Электронный аукцион

По данным на 2019 год более 65% всех закупок в России проводятся в электронной форме. Одним из самых распространённых являются электронные аукционы (ЭА). Частные компании и госпредприятия организуют их как на собственных сайтах, так и на специальных торговых площадках. Законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ в некоторых случаях обязывают заказчиков определять поставщиков именно таким образом. Зачастую нюансы правоприменения в этой области вызывают вопросы. В этом материале мы разберем актуальную информацию об организации ЭА и участию в них.

Особенности организации аукциона в электронной форме

Интересы участников торгов и заказчиков объединяет цифровая площадка. Перечень операторов, обеспечивающих  проведение тендеров, определен распоряжении Правительства РФ № 1447-Р (от 12.07.18). Отдельная площадка функционирует в рамках гособоронзаказа.

Заказчик может проводить закупки практически для всех товаров и услуг, если в законодательстве нет прямого указания на то, что для конкретного предмета сделки регламентирована иная процедура. Если продукция входит в специальный аукционный список, то заказчик обязан организовать электронный тендер. Списком товаров, работ или услуг регламентируется распоряжением Правительства РФ № 471-Р (от 21.03.16). В частности, к ним относятся: сельхозпродукция, одежда, бумага, лекарства и компьютеры. Полный перечень включает в себя более полусотни классов ОКПД2.

Однако из этого правила есть исключения. Например закон предусматривает, что необязательно организовывать ЭА в случае если необходимо провести строительные работы на опасных или технически сложных объектах, а также в случае необходимости приобретения продуктов для школ и детских садов. В этих условиях можно проводить конкурсы с ограниченным участием.

При организации тендеров на уровне региональных властей действует дополнительный аукционный перечень. Если номинальная цена составляет не больше полумиллиона рублей, то обязанностью заказчика является запрос котировок даже при условии, что предмет сделки включен в региональный или федеральный перечень.

Определение электронного аукциона

Аукционом в электронной форме именуются торги с условиями которого может ознакомиться неограниченный перечень лиц. Сведения о подготовке к нему выкладываются в Единую информационную систему (ЕИС), где публикуются извещение о его проведении и конкурсная документация. Условия проведения дистанционных тендеров (ч.1 ст.59 № 44-ФЗ) оговариваются основными и дополнительными требованиями к претендентам. В соответствии с ч.18 ст.3.2 № 223-ФЗ под электронным аукционом понимаются открытые торги, побеждает в которых участник, соответствующий закупочным требованиям и предложивший наименьшую стоимость товаров, работ или услуг.

Простыми словами электронный аукцион — это инструмент для поддержки процессов покупки и продажи на предприятии. Электронный аукцион также позволяет получить выгодные условия сделки. Этот процесс завершает и ускоряет традиционные коммерческие переговоры. Здесь используется явление «здоровой» конкуренции, а также прозрачный процесс выбора поставщиков.

Закон о государственных закупках вводит электронные торги как независимый способ присуждения контрактов на отдельные поставки и услуги. Электронный аукцион используется в качестве заключительного этапа некоторых классических процедур закупок. В обоих случаях используется механизм электронного сопоставления предложений – различия заключаются в основном в процедурах приема.

Электронный аукцион, являющийся последним этапом неограниченной, ограниченной или договорной процедуры с рекламой, позволяет делать ставки более чем по 1 критерию оценки предложения (например, цена, гарантийный срок, срок поставки, скорость обслуживания, время выполнения работ, скорость доставки).

Электронный закупочный аукцион может быть нескольких видов.

1. Английский. Это тип аукциона, на котором участники делают ставки открыто, соревнуясь друг с другом за самую низкую цену. Продавец может объявить стартовую цену, которую участники торгов систематически превышают. Аукцион закрывается, когда ни один из участников торгов не подает другую, лучшую ставку. Побеждает участник, представивший наименьшую, а для организатора аукциона наиболее выгодную ставку.
2. Многопараметрический. Это тип аукциона, на котором проверяется не только цена, но и привлекательность поданных заявок на основе как минимум двух дополнительных критериев, например, даты завершения, срока действия гарантии и т. д. Каждому параметру присваивается определенный вес баллов (определяется организатором). Лучшее предложение выбирается на основе общего количества баллов.
3. Японский. Японский аукцион — это особый тип аукциона, который может состояться даже при участии хотя бы одного участника торгов. Подача предложений заключается в принятии ценности, предложенной системой. Стоимость аукциона систематически уменьшается на определенный период времени. Претенденты, желающие принять участие в аукционе, принимают следующие приращения ставок, предложенные системой. Неподтверждение текущей стоимости исключает претендента из аукциона. Выигрывает участник торгов, который подтвердит цену, предложенную системой как последнюю.

