Закупочные процедуры: понятие, цели и методы

Производственные процессы на любой фирме должны быть непрерывными. Любые перебои в результате приводят к снижению прибыли и увеличению издержек.

Процесс управления закупками является наиболее важным элементом правильно организованного производства. Связано это с тем, что на стоимость готового товара напрямую влияет правильный подход к организации закупочной деятельности.

Участники процесса

В процессе закупки участвуют две основные стороны: покупатель и поставщик или продавец. Другие лица могут участвовать в процессе в качестве посредников. Это вторичные заинтересованные стороны, такие как агенты по закупке или кредитные посредники. Малые и средние предприятия (МСП) часто нанимают покупателей, которые делают ставки, предлагают цену, выставляют счет и платят от имени покупателя (а иногда и продавца). Весь процесс включает и другие задачи, такие как упаковка, маркировка, отгрузка, экспортное лицензирование, и таможенная помощь.

В крупных компаниях для организации процесса закупок создается специальный отдел. Для фирм с небольшим оборотом достаточно будет взять в штат одного специалиста.

Закупочные процедуры: цели и задачи

Основная цель такой деятельности заключается в своевременном поступлении исходных материалов для изготовления конечного продукта. Отдел, который занимается закупками, также должен следить за ценовой политикой на необходимые товары и контролировать взаимоотношения с подрядчиками.

Правильная закупочная процедура имеет особенно важное значение для организаций, занимающихся производством. Это позволяет уже на подготовительном этапе работы уменьшить расходы и обеспечить высокое качество готового продукта.

Правильная закупочная процедура позволяет:

• организовать регулярное поставки исходного материала для непрерывного выпуска продукции (в результате удается избежать простоев оборудования и персонала, увеличивающих убытки компании и уменьшающих прибыль);
• запастись сырьем, которого будет достаточно для продолжения полноценной работы предприятия при отсутствии поставок в течение определенного периода;
• своевременно находить поставщиков, которые предлагают низкие цены на высококачественную продукцию.

Нужно понимать, что закупочная процедура не предполагает поиск поставщиков, которые могут предложить наименьшие цены на сырье среди конкурентов. Минимальные цены практически всегда свидетельствует о низком качестве продукта. Основная цель закупки — поиск поставщиков, которые могут предложить качественное сырье по приемлемой стоимости. Желание сэкономить на начальном этапе в будущем приведет к серьезным убыткам, связанным с производством конечного продукта низкого качества.

В зависимости от ниши и особенностей работы конкретного предприятия, задачи закупочного отдела могут отличаться. К наиболее распространенным можно отнести следующие:

• поиск новых подрядчиков, предлагающих широкий ассортимент товаров по выгодным ценам;
• анализ рынка;
• непрерывное взаимодействие с имеющимися подрядчиками;
• покупка сырья для производства готового продукта;
• выбор наиболее приемлемого механизма размещения заказов.

Отдельного внимания заслуживают фирмы, которые занимаются розничными продажами. Отдел закупок в таких организациях также должен проводить анализ спроса на продукцию. Это потребуется для своевременной корректировке ассортимента закупаемых товаров.

Методы закупки

Существует несколько методов закупок материальных ресурсов для предприятия. Выбор руководство делает исходя из поставленных задач.

1. Закупка одной крупной партией. Осуществляется крупномасштабная поставка сырья единоразово. Такой способ многие предприятия выбирают благодаря простоте оформления документов и повышенной торговой скидке, позволяющие существенно сэкономить.
2. Закупки на регулярной основе небольшими партиями. Предприятие заключает договор с продавцом о поставке необходимого количества сырья в течение определенного времени. Такой метод позволяет сэкономить площадь на складах. Кроме того, товары оплачиваются по мере поступления, что также позволяет сэкономить. Сокращаются также затраты на оформление документов, так как договор заключается единоразово.
3. Закупки по котировочным ведомостям. Такой способ отлично подойдет для организаций, которые занимаются недорогими и быстро употребляемыми товарами. Основным преимуществом является значительное снижение затрат на хранение продукции. Проблем со своевременностью поставок также обычно не возникает.
4. Закупка сырья с немедленной сдачей. Такой метод выбирают организации, которые работают в узкоспециализированной нише. Речь идет о продукции, которую невозможно получить по мере необходимости. Часто заказчик самостоятельно вывозит продукцию со склада поставщика. Метод требует более тщательного оформления документации при каждом заказе, в связи с чем увеличиваются издержки.

