Запрос предложений

Запрос предложений является одним из самых популярных способов для проведения компанией закупок, его правила и особенности определены в ФЗ-44 из ФЗ-223. Основная положительная особенность этого способа состоит в его открытости и неограниченности в плане количества потенциальных участников. Суть запроса состоит в трезвой оценке всех поступающих предложений по различным факторам, среди которых выделяется соответствие требованиям заказчика, а также финансовая привлекательность предложения от участника.

Программа Корпос: управление закупками для 1С позволяет автоматизировать документооборот заказчика. Втроенный набор шаблонов и процессов значительно упростит работу по подготовке документации и сокритит количество ошибок.

Разница между запросом предложений и коммерческим предложением

Практика показывает, что многие заказчики путают эти способы друг с другом из-за их схожести в ряде моментов. Поиск коммерческих предложений помогает заказчику мониторить рынок в поиске максимальной выгоды, а также в определении начальной цены, с которой могут стартовать предложения от участников торгов. Правила запроса предложений, сформулированные в ФЗ-223, не дают права заказчику в одностороннем порядке увеличивать цену, заявленную на начальном этапе запроса.

Для определения максимальной суммы заказчики используют различные способы. Чаще всего стороны, участвующие в сделках такого рода, пользуются методикой сопоставления актуальных рыночных цен на момент времени, когда начинается запрос предложений. Суть простая — из нескольких коммерческих предложений от разных поставщиков уточняются цены и перечень услуг. При наличии полностью одинакового предложения, но разной цены, формируется среднее арифметическое, которое и становится ценой, актуальной на момент запроса услуги.

Ответственность в случае недобросовестной подачи предложения по факту запроса

Основные положения запроса определяются и регламентируются требованиями ФЗ-223. В процессе, когда со стороны заказчика оформляется запрос предложений, каждая компания, подающая заявку и устанавливающая в ней цену, в перспективе, в случае, когда предложение с её стороны будет признано максимально выгодным среди всех остальных, может быть выбрана заказчиком для последующего заключения контракта. При этом, если он на каком-либо этапе откажется от своего предложения, будет уклоняться от его заключения на официальном уровне или попытается в одностороннем порядке изменить его условия, то будет внесён в специальный реестр недобросовестных поставщиков товаров или услуг, выбраться из которого после этого крайне сложно.

Нахождение в составе этого реестра часто негативно влияет на работу компании и желание заказчиков заключать с ней контракты. Ведь перед подписанием документов и на всех стадиях заключения контракта контрагенты изучаются крайне внимательно и со всех возможных сторон.

Законы, определяющие наличие запроса предложений в арсенале заказчика

Основным актом нормативного характера, который регулирует как сам процесс запроса предложений, так и моменты, связанные с организацией всего процесса официальных закупок услуг или товаров у поставщиков, является ФЗ-223 от 18.07.2011 года. Любой заказчик должен, руководствуясь положениям этого федерального закона, разработать актуальное для своего рода деятельности и специфика работы "Положение о закупках".

В соответствии с требованиями 223 ФЗ заказчик в этом нормативном документе обязан прописать все процедуры, применяемые им в процессах, связанных с поиском и выбором поставщиков товаров и услуг, а также условия, которые используются при выборе запроса от поставщика по сделанным заказчиком предложениям. Законодательно установлены следующие варианты — аукционы, конкурсы или запрос предложений на оказание услуг или продажу товаров.

Последний из способов не является при этом основным. У заказчика есть право на сравнение цен, предлагаемых различными компаниями и сервисами, установленное в законе. В плане проведения официальных закупок обязательно должны быть зафиксированы все методы, используемые в качестве способов определения и выбора поставщика. Такой план, составляемый заказчиком, должен в полной мере соответствовать требования ФЗ-223 и иных нормативных актов, действующих в этой сфере — к примеру, Постановления Правительства РФ № 908, регулирующего правила и порядок размещения сведений о закупках в ЕИС.

