Автоматизация закупок

|

Закупки сырья для последующего производства выполняет предприятие любого типа. И производственные и компании, оказывающие услуги выделяют данный процесс, поскольку он лежит в основе их деятельности. Следовательно, возникает потребность ведения закупок с последующей передачей данных на единый
информационный портал закупок РФ. Облегчить данную процедуру можно благодаря автоматизации закупок, делая все действия прозрачными и соответствующими 44 и 223 федеральным законам.

Процесс закупок неодинаков для предприятий разного масштаба. В качестве отличий можно выделить жесткие регламенты федерального уровня госструктур до закупок малого бизнеса.

Зачем требуется автоматизация?

В первую очередь следует решить, для чего требуется автоматизация процесса закупок, поскольку может быть несколько причин:

  1. Осуществление процесса закупок более прозрачно.
  2. Сокращение сроков на выполнение процедуры.
  3. Повышение эффективности закупок путем увеличения конкуренции.
  4. Выполнение требований законодательства.
  5. Реализация внедрения нормативных процедур.
  6. Упрощение оборота документов.

Изначально требуется рассмотреть главные проблемы, которые будут решены благодаря программе для управления закупками. Дополнительно следует разработать список критериев, которые будут необходимы для оценки решений вендоров.

Что именно следует автоматизировать?

Необходимо составить список, в котором будет выделены процессы, нуждающиеся в автоматизации:

  • стратегический сорсинг, который подразумевает тендерно-договорную деятельность, управление имеющимися контрактами и базой поставщиков, анализ регулярных расходов на те или иные процессы;
  • процесс от выполнения заявки до ее оплаты, который более известный как контроль исполнения договора или P2P. В данном случае все происходит по следующей схеме: заявка, оприходование, фактурирование, внесение средств. Данный процесс полностью автоматизирует e-procurement.

Фиксация и выбор инструмента

Стоит выполнить инвентаризацию на предприятии, так как нередки случаи приобретения необходимого инструмента и его неэффективного использования или полного неиспользования.

Следующим действием будет пропись «to be» в автоматизации закупок с подготовкой проработанного плана по внедрению инструмента. В ходе реализации задачи потребуется убедится в функционировании всех его участков.

Как только процесс был прописан под критерии предприятия, следует переходить к выбору программы автоматизации закупок, среди которых можно выделить следующие решения:

  1. Облачные решения. Особенно популярны у предприятий международного уровня. На российском рынке представлены всего несколько вариантов подобного типа, к которым относится SAP Ariba и Scanmarket. Подобные решения стремительно развиваются в Америке и Европе, однако отечественный рынок в данном направлении сильно отстает, что особенно ощутимо в плане закупочных технологий.
  2. Федеральные площадки. Торговых площадок, соответствующих федеральным законам о закупках, то есть статьям 44 и 223, немного, среди явных лидеров стоит выделить «Сбербанк — АСТ» (по некоторым подсчетам занимает около 50% рынка), также заметную долю рынка занимают площадки Газпрома и ТехТорг. Стоит отметить, что существуют и другие федеральные площадки, как РАД, АГЗРТ, «Росэлторг», РТС-тендер, ЭТП ММВБ.
  3. Своя площадка. Такое решение в большинстве своем реализуют монополисты либо крупные организации, как, например, «Газпром», что позволяет им решать конкретные задачи. Сразу стоит отметить, что данные площадки дорогостоящие, поскольку возникает потребность в регулярном развитии и улучшении инструмента. Автоматизация закупок 1С от независимых вендоров всегда более функциональна и удобна, что обусловлено вкладом большего количества средств за счет деятельности с множеством предприятий.
  4. SAP SRM. Актуальность была утрачена порядка десяти лет назад, однако российские компании все еще используют данную технологию. Автоматизация системы закупок благодаря SAP SRM используется преимущественно нефтедобывающими организациями, что обуславливается гибкостью, другими словами, разработчик в силах настраивать инструмент под нестандартные процессы.

Итоги автоматизации

Частные организации не обрамлены необходимостью реализовать закупочную деятельность путем проведения соответствующих процедур. Однако на данный момент наблюдается рост компаний, которые увеличивают процент построения закупочной деятельности посредством улучшений условий для поставок, а также уменьшением необходимых издержек. Автоматизированные системы управления закупками снижают трудозатраты на свое выполнение, помимо чего, значительно сокращают зависимость от подрядчиков и поставщиков, делая компанию более независимой.

Дополнительно стоит отметить другие преимущества автоматизации закупок:

  • управление трудоемкими и большими процессами проще;
  • возможность обрабатывать большое количество данных;
  • полный контроль над выполняемыми действиями, при этом все остается прозрачно;
  • возможность сотрудничества с несколькими предприятиями одновременно;
  • возможность обслуживания заграничных клиентов.

Закупочная деятельность компании является одним из ключевых процессов в существовании любого предприятия. Каждая задача, способ и форма  взаимоотношений покупателя и поставщика, стоящая в процессе автоматизации закупок, как и вся ее эффективность, полностью лежит в основе взаимодействия между собой имеющихся служб предприятия.

По причине того, что автоматизация системы значительно сокращает издержки при производстве вместе с себестоимостью продуктов, она выдвигает предприятие на уровень выше конкурентов, а также облегчает процесс соблюдения 44 и 223 федеральных законов, которые жестко контролирует государство.

Эффективно настроенная программа дает возможность опередить другие предприятия в технологической гонке, помогает успешно развиваться, с оптимизмом взирая на будущее компании.