Формы документов

Как и прежде, основным нормативом по 223-ФЗ считается Положение о закупке. Именно оно регулирует особенности поведения заказчика при организации закупочного процесса в компании. Поэтому последние обязуются сформулировать и прописать в рассматриваемом документе все условия, по которым закупают товары.

Так, рассматриваемый документ должен вмещать в себя такие сведения:

• механизм подготовки и непосредственно осуществления закупки;
• типы и способы проводимых торгов, а также условия их реализации;
• перечень необходимых документов, требования к их составлению;
• критерии, по которым производится оценивание предложений участников;
• механизм и особенности подписания договора, а также его исполнения участниками;
• правила, касающиеся обеспечения закупки.

Ниже представлен образец составления рассматриваемого положения.

Руководящие органы заказчиков закупки согласовывают и утверждают Положение, о чем создается специальный приказ. После этого документ публикуют в ЕИС.

Предлагаем ознакомиться с образцом приказа.

План и план-график закупки устанавливают правила, которые описывает объект торгов. С примером оформления такого документа можно ознакомится ниже.

По нормативу 44-ФЗ форма плана закупки включает в себя следующую информацию:

• идентификационный код закупки;
• основную цель, ради которой организовывают закупку;
• название объекта закупки;
• количество финансовых ресурсов, выделенных для проведения закупки;
• сроки проведения плановых торгов;
• обоснование закупки;
• данные об отдельных особенностях закупки.

Для участия в торгах рассматриваемый выше план необходимо утвердить, на что выделяется 10 дней после его формирования. После этого на протяжении 3-х дней его нужно разместить в ЕИС. Ознакомиться с формой плана закупок можно ниже.

В перечне необходимых документов для торгов выделяют положение о комиссии по закупке товаров, работ, услуг. Упомянутый орган создается для определения поставщиков. Это правило не распространяется на случаи, когда товарами закупаются у единственного поставщика.

Решение о создании комиссии принимается до начала проведения торгов. Определяется ее состав, а также особенности ее работы, что закрепляется в специальном положении. Как правило, в состав рассматриваемого органа включают лиц, имеющих профессиональную переподготовку либо которые прошли курсы повышение квалификации в сфере закупок, а также должностных лиц, обладающих специальными знаниями касаемо закупаемого объекта.

Ниже представлен образец, как правильно оформить положение о комиссии по закупке товаров, работ, услуг.

Это документ, с помощью которого закрепляют решение закупочной комиссии, принятое по итогу проведения торгов. Данный документ заказчик обязан сформировать сразу же после окончания закупочной процедуры, после чего его нужно опубликовать в ЕИС.

Протокол считается своего рода составляющей частью подведения итогов закупки, проведенной согласно положением норматива 223-ФЗ. Следует отметить, что формировать такой документ необходимо для каждого способа закупки. Делать это можно как в электронном, так и в бумажном виде.

Более детально ознакомиться с протоколом можно ниже.

Извещение подобного типа следует разместить в открытом доступе не позднее недели до окончания закупки товаров, необходимых заказчику, т.е. непосредственно процедуры торгов. Важно учитывать, что, если стоимость контракта не превышает 250 тыс. руб., этот срок может быть сокращен до 4-х рабочих дней.

В отличие от аукционной и конкурсной, рассматриваемый тип материалов предусматривает отображение сразу всей информации:

• способ реализации закупки;
• сведения о заказчике;
• форму котировочной заявки;
• предмет контракта с обозначением количества товара, который будет поставляться, либо объема предоставляемых услуг или работ, предстоящих к выполнению;
• требование предоставлять либо не предоставлять гарантию;
• место и сроки реализации контракта;
• механизм и сроки подачи заявок;
• механизм непосредственно осуществления закупки;
• сведения о наличии права отказаться от исполнения договора по инициативе одной из сторон;
• требование об отсутствии поставщика в РНП;
• прочие данные, определенные положением о закупке.

Вместе с извещением обычно публикуют и проект будущего договора, чтобы все потенциальные участники могли с ним ознакомиться.

Ниже представляем вашему вниманию образец составления такого документа.

Среди документов, предъявляемых участниками, выделяют извещение о проведении открытого конкурса. В целом, извещение должно содержать в себе ряд сведений:

• адрес торговой площадки;
• сроки, на протяжении которых принимаются заявки;
• дата, когда назначены торги;
• меру обеспечения заявок и договора;
• требования к участникам торгов и какие документы необходимо им предоставить;
• ведомости о приобретаемых товарах и условия договора.

Ознакомиться с примером составления извещения о проведении открытого конкурса.

