Как выбрать поставщика

Одним из основных нюансов, который имеет место при закупке товаров, работ и услуг, является выбор поставщика. Сегодня на рынке огромное множество поставщиков, которые предлагают идентичную продукцию, однако далеко не все они являются надежными контрагентами при реализации логистической стратегии заказчика.

Особенности выбора

Процесс выбора поставщика при конкурсных процедурах во многом зависит от организационно-правовой формы компании. Так, если закупки проходят за счет средств государственного бюджета, то они должны четко соответствовать требованием закона 44-ФЗ. Если же речь идет о предприятиях с долевым участием федеральных или муниципальных властей, а также о естественных монополиях, на такие случаи распространяется действие закона 223-ФЗ. Последний дает намного больше свободы при формировании лотов, чем это происходит с бюджетными средствами.

Жесткое государственное регулирование данной области преследуют несколько целей:

• обеспечение открытости, прозрачности конкурсных процедур;
• повышение уровня эффективности проводимых торгов;
• развитие здоровой конкуренции;
• возможность найти наиболее профессиональных поставщиков и подрядчиков;
• борьба с коррупцией.

Несмотря на то, что данные цели были прописаны для бюджетного сектора, для крупных коммерческих компаний они также всегда актуальны. Поэтому многие частные фирмы при проведении закупок используют в своей работе подходы, установленные федеральными законами.

Автоматизировать и во многом упростить организацию и проведение тендеров поможет специально разработанный программный продукт – «Корпос: Управление закупками для 1С».

Строгие правила по 44-ФЗ

Положениями данного норматива должны руководствоваться все федеральные и муниципальные учреждения, финансируемые за счет бюджета. Здесь все этапы процедуры жестко регламентированы, они включают в себя:

• планирование, мониторинг, аудит;
• отбор контрагентов;
• исполнение заключенных соглашений;
• контроль за проведением закупок.

Каждый этап должен проводится в рамках четко указанных сроков, которые все участники процесса обязаны соблюдать. Нарушение установленных правил чревато штрафными санкциями. Кроме того, для недобросовестных поставщиков также существует риск попасть в «черные списки».

При этом важно учитывать, что несоблюдение установленных сроков – не единственное нарушение, которое можно допустить в подобных процедурах. Так, например, организация торгов без создания контрактной службы либо назначения контрактного управляющего также считается нарушением.

Создавать контрактную службу необходимо всем предприятиям, которые делают закупок более чем на 100 млн руб. в год. В ее состав должно входить не менее двух человек. Если данная сумма меньше указанного объема, достаточно просто назначить специального управляющего, который будет нести ответственность за все проводимые торги.

Гибкие условия по 223-ФЗ

Рассматриваемый нормативный акт устанавливает наиболее общие принципы, действующие в сфере закупочных процедур. Он не настолько жестко регламентирует поведение участников, как предыдущий закон, поэтому предоставляет им определенную свободу действий.

Заказчики самостоятельно разрабатывают положения, которые детально регулируют проведение каждого этапа торгов. Так, они на свое усмотрение устанавливают сроки и требования, выдвигаемые к потенциальным контрагентам, а также сами решают, каким способом будет определяться победитель.

Сфера действия данного норматива распространяется на:

• предприятия, доля участия государства в которых свыше 50 %, их дочерние подразделения;
• естественные монополии;
• муниципальные автономные учреждения;
• бюджетные учреждения.

Важно, отметить, что несмотря на наличие здесь бюджетных средств, такие юридические лица должны закупаться за собственный счет. При этом заказчики вправе в любой момент отменить торги либо изменить условия выполнения договоров.

Но такая свобода действий в некоторых случаях может появиться и по-другому: вместо лояльных условий будут установлены еще более жесткие требования, чем те, которые предусмотренные законом 44-ФЗ. В результате этого придется разрабатывать индивидуальные шаблоны, которые будут отличаться от жестко регламентированных пакетов документов при государственных закупках.

Как правило, заказчики по закону 223-ФЗ предъявляют к поставщикам два типа требований:

• обязательные, которые подразумевают подачу лицензий, необходимых для осуществления того или иного вида деятельности, отсутствие задолженности по выплате налогов и судебных разбирательств;
• квалификационные, куда может входить наличие опыта проведения аналогичных поставок в прошлом, определенных производственных мощностей, необходимо количества сотрудников и т.д.

Это все в некоторой степени ограничивает возможности компаний, которые только начинают свою деятельность. Но они вполне подходящие для более опытных участников рынка.

Проведение коммерческих тендеров

Представители среднего и крупного бизнеса, которые хотят максимально эффективно проводить торги, рано или поздно приходят к тому, чтобы выбирать поставщиком посредством коммерческих тендеров.  Именно конкурентные закупки дают возможность найти идеальное соотношение цены и качества.

