Запрос предложений

Запрос предложений - один из самых популярных способов проведения компанией закупок Его правила регламентируются федеральными законами № 44 и № 223. Основная положительная особенность этого способа состоит в его открытости, а также в неограниченности по количеству потенциальных участников. Суть процесса состоит в трезвой оценке всех поступающих предложений по различным факторам, среди которых выделяется соответствие требованиям заказчика, а также финансовая привлекательность сотрудничества с тем или иным контрагентом. 

Программа "Корпос: управление закупками для 1С" позволяет автоматизировать документооборот закупочной деятельности. Встроенный набор шаблонов и настройка бизнес-процессов значительно упростит подготовку пакета документов и сократит количество ошибок.

Разница между запросом предложений и коммерческим предложением

Как показывает практика, многие путают эти способы друг с другом из-за их схожести в ряде моментов. Поиск коммерческих предложений помогает мониторить рынок в поиске максимальной выгоды, а также в определении начальной стоимости, с которой могут стартовать участники торгов. Правила запроса предложений, сформулированные в № 223-ФЗ, не дают права в одностороннем порядке увеличивать цену, заявленную на начальном этапе.

Для определения начальной максимальной цены договора или контракта используются различные способы. Чаще всего стороны, участвующие в сделках такого рода, пользуются методикой сопоставления актуальных рыночных цен на момент времени, когда начинается процесс запроса. Суть простая — из нескольких коммерческих предложений от разных поставщиков уточняются цены и перечень товаров, работ или услуг. При совпадении номенклатуры, но разной стоимости, формируется среднее арифметическое, которое и становится актуальной ценой. 

Ответственность за недобросовестное предложение 

Основные положения процесса определяются и регламентируются требованиями № 223-ФЗ. В процессе, когда оформляется запрос, каждая компания, подающая заявку и устанавливающая в ней цену, в случае, когда предложение с её стороны будет признано максимально выгодным среди всех остальных, может быть выбрана для последующего заключения договора. При этом, если он на каком-либо этапе откажется от сделки, будет уклоняться от заключения соглашения или попытается в одностороннем порядке изменить условия, то компания может быть внесена в специальный реестр недобросовестных поставщиков товаров, работ или услуг, выбраться из которого после этого крайне сложно.

Нахождение в составе этого реестра часто негативно влияет на работу компании и желание партнеров иметь с ней дела. Ведь перед подписанием документов и на всех стадиях заключения контракта или договора контрагенты изучаются крайне внимательно и со всех возможных сторон.

Законодательное обеспечение 

Основным нормативным актом, который регулирует как сам процесс формирования запроса , так и моменты, связанные с организацией закупок товаров, услуг или работ у поставщиков, является федеральный закон № 223 от 18.07.2011 года.  Попадающие под действие этого закона заказчики должны, руководствуясь положениям этого ФЗ, разработать актуальное для своего рода деятельности и специфики работы внутреннее "Положение о закупках".

В соответствии с требованиями №223-ФЗ в этом нормативном документе должны быть прописаны все процедуры, применяемые им в процессах, связанных с поиском и выбором поставщиков товаров и услуг, а также условия, которые используются при выборе контрагента. Законодательно определены следующие варианты — аукционы, конкурсы или запрос предложений на оказание услуг, предоставление работ или продажу товаров.

Последний из способов не является при этом основным. Есть право на сравнение цен, предлагаемых различными компаниями и сервисами, установленное в законе. В плане проведения официальных закупок обязательно должны быть зафиксированы все методы, используемые в качестве способов определения и выбора поставщика. Такой план должен в полной мере соответствовать требования № 223-ФЗ и иных нормативных актов, действующих в этой сфере — к примеру, постановлению Правительства РФ № 908, регулирующего правила и порядок размещения сведений о закупках в Единой информационной системе. 

Преимущества способа выбора поставщика путём сбора предложений

Открытая или закрытая формы запроса у поставщиков является выгодным вариантом. Вот причины, которые обуславливают выбор именно этого способа:

  1. От торгов он отличается тем, что не регулируется нормами и положениями ГК РФ, а конкретно ст. 447-449. Поэтому нет обязанности в подписании договора на поставку с тем поставщиком, который стал победителем благодаря предложенным условиям.
  2. Во внутреннем положении можно устанавливать собственный регламент процедур. 
  3. Есть право в любой момент отказаться от закупки без штрафных санкций. 
  4. Период подачи заявок в письменной форме также определяется заказчиком — это позволяет быстро выбрать нужного контрагента и не затягивать подписание договора.

Организация закупки 

В случае участия в тендере на торговой площадке в сети важно, чтобы на ней было размещено актуальное положение о закупках. В этом документе указываются требования к услугам, работам или товарам, которые приобретаются, а также алгоритм ознакомления с прайс-листами потенциальных контрагентов. 

Положение обязательно должно включать в себя следующие пункты: форма составления поставщиками предложений и формат подаваемых заявок, требования к ним, порядок отказа  от закупок, необходимость и сумма обеспечения подаваемой заявки, критерии выбора победителя при наличии нескольких участников, последствия, по которым закупка может быть определена не состоявшейся на официальной основе, сроки выбора победителя и подписания с ним контракта, а также иные моменты, могущие быть полезными при выборе контрагента из нескольких кандидатов.

Обязательно нужно учитывать не только требования специализированных законов и нормативных актов, но и не забывать про антимонопольное законодательство.

Когда используется рассматриваемый способ определения поставщика, выставляются критерии для потенциальных участников, которые могут подавать заявки. Чаще всего они не ограничиваются финансовой составляющей. 

