Согласование закупок

Упростите согласование договоров, заявок и планов закупок в 1С

Согласование договора подразумевает его визирование у ответственных лиц. В случае закупочной деятельности, необходимо утверждение целого ряда документов с рядом сотрудников. Такая процедура сокращает риски с которыми может столкнутся компания, занимающаяся закупками. Например, инженеры проверяют техническую составляющую приобретаемого оборудования, а юристы следят за правовыми последствиями. Однако зачастую многоступенчатое прохождение договоров может быть чревато замедлением бизнес-процессов. Автоматизация всех согласований с помощью программы "Корпос: Управление закупками" позволит этого избежать.

Согласование заявок на закупку

Сбор потребностей в товарах, работах или услугах, и последующее планирование закупок начинается с согласований соответствующих заявок. Однако этому, как правило, предшествует этап постановки целей. Только когда цели компании определены и измеримы, можно анализировать потребности. Очевидно, что обеспечение производства и строительства потребуют совершенно разного набора поставок. 

Чаще всего визирование заявок проходит через техническую экспертизу и финансовую оценку для определения объемов затрат по статьям. Юристы, как правило, не принимают участия в этом этапе.  

Распространена практика, когда информация о планируемых закупках ложится в основу бюджета компании.

Согласование плана закупок

Согласование плана закупок –  финальный этап проверки перед публикацией всего пакета документов и графика закупок. Важная часть утверждения на этой стадии - контроль достаточного финансирования на покрытие предполагаемых затрат. То есть финансовая служба должна проверить все статьи затрат по ЛОТам. В этот же период производственные отделы должны убедится в том, что их программы предусматривают достаточное количество ресурсов для выполнения поставленных задач. 

Согласование договора

Согласование договоров – наиболее распространено в бизнес-практике, безотносительно занимается компания системно закупками или нет. Поэтому схема здесь довольно стандартная - тексты соглашения прежде всего проверяют юристы, которые чаще всего и готовят его к подписанию. В некоторых фирмах все еще используют бумажный лист утверждения договора со списком ответственных лиц, которых необходимо пройти перед тем как поставить итоговые подписи. В программе Корпос лист согласования договора переведен в электронный формат, что значительно упрощает прохождение всех процедур.

Служба безопасности компании призвана проверять контрагентов на благонадежность. Согласование договора с технической службой обеспечивает уверенность в том, что приобретаемые механизмы или материалы соответствуют техническим требованиям и регламентам. Экономическая или финансовая службы согласовывают наличие финансирования под заключаемый договор.

Некоторые виды деятельности расширяют этот список в зависимости от особенностей и специальных требований.

Согласования в программе "Корпос: управление закупками"

Согласование договора

Программа дает возможность согласовывать снабжение, то есть отправлять уведомления согласователям. В программе "Управление закупками в 1С" эта функция реализована по электронной почте. В письме приходит ссылка по которой можно согласовать или отклонить заявку. Согласовать можно непосредственно в программе Корпос или сразу в электронном письме нажать на соответствующую ссылку.

В программе существует 3 метода согласования:

  • упрощенное - в документе есть одна кнопка, которая регистрирует принятое решение;
  • комиссионное - в документе указывается заранее заданная комиссия специалистов, решения которых утверждает председатель комиссии;
  • последовательное - вариант согласования, в котором специалисты согласуют документ последовательно.

Система управление поставками позволяет согласовывать:

  • договоры
  • заявки на закупку
  • план закупок (итоговый план)
  • произвольный документ 

Для начала процедуры необходимо нажать на кнопку "Отправить на согласование".

План МТО: согласование договора
План МТО: согласование договора

Программа позволяет отправлять на утверждение письма, задать важность сообщения и указать комментарий.

Когда документ направляется на согласование, в программе запускается механизм бизнес-процессов. Они настраивается на этапе установки  системы, что позволяет задать последовательность утверждения документов в зависимости от их видов.

Очередность действий задается в справочнике "Ответственные за согласование".

Все задания, которые требуют действий, выводятся на стартовом экране при включении системы.  Это позволяет оперативно уведомлять о необходимости согласования того или иного документа.

Задачи по согласованию
Задачи по согласованию

Раздел "Мои задачи" включает реестр всех заданий сотрудника.

Реестр "Согласование планов МТО" включает только список планов материально-технического обеспечения, требующий утверждения. 

Чтобы перейти к согласованию нужно отметить нужный документ и перейти к его визированию. 

Протокол согласования
Протокол согласования

Откроется форма текущего задания из которой можно перейти к документу, либо посмотреть карту маршрута утверждения.

Для согласования документа "План МТО" необходимо перейти в документ "План".

Согласование плана закупок

На соответствующей закладке необходимо нажать на кнопку "Согласовать"

Комментарий к согласованию
Комментарий к согласованию

Кроме стандартных ответов Согласовано\Не согласовано можно оставить дополнительные комментарии. В итоге формируется лист согласования договора или иного документа, который можно распечатать.

Документ, который прошел все этапы визирования отображается в списке задач инициатора с задачей "Ознакомиться" и результатами утверждения или отклонения.

Такой документ можно открыть, и, в случае его согласования, провести всем заинтересованным участникам процесса. Это закроет бизнес-процесс и внесет информацию в общий план организации.

Автоматическая система утверждения документов, если в ней нет необходимости, может быть переключена в ручной режим. Если компания уже использует какую-либо аналогичную систему (например, 1С:Документооборот или Lotus Notes), то возможна ее стыковка с программой "Корпос: Управление закупками". 

Вы можете выбрать комплект поставки на странице Программа "Управление закупками в 1С"

Оставьте заявку: мы сможем показать, как работает программа и предоставить тестовый доступ

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.