренний рейтинг поставщиков
Оценивать поставщиков стоит исходя из справедливых, конкурентоспособных и прозрачных условий. В этом случае такая практика принесет пользу вашей организации. Методика заключается в составлении балльных карт, в которые вносятся претенденты на получение тех или иных контрактов. Там же прописываются критерии и важные комментарии. К примеру, если у вас случился аврал, вы поставили в известность партнера, тот вошел в ваше положение и сократил срок поставки. Этот факт вы отметите для себя в комментариях, которые, как и другие параметры, будут влиять на конечную оценку вашего контрагента.
Зафиксируйте периодичность проверок, а также продумайте действия на тот случай, если фирма перестанет отвечать вашим требованиям. Основанное на принципах справедливости и взаимовыручки сотрудничество положительно влияет как на отношения с конкретным контрагентом, так и на все бизнес-процессы вашей организации.
Однако даже в случае ведения подобной политики отношений с партнерами необходимо проработать процедуру замены компании. Как правило, она подразумевает заключение контракта с новым контрагентом до того, как разорвать договор с прежним. Таким образом, удовлетворяется еще одна рекомендация стандарта ISO: «мышление, основанное на оценке рисков».
Критерии поставщиков по стандарту ISO 9001
ISO 9001 очерчивает лишь контур системы управления взаимоотношениями с поставщиками. Стандарт задает лишь общие параметры, не углубляясь в конкретику. Таким образом, можно создать максимально выгодную для вас схему работы.
Создание внутреннего рейтинга партнеров позволяет оптимизировать организацию работы по обеспечению бизнеса необходимыми товарами или услугами. При этом важна не только оценка соответствия общим параметрам. На эффективные партнерские взаимоотношения влияют многие факторы: их продолжительность, выгода или административное регулирование поставок определенного товара у конкретной фирмы.
Сотрудничество с контрагентами выгоднее всего выстраивать на конкурентной основе, то есть выбирать из нескольких претендентов на заключение контракта. Параметрами оценки в данном случае могут быть следующие условия: цена товара, географическое местоположение фирмы, форма оплаты, сроки и периодичность поставок, ассортимент, качество товара, объем партии и прочее. Кроме основных критериев можно ввести дополнительные: возврат непроданного товара, простота оформления заказа, рекламное или маркетинговое сопровождение. Однако стоит учитывать, что увеличение количества подобных характеристик затрудняет выбор наилучших условий сотрудничества. Алгоритм метода ранжирования поставщиков:
- Сформулировать 5-10 критериев оценки контрагента в конкретной ситуации. Из общего количества отобрать важные для вас параметры. Пример: «Возможный срок отсрочки» или «Скидка за досрочный платеж».
- Оценить по данным метрикам каждого из потенциальных партнеров по 10-балльной шкале.
- Полученные оценки суммируются. Получается общий балл, который будет главным ориентиром при выборе фирмы. Естественно, преимущество отдается тем, кто набрал наибольшие баллы.
- Если у нескольких поставщиков итоговый балл совпадает, тогда из перечня критериев следует убрать наименее важные для вас, а затем пересчитать сумму. Еще один способ выбора при прочих равных — добавление некоторых второстепенных параметров.
Опыт тех компаний, которые применяют эту методику, демонстрирует, что наибольшая точность достигается, если в отборе поставщиков участвует несколько человек. Тогда итоговый балл выводится как среднее арифметическое всех оценок специалистов.
Одни и те же поставщики выигрывают тендеры – это хорошо или плохо?
Рыночная экономика принесла снабженцам старой закалки большой сюрприз. Если раньше одни и те же компании умудрялись постоянно выигрывать тендеры за счет кумовства или коррупции, то сегодня подобные схемы постепенно уходят в прошлое.
В странах, где организации работают в рыночных условиях не один десяток лет, выбирают поставщиков методом балльной оценки, о которой речь шла ранее. В этом случае значительно повышаются шансы на то, что поставленное сырье будет надлежащего качества, придет вовремя, сопроводительная документация будет в порядке. Однако прежде чем использовать такую балльную методику отбора, каждая организация разрабатывает собственную систему параметров.
Зарубежные бизнесмены часто перед заключением договора интересуются партнерами той или иной компании. Причем они хотят не просто узнать общую информацию, а услышать их оценки, что говорит о важности внедрения стандарта на предприятиях.
Если ваш бизнес имеет дело со многими контрагентами, их следует ранжировать. Их следует разделить на две группы: поставщики, с которыми вы сотрудничаете сейчас, и претенденты на заключение договоров. Партнерам из первой группы лучше дать знать о внутренних проверках. Затем оценить их по трем параметрам: качество товаров, цены, соблюдение сроков поставок. Если по каким-то критериям партнер не соответствует вашим ожиданиям, следует рекомендовать ему улучшить работу.
Что касается претендентов, то в этом случае необходимо сначала изучить всю доступную информацию о них. Например, познакомиться с отзывами других заказчиков, внимательно изучить условия поставок и технологию изготовления закупаемой продукции.
Резюме
Интеграция в бизнес-процессы предприятия системы оценки поставщиков в соответствии с международным стандартом ISO выгодна предприятиям. Прописанные в нем процедуры, при условии их правильного внедрения, являются хорошим инструментом компенсации рисков во всей цепочке взаимодействия с контрагентами. Внутренний рейтинг партнеров помогает сократить издержки, повысить аккуратность поставок и качество закупок.
