Одним из основных принципов закупок является прозрачность. Обеспечить его реализацию можно посредством обнародования различной информации, касающейся закупочной деятельности, в том числе и заключенных соглашений. Для этого создают специальные реестры контрактов. Они представляют собой систематизированные базы данных, ведением которых занимается Федеральное казначейство. Выделяют реестры, содержащие информацию по контрактам, заключенным по правилам 44-ФЗ и согласно 223-ФЗ.
Роль и содержание реестра договоров
Участники договорного процесса используют реестр для ведения учета заключенных сделках при закупках. После подписания ответственными лицами все договоры регистрируются, в результате чего им присваивается индивидуальный номер, по которому его можно найти в делопроизводстве организации.
Реестр контрактов внутри самой организации не имеет единой стандартной формы, поэтому на каждом предприятии он ведется по-своему. Все зависит от специфики деятельности юр лица.
Если говорить про общие реестры, они ведутся согласно нормам законодательства. При этом в реестре по Закону 44-ФЗ должна отображаться следующая информация:
- Наименование сторон договора;
- Цена контракта;
- Источники финансирования;
- Код проводимой закупки;
- Способ выбора поставщика;
- Информация о контрагенте;
- Дата подведения итогов закупочной процедуры;
- Объект закупки;
- Реквизиты документа, на основании которого заключен контракт.
В реестре указывают всю документацию, которая служит подтверждением выполнения сторонами своих обязательств, а также последствия нарушения положений договора. Также в нем отмечают все изменения, которые вносятся в контракт, этапы, прохождение которых предполагает его исполнение и расторжение.
Какие контракты не вносят в реестр
По общему правилу в реестр вносят все договоры, касающиеся закупочной деятельности предприятия. Но существует и ряд исключений. Под категорию последних подпадают:
- Мелкие договоры, заключенные с единственным поставщиком, стоимость которых не превышает 100 тыс. руб.;
- Контракты с единственным поставщиком на сумму до 400 тыс. руб., когда заказчиком выступают заведения культуры;
- Контракты по предоставлению услуг по сбору статистических данных для соответствующих органов, одной из сторон в которых выступает физическое лицо;
- Закупки, проводимые библиотеками и образовательными учреждениями;
- Контракты, объектом которых выступают услуги по содержанию и ремонту помещений, снабжению водой, газом, светом, охранные услуги и т.д.;
- Ведомости по закупкам о средствах, которые предназначены для ведения оперативно-розыскной деятельности;
- Сведения о закупках, проводимых в целях обеспечения государственной охраны;
- Данные, которые составляют государственную тайну.
Особенности работы с реестром контрактов по ФЗ-44
Реестр договоров служит вспомогательным средством для систематизации всех соглашений, подписанных в рамках 44-ФЗ. Все сведения сюда передаются через систему «Электронный бюджет», в которой есть ссылка под названием «Реестр договоров».
Рассмотрим подробнее, как отобразить в реестре информацию о новом соглашении.
- Для начала выбираем вкладку «Сформировать информацию о контракте». Перед вами открывается форма для введения регистрационных данных. Здесь нужно указать общую информацию о договорах, реквизиты документов, основания для заключения контракта, способ определения контрагента. Необходимо также заполнить поля о дате подписания договора и способа указания цены контракта (ориентировочное, максимальное значения). Отмечают наличие либо отсутствие внесенного аванса, этапы исполнения соглашения.
- Следующий шаг – внесение дополнительных ведомостей. Такими может послужить информация об обеспечении исполнения контракта, наличия получаемой экономии от конкретного договора.
- Далее отмечают источник финансирования. Если речь идет о бюджетных средствах, также обозначают код бюджетной классификации.
- После всего детально описывают предмет закупки. Его количество, единицы измерения, страну производителя и отдельные характеристики.
- Последующие поля предполагают заполнение данных о поставщиках.
- Завершается весь процесс вкладкой «Документы». Все необходимые материалы сканируют и прикрепляют в электронной форме. Важно, чтобы все файлы имели общедоступный формат, и их можно было открыть при помощи любого распространенного программного обеспечения каждому желающему.