Одно из основных требований к этому процессу — строгое соблюдение установленных законом сроков, выделяемых на оформление запроса и последующий выбор коммерческого партнера. Есть всего 20 календарных дней на размещение информации о начале процедуры выбора поставщика данным методом и до подписания контракта с победителем.

Данный метод закупок чаще всего используется в тех случаях, когда рамки цены не превышают 10 млн ₽. Также немалым успехом этот вариант выбора поставщика пользуется среди тех, кто ценит его за отсутствие санкцией по причине отказа от проведения торгов на любом этапе. Такой выбор способа мероприятия по закупке услуг, работ или товаров должен четко соблюдать все предписания Федеральной антимонопольной службы, которые рекомендуют такой способ закупки в первую очередь для неотложных или срочных целей, а также при небольшой стоимости договора или контракта. 

Разновидности запроса предложений

№223-ФЗ не ограничивает число участников, которые могут предложить заказчику свои кандидатуры при проведении этой процедуры. В таких случаях процесс является открытым и доступен любой компании. Принять участие в открытом типе запроса могут все организации, ИП и даже физические лица, соответствующие установленным требованиям. Здесь могут быть включены следующие моменты:

  • лицензия на определенный род деятельности, если это требуется при конкретном виде работ;
  • участник не должен быть в процессе официального банкротства по решению арбитражного суда;
  • поставщик не приостановил свою работу по требованиям КоАП или иных нормативных актов;
  • компания, предлагающая товары, работы или услуги, не входит в реестр недобросовестных поставщиков.

В закрытых запросах предложений примут участие только поставщики, прошедшие предварительно организованную квалификацию, позволяющую убедиться в их соответствии некоторым критериям. Чаще всего такой вариант применяется тогда, когда нужно приобрести крайне сложные в техническом аспекте или уникальные по иным параметрам товары или услуги. № 503-ФЗ предусматривает отмену письменных вариантов, поэтому в скором времени все будет проводиться исключительно на специализированных электронных площадках. При этом перечень торговых электронных площадок здесь не ограничивается.

Порядок и этапы 

Важно знать, что напрямую в №223-ФЗ этапы и стадии процесса не прописаны. Условия и правила финального заключения и подписания договора определяются самим инициатором закупки — это обстоятельство указано в ч. 3 ст. 3 указанного закона.

Есть несколько основных этапов, которые позволят провести процедуру быстро и качественно:

  1. Разработка требований, выставляемых в адрес возможных контрагентов, а также условий, определяющих правила приобретения товаров, работ и услуг.
  2. Подготовка соответствующей закупочной документации и размещение её на электронном портале Единой информационной системы. Тут же устанавливаются условия, сроки проведения и иные моменты, важные для потенциального поставщика. Дополнительно контрагент может запросить разъяснения, которые должны быть предоставлены в письменной форме. Изменения могут быть произведены на этой стадии и сразу же внесены в ЕИС
  3. Приём заявок и их проверка на соответствие поставленным условиям. В ч. 6 ст. 3 ФЗ-223 установлена обязанность проверки заявок исключительно в рамках внутреннего положения о закупках. 
  4. Выбор победителя. В случае, если у заказчика будет две заявки с совершенно идентичными параметрами, выигрывает та, которая пришла раньше.
  5. Опубликование официального итогового протокола с выявлением победителя в ЕИС.
  6. Заключение договора или контракта с поставщиком.

Сроки запроса предложений по №223-ФЗ

В ФЗ-223 регламентирован и этот важный момент. Вся процедура именно запроса должна занять не более 20 дней — от момента определения требования до стадии подписания контракта с победителем. А вот временных сроков на подачу предложений кандидатами не существует. Как правило, от момента публикации предложения заказчиком в ЕИС проходит 5-10 рабочих дней, на подписание договора с победителем также редко уходит больше недели. В подавляющем большинстве случаев 20 дней хватает на процедуру без необходимости продления.

Извещение 

Извещение о запросе предложений обязательно включает в себя наименование услуг или товаров, контактные и официальные данные заказчика и поставщика, а также сумму, оплачиваемую заказчиком. Извещение подписывается представителем заказчика, имеющим право на подпись и заверяется гербовой печатью организации.

Документация 

Обязательно должны быть в наличии следующие документы, разработанные заказчиком и следующие нормам законодательства — извещение с планами проведения закупок, документация, подробно рассказывающая об предмете потенциального договора, а также проект будущего контракта.

Контрагенты со своей стороны предоставляют:

  • анкета кандидата-заявителя (реквизиты и иные данные об организации);
  • копия устава организации;
  • выписка из реестра, подтверждающего статус юридического лица или ИП;
  • решение о том, что одобряется сделка на определенную сумму;
  • официальная доверенность, позволяющая представителю исполнителя подписывать документы и принимать решения;
  • сведения о функциональных или иных особенностях предлагаемых закупок;
  • документальное подтверждение внесенного задатка (в случаях, когда такой необходим).

Процедура отмены запроса 

На законном основании, вплоть до момента официального выбора победителя, заказчик может свободно и без каких-либо санкций отменить запрос на сбор предложений от исполнителей. Важно лишь сразу поместить актуальную информацию в ЕИС и скорректировать план, уточнив сведения по этой закупке. Помимо заказчика, отменить процедуру может ФАС в случаях, когда есть признаки недобросовестной сделки.

Таким образом можно вкратце подытожить — рассмотренный вариант организации закупок является оптимальным для компаний, которые желают быстро приобрести товары, работы или услуги, но при этом понимают, что сделка может по ряду причин сорваться.