Главные принципы SRM-систем

Эффективное управление поставками: главные принципы SRM-систем

В самом общем смысле, SRM (Supplier Relationship Management), или система управления взаимоотношений с поставщиками, представляет собой стратегию эффективного управления закупками. Внедрение SRM оптимизирует бизнес-процессы заказчиков, сокращает затраты на закупку товаров и услуг, а также выстраивает долгосрочные отношения с самыми лучшими поставщиками. Для практической реализации концепции SRM необходимо решения для автоматизации закупок, в этом качестве может выступить программа «Корпос: Управление закупками в 1С».

Для чего используется SRM-система?

SRM-система для бизнеса дает всем — отделам продаж, маркетинга, обслуживания клиентов и любому другому отделу — лучший способ управления взаимоотношениями с клиентами. Программа позволяет хранить данные деловых контактов, документировать возможности продаж, организовывать процессы, структурировать воронку продаж, сообщать об ошибках и общаться внутри команды из одного места. Кроме того, если данные хранятся в облаке, они доступны в режиме реального времени всем, кому они могут понадобиться в данный момент.

Благодаря прозрачности данных и легкому доступу к ним удается легче сотрудничать с поставщиками и повышать эффективность команды. Любой сотрудник компании может в любой момент проверить в SRM-системе, как выглядит достижение целей, кто недавно совершал покупку или кто добился самых высоких результатов продаж. Программное обеспечение поддерживает совместную работу и совместное достижение результатов.

SRM-система для небольшой компании

Потребности малого бизнеса не сильно отличаются от потребностей крупного бизнеса. SRM для небольшой компании не должна сильно отличаться от инструментов для крупных организаций. Такое программное обеспечение, правильно подобранное, безусловно, может способствовать развитию бизнеса независимо от его размера. Решение о внедрении системы в самом начале авантюры с бизнесом может стать фактором, который определит конкурентоспособность компании и облегчит управление растущей компанией в будущем. Созданные процессы и передовой опыт будут масштабируемы по мере развития компании.

При выборе SRM-системы для небольшой и средней компании стоит обратить внимание на его прозрачность и простоту использования, но также убедиться, что выбранное программное обеспечение будет уместно и при росте компании. «Корпос: Управление закупками в 1С» станет отличным решением.

Этапы создания системы SRM

Систему управления взаимоотношений с поставщиками придумали чуть менее сорока лет назад в известной консалтинговой компании McKinsey. Авторство концепции приписывается Питеру Краличу. Главная идея заключалась в пересмотре взаимоотношений с поставщиками в том смысле, что они, по его идее, должны быть более тесными. При этом заказчики должны осознать влияние той или иной необходимой им товарной группы на прибыльность компании. Но не просто так, а в связке с пониманием возможных рисков, связанных, например, со срывом поставок в срок или ненадлежащим качеством товаров.

По мысли Кралича, заказчики должны демонстрировать проактивность в управлении закупками, тщательно анализировать статистику и на основе этой информации принимать стратегические решения. В конечном итоге, такой подход помогает найти наиболее эффективных партнеров, удовлетворяющих бизнес-целям компании. Внедрение SRM в любой компании состоит из трех больших этапов:

• Сегментация поставщиков. Списки партнеров систематизируются в разрезе рентабельности в соотношении с рисками. Выделяются ключевые контрагенты.

• Формулирование стратегии взаимоотношений с поставщиками. Общий принцип — минимизация затрат на управление взаимоотношениями с малозначительными поставщиками, и наоборот усиленное внимание к стратегическим партнерам.
• Автоматизация SRM, позволяющая контролировать и анализировать ключевые показатели. То есть непосредственно выполнение намеченной стратегии, которая должна быть основана на некоторой степени взаимопроникновения бизнес-процессов заказчиков и поставщиков.

Таким образом применение управленческой системы SRM значительно упрощает взаимодействие с партнерами, организует рациональный и легко масштабируемый цикл поставок, оптимизируя трудовые, временные и финансовые затраты.