Все внесенные ведомости с прилагаемыми документами подписываются электронной цифровой подписью. После публикации информации о контракте ему автоматически присваивается номер, и он становится доступным к просмотру в реестре. Доступ к нему открыт круглосуточно для всех, кто хочет ознакомиться с материалами.
При этом данные о заключаемых контрактах должны предоставлять все государственные и муниципальные заказчики, независимо от источника их финансирования. Передавать их нужно не позднее 5-ти дней с момента подписания договора. Это касается и изменений, вносимых в соглашение. Ни один шаг не должен быть скрыт от общественности, поэтому в реестре отображаются абсолютно все сведения.
Важно соблюдать все сроки, установленные законодательством. За их нарушение, как и за несоблюдение иных требований данной отрасли предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 20 тыс. руб.
Реестр договоров по 223-ФЗ
Реестр договоров по Закону № 223-ФЗ аналогичен предыдущему. Его также легко найти на портале ЕИС. Ответственным за его ведение является все то же Федеральное казначейство.
Реестр содержит все сведения по договорам, заключенным согласно ФЗ-223. Это правило не распространяется только на:
- Данные о контрактах, которые относятся к государственной тайне;
- Контракты на сумму менее 100 тыс. руб. (для крупных заказчиков с ежегодным оборотом свыше 5 млрд руб. данный лимит повышен до 500 тыс. руб.).
Процедура внесения данных в реестр в таком случае аналогична той, которая предусмотрена Законом № 44, только в более упрощенном варианте. Здесь следует заполнить следующие поля:
- Информация о контракте;
- Сведения о поставщике;
- Ведомости о предмете контракта.
Также после внесения всех вышеуказанных данных нужно приложить отсканированные материалы. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Действия после выполнения контракта
Как уже было отмечено ранее, в реестре отмечают информацию о всех этапах развития контракта, в том числе и о исполнении обязательств по нему. Для реализации последнего в реестре указываются следующие данные:
- Документация о приемке;
- Наименование, количество и единицы измерения поставленных товаров, выполненных работ или предоставленных услуг;
- Реквизиты платежного документа;
- Информация о проведении оплаты;
- Страна производства поставляемой продукции;
- Сведения об обязательствах по банковским гарантиям.
Преимущества ведения реестра контрактов в электронном виде
Умение хорошо ориентироваться и грамотно использовать реестр контрактов является ценным навыком для всех специалистов, которые имеют дело с закупками. Все полученные ведомости дают общее представление о благонадежности заказчика. Кроме того, в реестре много полезной информации о различных закупочных процедурах, контрагентах того или иного заказчика, в том числе и о муниципальных учреждениях. Таким образом можно сразу изучить своих потенциальных конкурентов.
Поставщикам же реестр дает возможность сформировать нужную документацию для подтверждения собственной благонадежности. Эти сведения могут быть очень полезны во время участия в тендерах. К примеру, послужат в качестве доказательства, что вы не имеете намерений демпинговать.
Таким образом, реестр договоров представляет собой общедоступную информационную базу, полезную для всех сторон контракта. Следует обратить внимание, что в данной отрасли постоянно происходят изменения. Правительство пытается усовершенствовать нормативную базу, часто принимая те или иные изменения. Рекомендуем внимательно следить за изменениями законодательства закупочных процедур.
Так, например, в январе 2021 года был принят приказ Минфина № 144н. Он подробно регламентирует процесс подготовки материалов и передачи данных как между компаниями друг с другом, так и с исполнительным органом. Нормативом также предусмотрено введение новых кодовых обозначений и названия способа определения контрагента.
С марта текущего года действует новый приказ Минфина № 5н. Данный норматив детально описывает процедуру ведения реестра, особенности подготовки и обмена информацией между клиентами и исполнительным органом.
Другие нововведения вступили в силу с апреля 2021 года. Согласно им, заказчики могут приобретать товары в соответствии со ст. 3 ФЗ № 44. Но тут есть один нюанс: установлены определенные ограничения по сумме договора, а именно не более 3 млн руб.
Автоматизировать все процессы, связанные с проведением закупок, в том числе и применяя данные реестров, можно при помощи нашего сервиса «Корпос: Управление закупками для 1С».