Преимущества способа выбора поставщика путём сбора предложений

Открытая или закрытая формы запроса у поставщиков предложений является выгодным для заказчика вариантом. Вот причины, которые обуславливают выбор именно этого способа:

  1. От торгов он отличается тем, что не регулируется нормами и положениями ГК РФ, а конкретно ст. 447-449. Поэтому нет обязанности в подписании договора на поставку с тем поставщиком, который стал победителем благодаря предложенным им выгодным для заказчика условиям.
  1. В Положении о закупках заказчик может устанавливать собственный регламент проведения процедуры закупок.
  1. Заказчик может на официальной основе отказаться от закупок в любой момент. При этом он не должен выплачивать никакую компенсацию в адрес участников.
  1. Период подачи заявок в письменной форме также определяется единолично заказчиком — это позволяет быстро выбрать нужного поставщика и не затягивать процесс подписания контракта.

Проведение запроса предложений

В случае участия в тендере на торговой площадке в сети важно, чтобы на ней было размещено актуальное Положение о закупках от заказчика. В этом документе указываются требования к услугам или товарам, которые приобретаются, а также алгоритм ознакомления с предложениями, поступающими от поставщиков.

Положение обязательно должно включать в себя следующие пункты: форма составления поставщиками предложений и формат подаваемых заявок, требования к ним, порядок отказа заказчика от закупок, необходимость и сумма обеспечения подаваемой заявки, критерии выбора победителя при наличии нескольких участников, последствия, по которым закупка может быть определена не состоявшейся на официальной основе, сроки выбора победителя и подписания с ним контракта, а также иные моменты, могущие быть полезными при подаче заявок и выборе поставщика из нескольких кандидатов.

Заказчик обязательно должен учитывать не только требования специализированных законов и нормативных актов, но и не забывать про антимонопольное законодательство.

Когда заказчик выбирает запрос предложений в качестве способа определения поставщика, он самостоятельно выставляет требования и критерии для участников, которые могут подавать заявки. Чаще всего критерии не определяются только требованиями финансового характера.

Одно из основных требований к этому процессу — строгое соблюдение установленных законом сроков, выделяемых на запрос предложений и выбор поставщика. Есть всего 20 календарных дней на размещение информации о начале выбора поставщика методом запроса предложений до подписания контракта с победителем.

Запрос предложений чаще всего проводится в случаях, когда рамки цены не превышают 10 млн ₽. Также немалым успехом этот вариант выбора поставщика пользуется среди заказчиков, которые ценят его за возможность избегания санкцией по причине отказа от проведения торгов на любом этапе. Такой выбор способа мероприятия по закупке услуг или товаров должен чётко соблюдать все требования ФАС, которые рекомендуют в первую очередь закупать так товары для неотложных или срочных целей, а также при небольшой установленной заказчиком цене контракта.

Разновидности запроса предложений

223 ФЗ не ограничивает число участников, которые могут предложить заказчику свои кандидатуры при проведении этой процедуры. В таких случаях процесс запроса предложений является открытым и доступен любой компании. Принять участие в открытом типе запроса предложений могут все организации, ИП и даже физические лица, соответствующие установленным заказчиком требованиям. Здесь могут быть включены следующие моменты:

  • лицензия на определённый род деятельности, если это требуется при конкретном виде работ или нужно заказчику для его целей;
  • участник не должен быть в процессе официального банкротства по решению арбитражного суда;
  • поставщик не приостановил свою работу по требованиям КоАП или иных нормативных актов;
  • компания, предлагающая товары или услуги, не входит в реестр недобросовестных поставщиков.

В закрытых запросах предложений примут участие только поставщики, прошедшие предварительно организованную квалификацию, позволяющую убедиться в их соответствии установленным заказчиком требованиям. Чаще всего такой вариант применяется тогда, когда нужно приобрести крайне сложные в техническом аспекте или уникальные по иным параметрам товары либо услуги. ФЗ-503 предусматривает отмену письменных вариантов, поэтому в скором времени все запросы предложений будут проводиться исключительно на специализированных электронных площадках. При этом перечень торговых электронных площадок здесь не ограничивается.