Какой бы тип аукциона не был выбран, с точки зрения участников, электронные торги позволяют сэкономить время, автоматизировать процессы формирования и подачи предложений, а также сократить расходы на подачу предложений.

Преимущества для заказчиков

Благодаря своим особенностям электронный аукцион по 44-ФЗ может оказаться для заказчика наиболее выгодным методом торгов и имеет сразу несколько преимуществ

Прямое снижение затрат на покупку

Максимально используя фактор конкуренции между поставщиками, у заказчика есть возможность приобретать материалы и услуги по более низким ценам. В случае электронных аукционов по 44-ФЗ удается сэкономить в среднем 15-30% от цены покупки по сравнению с традиционными формами переговоров, благодаря чему удастся потратить сэкономленные средства на развитие своей компании. Также стоит отметить, что с помощью электронных аукционов можно быстро определить реальный уровень рыночных цен.

Лучшее качество по хорошей цене

Индивидуальные переговоры с поставщиками не всегда дают возможность получить лучшую цену. Если у заказчика уже есть список поставщиков, отвечающих ожиданиям, стоит организовать электронный аукцион по 44-ФЗ, благодаря которому удастся купить качественный товар по очень низкой цене.

Неограниченное количество участников торгов

Отсутствие географических барьеров при подаче предложений позволяет получать зачастую более выгодные предложения, а также приобретать новых поставщиков из других регионов.

Прозрачность рынка

Используя электронные аукционы по 44-ФЗ, можно легко сравнивать предложения, представленные поставщиками. Отслеживая значения цен на рынке, заказчик облегчает себе выбор лучших предложений. Основным преимуществом аукциона является возможность участия в так называемой «здоровой» конкуренции, которая помогает всем участникам понять истинные рыночные ценности и определить области, в которых они нуждаются в улучшении.

Экономия времени

До сих пор, чтобы приобрести продукт или услугу, заказчику приходилось отправлять письменные или электронные запросы и вести долгие телефонные переговоры, чтобы получить хорошее ценовое предложение. Этот процесс достаточно громоздкий и, главное, требует много времени. Используя электронный инструмент закупок, заказчик облегчает поиск и выбор подходящих поставщиков, согласование цен и условий поставки товаров и услуг.

Уменьшить количество ошибок

Аукционы по 44-ФЗ — это способ активного управления рисками. Заказчик может быть уверен в том, что покупает качественный продукт, отвечающий всем требованиям. Точное указание параметров и спецификаций заказываемого товара позволит участникам уточнить и стандартизировать свое предложение.

Доступ к новым источникам поставок

Платформы онлайн-аукционов имеют очень богатую базу проверенных поставщиков, которые активно участвуют в аукционах и тендерных процедурах. Заказчик может установить новые деловые контакты и, таким образом, получить доступ к новым источникам поставок.

Возможность согласования факторов помимо цены

Благодаря онлайн-аукциону заказчик может оговаривать, помимо цены, и другие параметры, такие как: условия поставки, качество, срок гарантии, условия оплаты.

Преимущества для поставщиков

Исполнители, подрядчики и поставщики благодаря аукционам также получают свои выгоды.

Справедливая и прозрачная процедура переговоров

Электронные аукционы являются уникальным и эффективным инструментом борьбы с коррупцией. При участии в аукционах по 44-ФЗ все участники торгов имеют равные шансы, поскольку каждая заявка оценивается справедливо по критериям, установленным заказчиком.

Доступ к крупным компаниям

С помощью платформы электронных торгов поставщик может установить совершенно новые деловые контакты. Принимая активное участие в электронных аукционах, он имеет постоянный доступ к компаниям, которые могут приобрести предложенные товары или услуги.

Возможность распоряжаться материальными запасами

Участвуя в онлайн-аукционе, поставщик может легко и быстро продать материалы, оставшиеся на складе, сократив тем самым нежелательные затраты на хранение продукции.

Возможность подачи встречного предложения

Участвуя в традиционных опросах, поставщики часто не получают отзывов о привлекательности предложения. Ожидание ответа заказчика часто занимает слишком много времени и не дает ожидаемой информации. Участвуя в онлайн-аукционах по 44-ФЗ, поставщик может отслеживать последующие судебные разбирательства, представленные конкурентами. У поставщиков всегда есть возможность подать встречное предложение.

Экономия времени и больше шансов на победу

Подавая оферту в электронной процедуре, поставщик получает дополнительное время для анализа предмета договора.Он может потратить сэкономленное время на анализ и подготовку к следующему электронному аукциону. Кроме того, есть возможность участвовать в нескольких электронных аукционах одновременно, благодаря чему увеличиваются шансы на победу в процедуре.

Правила проведения ЭА 

Перед проведением аукциона, соответствующее уведомление и сопутствующие документы публикуются на портале оператора. В перечень входит восемь федеральных порталов, а также один сайт, на котором проводят закрытые тендеры для выполнения оборонного заказа государства.