По Закону 44-ФЗ участниками закупки рассматриваемые материалы публикуются в ЕИС и подразумевают наличие таких данных:

• объект торгов, условия, прописанные в договоре, обоснованную НМЦК;
• инструкцию, как правильно документацию заполнять;
• каким образом отзывают и оценивают заявки, а также, как можно получить разъяснения;
• размеры обеспечения заявки и контракта;
• контактные данные заказчика;
• сроки подписания договора.

Как правило, образцы такой документации можно запросить непосредственно у заказчика. Если у участников по этому поводу возникают какие-то вопросы, можно обратиться за разъяснениями к организаторам закупки.

Мы предлагаем вам ознакомиться с образцами подобного рода документов, чтобы иметь представление, о чем идет речь.

Материалы, содержащие заявки участников вскрываются публично конкурсной комиссией во время и в месте, изначально прописанные в извещении. По факту происходящего ведется соответствующий протокол. Он подписывается всеми членами комиссии.

На следующий день заказчик размещает протокол на своем официальном сайте.

Ознакомиться с формой ведения такого документа можно ниже.

Конкурсная комиссия оценивает и сопоставляет заявки участников в срок, не превышающий 10 дней. Критериями оценки могут послужить следующие ведомости:

• какие функциональные и качественные характеристики имеет товар;
• расходы, которых требует использование продукции;
• издержки на техническое обслуживание предмета закупки;
• строки поставки продукции, выполнения работ или предоставления услуг;
• сроки, на протяжении которых участниками закупки должна быть предоставлена гарантия качества продукции;
• объем, в котором предоставляются вышеупомянутые гарантии;
• стоимость будущего договора;
• иные факторы, согласно нормативам.

По итогам проделанной работы конкурсная комиссия составляет отдельный документ — протокол оценки и сопоставления заявок. В нем отображаются:

• дата, время и место проведения оценки заявок;
• список всех участников закупки;
• заявки на участие, подлежащие рассмотрению;
• условия реализации договора, прописанные в самих заявках;
• критерии оценки;
• согласованное и утвержденное на основании рассмотрения поданных заявок решение;
• наименования и контактные данные участников закупки, которые по итогам получили первый и второй номер.

Протокол оценки и сопоставления заявок публикуется на официальном сайте заказчика и размещается в официальном печатном издании не позднее 5-ти дней после его подписания.

Далее представляем образец такого протокола для ознакомления.

После публикации протокола оценки и сопоставления заявок необходимо составить протокол рассмотрения заявок на участие в открытом конкурсе. В нем указывают:

• информацию об участниках торгов;
• решение о допуске или не допуске участника к конкурсу, в последнем случае отказ должен быть мотивированным и подкрепленным законодательными нормами;
• мнение каждого члена комиссии о допуске либо недопуске участников.

Как и все протоколы, данный документ публикуют на сайте заказчика. Участникам, которые по тем или иным причинам не допущены к участию в конкурсе, рассылаются соответствующие уведомления.

Предлагаем далее ознакомиться с примером, как правильно вести такой протокол.

Извещение подобного рода вмещает в себя:

• адрес электронной площадки, на которой будут проводиться торги;
• временные рамки, на протяжении которых участники могут подать заявку и как быстро она будет рассмотрена;
• дату торгов;
• размер обеспечения заявок и самого контракта;
• выдвигаемые к участникам требования;
• перечень требуемых материалов;
• сведения об объекте закупки;
• основные условия договора.

Изучить образец извещения можно ниже.

Конкурентные закупки, в которых принимают участие представители малого и среднего предпринимательства, осуществляются исключительно в электронной форме. Поэтому и вся документация, соответственно, тоже должна быть электронной.

Такая документация состоит из нескольких разделов и содержит такие сведения:

• общую информацию о предстоящих торгах;
• порядок и условия проведения открытого конкурса;
• информационную карточку с конкретными условиями проведения торгов;
• критерии и механизм оценки и сопоставления заявок;
• образцы различных материалов, которые участники могут заполнить.

Предлагаем ознакомиться с такими далее.

Протоколы согласно ФЗ составляются на каждом этапе закупочного процесса. Нормативами определен ряд требований к содержанию протокола:

• дата подписания материалов;
• количество представленных заявок, число и время, когда их зарегистрировали;
• итоги рассмотрения поданных материалов;
• указание количества отклоненных заявок с установлением мотивированных причин;
• результаты проведенной оценки;
• причины признания конкурентной закупки несостоявшейся, если такое имело место;
• иные сведения, которые необходимо указывать согласно положению о закупке, когда речь заходить про конкретный товар.

Благодаря программе «Корпос: управление закупками» вы с легкостью можете автоматизировать все закупочные процессы своей организации. А при составлении той или иной документации помогут представленные выше образцы документов.