Преимущества SRM-системы как инструмента управления взаимоотношениями с клиентами

Построение хороших отношений с поставщиками имеет решающее значение. Программное обеспечение SRM позволяет эффективно управлять отношениями с клиентами, партнерами и поставщиками, чтобы качество предоставляемых услуг или продуктов было максимально высоким, а решения соответствовали потребностям.

Благодаря SRM-системе все данные о клиентах доступны в одном месте — удается изучить историю разговоров, статус заказа или проблемы, о которых сообщила служба поддержки клиентов. Это помогает избежать многих недоразумений, формирует профессиональный имидж компании и углубляет отношения с поставщиками и клиентами.

Программное обеспечение также помогает организовать процессы продаж в компании и лучше понять их ход, показывая четкий путь от получения запроса до продавцов. Маркетологи и трейдеры, а также менеджеры могут использовать SRM для мониторинга воронки продаж — более точно прогнозировать результаты и планировать деятельность.

Управление взаимоотношениями с поставщиками — это не только программное обеспечение. В компаниях, которые мыслят глобально и на перспективу, использование SRM-системы является частью стратегии развития бизнеса — помогает привлекать новых клиентов.

Как SRM-система может помочь бизнесу расти

Сегодня онлайн-системы SRM превратились в роль облачных вычислений, благодаря которым владельцы бизнеса, отделы продаж и маркетинга могут быстро получать доступ к информации и иметь знания о клиентах.

А как известно, знания о клиентах это прежде всего:

• преимущество перед конкурентами;
• снижение затрат, связанных с ведением хаотичной деятельности;
• максимизация прибыли.

Инвестиции в программное обеспечение SRM для бизнеса позволяют ускорить достижение целей продаж и могут помочь более эффективно и результативно управлять своей командой. Скорость и гибкость работы являются ключевыми переменными в развитии компании.

Важно отметить, что благодаря SRM-системе управление командой из 5 человек не сильно отличается от управления 50 людьми. Каждый из сотрудников опирается на одну и ту же систему, которая с самого начала задает ему пути деятельности и в некотором роде форсирует их выполнение. Это помогает избежать многих проблем при масштабировании команды, а заодно позаботится об управлении взаимоотношениями с поставщиками и клиентами.

Как внедрить SRM-систему в компанию

Многие ошибочно считают, что внедрение SRM-системы связано с многомесячной работой, большими затратами и полной перестройкой бизнес-процессов в компании. Но если выбрать качественное программное обеспечение, скорее всего, его внедрение не займет много времени и средств, так как инструмент будет готов к использованию. Сотрудники компании смогут использовать SRM, как только будут добавлены их индивидуальные учетные записи.

Миграция данных в инструмент типа SRM также проста: достаточно импортировать данные (например, базу данных клиентов) из файла, который можно предварительно подготовить, например, в Excel или другой офисной программе. Также возможна интеграция с электронными ящиками команды, благодаря чему есть возможность отправлять сообщения с уровня SRM-системы, что значительно облегчает работу.

Почему стоит использовать SRM-систему

Автоматизированная система управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками имеет сразу несколько преимуществ для компании.

Преимущества для отдела продаж

Программа SRM позволяет продавцам улучшить управление взаимоотношениями, лучше понять процесс продаж и автоматизировать многие области своей работы. Продавцы избегают, среди прочего, трудоемкого ввода данных, установки последовательности электронных писем, написания отчетности. Благодаря этому они могут сосредоточиться на самом важном, то есть на продаже.

Менеджеры по продажам всегда имеют доступ к информации о прогрессе отдельных членов команды, текущим результатам продаж и статистике, могут легко формировать отчеты и, самое главное, детальное понимание воронки продаж.

Преимущества для отдела маркетинга

Программное обеспечение SRM предоставляет маркетинговой команде обзор покупательского пути клиента. Благодаря этому маркетологи могут лучше понимать деятельность по продажам, более точно оценивать качество доставленных лидов и более эффективно планировать будущие кампании. Собранные в системе данные дают знания для создания профиля идеального клиента.