Для частных компаний нет жестких ограничений, поэтому они вправе проводить тендеры по любым правилам, которые не противоречат законодательству. Как показывает практика, чаще всего бизнесмены в итоге все равно используют уже наработанные практики, регламентированные федеральными законами.

Коммерческие тендеры проводят в виде открытых или закрытых конкурсов, или же посредством организации аукционов.

По аналогии с государственными предприятиями частные предприниматели также практикуют создание закупочных комиссий. Их задача все та же – согласование конкурсной документации с профильными подразделениями организации.

Благодаря использованию программы «Корпос: управление закупками» можно автоматизировать процессы согласования закупочной документации в электронном виде!

Этапы отбора поставщиков

Выбирая поставщика, потребуется пройти несколько этапов:

1. Определить и оценить требования покупателей относительно количества, качества товара, сроков поставки, дополнительного сервиса.
2. Установить тип закупок (постоянные, модифицированные, новые).
3. Провести анализ поведения рынка. Такие знания помогут определить количество возможных поставщиков, позиции на рынке и прочие факторы, которые влияют на организацию закупочного процесса.
4. Идентифицировать всех возможных поставщиков, провести их оценку. Для этого используют различные методы: объявление конкурса, изучение рекламных материалов, посещение тематических выставок и ярмарок, личная переписка с потенциальными контрагентами. Бесконкурсный выбор предполагает проведение бесконкурсных процедур или если существует безальтернативный выбор поставщика. Планируя проводить торги на крупную сумму либо наладить долгосрочную связь с поставщиками, лучше использовать конкурсный выбор контрагента. Он предполагает участие двух и более претендентов, которые подают свои ценовые предложения. Такой способ оправдывает себя, когда есть большое количество претендентов, готовых участвовать в конкурсе. Это наиболее прозрачный метод выбора поставщика, который принесет максимальную пользу заказчику.
5. Реализовать процедуру поставок конкретных товаров от поставщика посреднику.
6. Контролировать и оценить проделанную работу. Получить полную картину эффективности закупок можно только в результате регулярного контроля и аудита выполнения условий контракта.

Критерии оценки поставщиков

Как правило, заказчики используют метод многокритериальной оценки, который подразумевает использование сразу несколько критериев, позволяющих найти максимально подходящего поставщика:

• Уровень цен и условия оплаты;
• Ассортимент предлагаемой продукции;
• Качество сопутствующего сервиса;
• Удаленность поставщика от потребителя;
• Скорость и периодичность реализации заказов;
• Наличие резервных мощностей;
• Насколько хорошо организовано управление процессом поставок;
• Психологический климат у контрагента, его деловая репутация;
• Способность обеспечить в случае необходимости поставку запасных частей;
• Финансовое положение поставщика, кредитная история и наличие у него задолженностей.

В общем, все критерии оценки можно сформировать в две большие группы: финансовые и нефинансовые. Первые учитывают сумму контракта, средства, необходимые для обслуживания и т.д. А вторая группа подразумевают оценку качества обслуживания, ресурсов, условий поставок, репутации компании и т.д.

В результате данного анализа формируется список поставщиков, часть из них по тем или иным причинам отсеивается, с которыми ведется дальнейшая работа.

Для оценки потенциальных контрагентов используют несколько способов:

1. Бальный метод. Для этого определяют наиболее значимые для заказчика критерии, по которым каждому претенденту выставляют определенные баллы. Выигрывает тот поставщик, который наберет наибольшую сумму баллов.
2. Метод идеального поставщика. Здесь за эталон берут образ идеального контрагента, которого хочет видеть заказчик, и каждого претендента сравнивают с этим идеалом. Тот, кто ближе всего к эталону, и получает заказ.
3. Метод расстановки приоритетов. Оценка каждому поставщику делается по результат выполненной им работы. Для этого берут наиболее важные критерии оценки, способ измерения деятельности поставщика, а также измеряют уровень важности каждого параметра, после чего используется метод оценки результатов.

Ведение хозяйственной деятельности так или иначе предполагает наличие риска. Поэтому предприниматели стараются найти максимально надежного контрагента, используя для этого различные каналы.

Заказчик может потребовать предоставить ему определенную документацию, в том числе и справку, которая содержит следующую информацию:

• отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;
• отношение объемов продаж к дебиторской задолженности;
• соотношение показателей чистой прибыли и объемов продаж;
• движение наличных средств;
• оборачиваемость запасов и т.д.

Способы выбора поставщика

Программа Корпос: Управление закупками в 1С помогает автоматизировать процедуры выбора контрагента, используя при этом различные способы:

• открытый конкурс;
• открытый конкурс с ограниченным участием;
• электронный аукцион;
• запрос котировок;
• запрос предложений;
• закрытые способы определения поставщиков;
• проведение закупок у единственного поставщика.

В зависимости от способа проведения тендера определяется тот или иной алгоритм программы. Исходя из этого также варьируется и пакет документации, форм и шаблонов, которые предстоит использовать.