Через цифровые площадки осуществляется приобретение товаров, услуг и работ для удовлетворения нужд государственных и местных органов власти, а также естественных монополий. Для того чтобы принять участие в ЭА потенциальные исполнители должны иметь цифровую подпись, зарегистрироваться на сайте и пройти верификацию.

Дистанционные тендеры нужны в таких ситуациях:

• При планировании закупок товаров, услуг и работ из списка, оформленного в виде распоряжения Правительства РФ №471-Р (от 21.03.16), где для каждого типа поставок предусматривается код в соответствии с классификацией ОКПД2;
• При планировании сделок, суть которых исходит из регионального аукционного списка на основе ч.2 ст. 59 № 44-ФЗ.

Алгоритм организации ЭА

Условием участия в ЭА является наличие у потенциального исполнителя контракта квалифицированной цифровой подписи, пройденной аккредитации и регистрации на сайте оператора цифрового ресурса.

Заказчик должен выполнить следующие действия:

1. Создать конкурсную комиссию и определить порядок ее работы на основе специального положения;
2. Оформить все необходимые документы: информационную карту и общие положения об организации закупки, форму и пошаговую инструкцию по ее заполнению;
3. Разместить соответствующие сведения на цифровой площадке;
4. Рассмотреть предложения потенциальных исполнителей;
5. Выбрать победителя и оформить протокол по итогам анализа предложений;
6. Заключить контракт с участником после его проверки на предмет инструментов обеспечения.

Для претендентов на победу алгоритм выглядит следующим образом:

1. Получить цифровую подпись, зарегистрироваться и верифицироваться на торговой площадке;
2. Открыть счет, средства на котором будут использоваться как способ обеспечения;
3. Найти аукцион и изучить документацию к нему;
4. Предоставить банковскую гарантию;
5. Подготовить и направить предложение по инструкции заказчика;
6. Принять участие в торгах и подписать договор в случае победы.

Сроки организации ЭА 

Сроки организации ЭА и каждого из его шагов регламентируются № 44-ФЗ.

Извещение о готовящихся тендерах должно быть размещено на портале за 7-15 дней.

На направление первой части заявки отводиться как минимум 1-3 рабочих дня. На следующий день после завершения их приема они анализируются.

При сумме сделки до 300 млн. руб. минимальный срок на закупки составляет 19 дней. В случае превышения этой суммы, на организацию тендеров отводится как минимум 26 дней. На подписание контракта с исполнителем отводится пять дней с момента получения текста договора у заказчика.

Заявка на проведение ЭА

Потенциальный исполнитель контракта после анализа опубликованных документов должен заполнить и отправить предложение об участии в определенный временной промежуток. Правила оформления документа регламентируется специальной инструкцией.

При необходимости дополнительных разъяснений относительно тендерных правил, претендент на победу должен обратиться к заказчику как минимум за три дня до завершения сбора заявок.

Размещение ЭА на ЕИС

До начала ЭА необходимо заранее разместить сведения о нем в Единой информационной системе:

• Извещение с указанием сведений, регламентированных федеральными законами.
• Необходимый набор документов с указанием объекта закупки, норм заполнения, состава заявки и т. д.;
• Перечень требований к претендентам.

Извещение об электронном аукционе

На основании ст. 42 № 44-ФЗ заказчик готовит извещение о запланированном ЭА. В нем указываются базовые сведения:

• Краткие условия сделки и сведения о заказчике;
• Код закупки и ограничения, установленные на подключение к конкурсу;
• Сроки и канал, утвержденный для подачи документов;
• Сведения о размере и варианте обеспечения;
• Способ выбора поставщика и сведения о дате проведения тендера;
• Перечень требований для потенциальных победителей.

Начальная (максимальная) цена договора

Сведения по стартовой максимальной цене сделки приводятся в извещении о предстоящем конкурсе и документах к нему. Под стартовой стоимостью контракта или договора принято понимать максимальную величину цены сделки при условии, что она будет разыграна конкурентным способом.

Выше максимальной цифры стоимость контракта (договора) не может быть поднята, зато может быть снижена, поскольку победителем считается участник, который соответствует выставленным условиям, и при этом заявил наименьшую цену.

Подача заявок на участие в ЭА

Компания, заинтересованная в участии в торгах должна в определенный срок подать заявку, вместе с регламентированным набором дополнительных документов, необходимых для ее рассмотрения.  Сделать это нужно в период от начала размещения извещения до даты окончания сбора заявок. Направляются они в виде двух частей через организатора. После их получения оператор назначает пакету документов уникальный номер. При этом у претендентов есть право отзыва до истечения определенного срока.