Порядок и этапы осуществления запроса предложений

Важно знать, что напрямую в 223 ФЗ этапы и стадии процесса запроса предложений не прописаны. Условия и правила финального заключения и подписания договора определяются самим заказчиком — это обстоятельство указано в ч. 3 ст. 3 указанного закона.

Есть несколько основных этапов, которые позволят провести процедуру быстро и качественно:

  1. Разработка требований, выставляемых в адрес возможных поставщиков, а также условий, определяющих правила приобретения услуг и товаров.
  2. Подготовка соответствующей закупочной документации и размещение её на электронном портале ЕИС. Тут же устанавливаются требования, сроки проведения запроса и иные моменты, важные для потенциального поставщика. Дополнительно поставщик может запросить разъяснения, которые заказчик предоставляет ему в письменной форме. Изменения в требованиях могут быть произведены на этой стадии и сразу же внесены в ЕИС
  3. Приём заявок и их проверка на соответствие выставленным требованиям. В ч. 6 ст. 3 ФЗ-223 установлена обязанность проверки заявок исключительно в рамках требований, которые установлены заказчиком в Положении.
  4. Выбор победителя. В случае, если у заказчика будет 2 заявки с совершенно идентичными параметрами, победителем будет объявлена та, которая пришла раньше.
  5. Опубликование официального итогового протокола с выявлением победителя в ЕИС.
  6. Заключение официального контракта с поставщиком.

Запрос предложений 223 ФЗ: сроки

В ФЗ-223 регламентирован и этот важный момент. Вся процедура именно запроса должна занять не более 20 дней — от момента определения требования до стадии подписания контракта с победителем. А вот временных сроков на подачу предложений кандидатами не существует. Как правило, от момента публикации предложения заказчиком в ЕИС проходит 5-10 рабочих дней, на подписание договора с победителем также редко уходит больше недели. В подавляющем большинстве случаев 20 дней хватает на процедуру без необходимости продления.

Извещение о запросе предложений

Извещение о запросе предложений обязательно включает в себя наименование услуг или товаров, контактные и официальные данные заказчика и поставщика, а также сумму, оплачиваемую заказчиком. Извещение подписывается представителем заказчика, имеющим право на подпись и заверяется гербовой печатью организации.

Документация запроса предложений

Обязательно должны быть в наличии следующие документы, разработанные заказчиком и следующие нормам законодательства — извещение с планами проведения закупок, документация, подробно рассказывающая об предмете потенциального договора, а также проект будущего контракта.

Контрагенты со своей стороны предоставляют:

  • анкета кандидата-заявителя (реквизиты и иные данные об организации);
  • копия Устава организации;
  • выписка из реестра, подтверждающего статус юридического лица или ИП;
  • решение о том, что одобряется сделка на сумму, установленную заказчиком;
  • официальная доверенность, позволяющая представителю исполнителя подписывать документы и принимать решения;
  • сведения о функциональных или иных особенностях предлагаемых товаров и услуг, подтверждающие их соответствие требования заказчика;
  • документальное подтверждение внесённого задатка (в случаях, когда такой необходим).

Основания, позволяющие заказчику отменить запрос предложений

На законном основании, вплоть до момента официального выбора победителя, заказчик может свободно и без каких-либо санкций отменить запрос на сбор предложений от исполнителей. Важно лишь сразу поместить актуальную информацию в ЕИС и скорректировать план, уточнив сведения по этой закупке. Помимо заказчика, отменить процедуру может ФАС в случаях, когда есть признаки недобросовестной сделки.

Таким образом можно вкратце подытожить — запрос предложений является вариантом, оптимальным для компаний, которые желают быстро приобрести услугу или товар, но при этом понимают, что сделка может по ряду причин сорваться.