Преимущества для команды обслуживания клиентов

Программное обеспечение SRM позволяет службе поддержки клиентов отслеживать разговоры между каналами — иногда клиент сообщает о проблеме по телефону, электронной почте или в режиме реального времени, а затем, например, проходит через чат. Инструмент позволяет добавлять заметки. Когда служба поддержки получает запрос от клиента, она может быстро проверить в своем профиле, сообщал ли клиент ранее о проблемах в другой отдел, что значительно ускоряет процесс решения вопроса.

Все эти преимущества показывают, что SRM-системы являются по-настоящему многофункциональными и широко применяются в разных сферах бизнеса, в том числе и связанных с закупками.

Эффекты SRM в процессе закупок

Информационные системы автоматизации взаимоотношений с поставщиками включают в себя самые широкие аналитические возможности для оценки и систематизации поставщиков и обобщения потребностей в закупках. С помощью них выстраиваются стратегии и делаются прогнозы эффективности работы с теми или иными контрагентами. Таким образом решается проблема поиска наиболее оптимальных с точки зрения бизнес-целей компании партнеров.

Автоматизация процессов SRM значительно сокращает затраты на рутинные закупки, повышает их прозрачность и управляемость, увеличивает конкурентность и стимулирует прохождение всех процедур. Таким образом, можно выделить ряд эффектов от внедрения SRM.

• Значительная экономия времени на подготовку закупочной документации
• Упрощение всего цикла закупок как для заказчиков, так и для поставщиков.
• Минимизация количества ошибок и неточностей при оформлении документов.
• Повышение результативности взаимодействия с контрагентами.
• Получение разнообразных аналитических отчетов на основе данных SRM.

Если говорить о конкретных прикладных функциях программ для автоматизации SRM, в том числе и «Корпос: Управления закупками«, то можно отметить некоторые из них:

• Консолидация потребностей компании позволяет сформировать планы закупок на тот или иной период.
• Планирование и согласования закупочных процедур;
• Актуализация базы данных поставщиков;
• Квалификация контрагентов и проверка их на добропорядочность.
• Непосредственно закупки и выбор контрагентов;
• Регистрация поступлений и счетов-фактур;
• Аналитическая отчетность закупочной деятельности компании.

В целом можно сказать, что система SRM создает взаимосвязь стратегию снабжения компания непосредственно с ее реализацией, реальными бизнес-процессами, что в некотором роде вовлекает поставщиков в работу фирмы. Это позволяет планировать долгосрочные взаимоотношения с партнерами и со временем улучшать их. Информационные технологии выстраивают своего рода мост между заказчиками и поставщиками, координируют все этапы, от выбора контрагента до непосредственно поставок.  Как правило концепция SRM реализуется в крупных компаниях, однако сейчас есть системы автоматизации, в том числе и Корпос, которые позволяют внедрить этот метод в малом и среднем бизнесе.

Подведем итог

Без программного обеспечения для взаимодействия с поставщиками и клиентами, общего для всех отделов, коммуникация может быть потеряна в потоке информации с риском ухудшения отношений или даже потери клиента.

Простая SRM отлично подойдет для работы малых, средних и крупных предприятий. Здесь стоит отметить: простой не обязательно означает менее эффективный. Хорошая система должна быть прозрачной и интуитивно понятной. Благодаря этому SRM-сервис будет быстро освоен сотрудниками и, самое главное, они будут охотнее его использовать. Внедрение дорогой и сложной системы будет бесполезным, если команда будет использовать только ее часть.

Конечно, требования к SRM растут по мере роста организации. Однако программное обеспечение должно быть интегрировано со многими внешними приложениями , которые обогащают его дополнительными функциями и поддерживают команду в решении новых задач.

От отсутствия SRM страдают не только продажи, но и качество обслуживания клиентов. Даже если команда скрупулезно собирает все данные, у человека, который их использует, могут возникнуть проблемы с их поиском и, прежде всего, пониманием. И все может быть намного проще, если руководство полагается на систему, которая обеспечивает централизованное управление закупками и контролирует отношения с клиентами и поставщиками.