Заявка участника 

Потенциальный исполнитель договора или контракта, заинтересованный в участии в торгах, должен заполнить специальную форму. Заявка участника электронного аукциона делится на две части в соответствии с ч. 2 ст. 66 № 44-ФЗ. В первой части необходимо выразить согласие на участие в тендере и описать характеристики товаров, работ или услуг.

Во второй части указываются наименование компании-поставщика, контактная информация, приводятся подтверждения его соответствия требованиям для участников ЭА. Сюда же включаются копии лицензий и сертификатов, подтверждения принадлежности к субъектам малого или среднего бизнеса и прочие документы на основе ст. 28-29 № 44-ФЗ.

Первая часть включает:

• Согласие на поставку товара, выполнение работ или оказание услуг;
• Показатели качества;
• Указание на фирменное наименование, зарегистрированный товарный знак;
• Ссылка на патенты и сертификаты;
• Страну происхождения.

Прикладывать копии сертификатов качества в состав этого пакета не требуется.

Кого допускают до участия в ЭА?  

Закон №44-ФЗ более строго регламентирует требования к претендентам на участие в закупках в целом и в электронных аукционах в частности, по сравнению с положениями №223-ФЗ. По №44-ФЗ участвовать может практически юридическое лицо. Не могут быть допущены только оффшорные компании. Также могут претендовать на победу и физлица, как индивидуальные предприниматели, так и самозанятые. Но для всех есть ряд условий:

• нужно соблюдать законы РФ в той части, которая относится к лицам поставляющим товары, выполняющим работы или оказывающим услуги.
• юридические лица или индивидуальные предприниматели не должны находится в стадии банкротства
• предприятия-претенденты должны быть действующим, их работа не должна быть приостановлена, например в рамках Кодекса об административных правонарушениях
• не должно быть налоговых или иных задолженностей
• отсутствие судимости за экономические преступления (ст. 289, 290, 291, 291.1 УК РФ;)
• между потенциальным поставщиком и заказчиком не должно быть конфликта интересов

Результаты электронных аукционов

По истечении периода, отведенного на сбор информации о претендентах, к работе приступает  конкурсная комиссия заказчика. Она рассматривает все полученные заявки и приложения к ним. Результаты отбора вне зависимости от того, состоялся он или нет, оформляются в виде протокола. Также поступают, когда победитель уклоняется от заключения договора или контракта.

Информация о подписанном соглашении размещается в Единой информационной системе. С этого момента тендер признается состоявшимся, а победитель получает статус исполнителя.

Как выбирается поставщик

Отбор происходит в процессе анализа соответствия условиям сделки и квалификации потенциальных контрагентов. Занимается этим учрежденная заказчиком экспертная комиссия.

К моменту начала тендеров формируется окончательный список их участников. Поставщик определяется путем получения предложений от всех участников, предложивших стоимость ниже максимальной. Победителем признается тот, кто предложит наименьшую цену.

Сроки рассмотрения заявок 

При условии, что цена контракта составляет меньше 300 тыс. руб. или равна ей, на рассмотрение первой части предложения отводится один рабочий день. В иных случаях этот срок составляет три рабочих дня. На рассмотрение вторых частей отводится три дня с момента публикации протокола результатов аукциона.

Обеспечение заявки в электронном аукционе

В качестве инструмента обеспечения рассматривается:

1. Банковская гарантия;
2. Средства, переведенные на специальный счет оператора.

Требования к объемам обеспечения определяются заказчиком и приводятся в извещении о запланированном конкурсе. Средства со счета или гарантия банка будут использованы как обеспечение электронного аукциона только в том случае, если конкретный участник одержит победу.

Тендерная документация для 

В перечень необходимой документации входят:

1. Регламент и правила оформления заявки на участие;
2. Описание приобретаемого объекта и базовые условия проведения открытых ЭА;
3. Аукционная документация.

В приложениях должна быть приведена информация по условиям сделки и характеристики объекта в соответствии со ст. 33 № 44-ФЗ. Должны быть приведены требования к квалификации потенциального партнера в соответствии с ч. 1, 1.1, 2 и 2.1 ст. 31 № 44-ФЗ.

Протоколы 

Конкурсная комиссия после анализа двух частей заявок оформляет специальный протокол. Также протоколы. Также оформляются протоколы по результатам выбора победителей или в случае признания торгов несостоявшимися. В них должна содержатся следующая информация:

• Адрес цифровой площадки, где проводился ЭА;
• Время начала и завершения аукциона;
• Начальная максимальная цена;
• Минимальные цены, заявленные претендентами, в порядке убывания.

Заключение контракта

Завершающим этапом ЭА является заключение договора или контракта с победителем. Документы на подпись направляется контрагенту посредством Единой информационной системы. Для подписания договора или контракта победитель использует квалифицированную цифровую подпись. После размещения в ЕИС соглашения, подписанного со стороны заказчика, сделка считается завершенной.