Заказчик также имеет возможность выбрать конкурентный или неконкурентный способ закупок (подразумевает работу с единым исполнителем). Существует несколько конкурентных вариантов:

• конкурс;
• аукцион;
• запрос предложений;
• запрос котировок.

Выбор механизма закупки указывается в положении о закупках.

Процесс организации закупочной деятельности: шесть основных этапов

Правильная процедура закупок — это слаженный механизм. Вся процедура выполняется в несколько этапов.

1. Выявление потребности в товаре или сырье.
2. Анализ запасов.
3. Подбор подрядчиков или поставщиков.
4. Подготовка заказа.
5. Получение товара.
6. Документальное сопровождение.

В процессе выполнения любого из этапов принимает участие сразу несколько исполнителей. Это не только отдел который, занимается закупками, но и отдел логистики и транспортировки, отдел контроля качества и внешние поставщики. Ошибка на любом из этапов может повлечь за собой серьезные денежные потери.

Оптимизация закупочной деятельности

Простые правила позволяют существенно снизить издержки и максимально оптимизировать закупочный процесс на всех этапах.

1. Следование заранее составленному плану организации закупок. Отказ от выполнения даже одного этапа может привести к существенным расходам. Возрастает риск снижения качества готового продукта.
2. Максимальная автоматизация процесса. Существенно сэкономить при взаимодействии с подрядчиками удается благодаря качественному программному обеспечению. Автоматизировать процесс можно на этапе поиска подходящих поставщиков, при составлении документации и приемке продукции.
3. Определение поставщиков как деловых партнеров. Правильное взаимодействие сторон обеспечит качественную работу на любом этапе закупок и увеличит прибыль компании.
4. Создание шаблонов договоров. Это позволит снизить вероятность возникновения разногласий с партнерами. Кроме того стандартизация документов позволит автоматизировать процесс контроля качества закупок на производстве и сэкономить время.

Планирование закупок согласно 223-ФЗ

Ключевым документом, в котором описывается весь закупочный процесс в определенной организации, выступающей в роли заказчика, является положение о закупках. Именно он является основой деятельности, связанной с закупками. В положении о закупках должна содержаться следующая информация:

• данные об учреждении, выступающем в роли заказчика;
• планируемые сроки закупок;
• даты исполнения договора;
• порядковый номер конкретной закупки;
• данные о начальной максимальной цене контракта.

В положение о планировании закупок должны включаться и другие сведения, определенные Законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Готовый план, расписанный в положении о закупках, должен разбиваться помесячно или поквартально. Руководитель организации имеет возможность самостоятельно определять сроки и способ подготовки плана. Но стоит учесть, что готовый документ должен быть размещен в Единой информационной системе (ЕИС) в течение десяти календарных дней с момента его утверждения или внесения изменений.

Если стоимость товаров или услуг, которые заказывает организация, не превышает 100 тысяч рублей, сведения о них размещать в плане нет необходимости согласно 223-ФЗ. Не нужно размещать информацию о заказах до 500 тысяч рублей и в том случае, если годовой оборот фирмы превышает 5 миллиардов рублей.

Все остальные заказы обязательно должны размещаться в Единой информационной системе согласно законодательству. Отказ от выполнения этого требование приводит к наложению штрафа на организацию от 30 до 300 тысяч рублей.