Закупки в строительстве коммерческими компаниями

|

Строительные компании, которые стремятся к эффективности и прозрачности своего бизнеса, рано или поздно приходят формализации процесса выбора поставщиков, регистрации критериев выбора и контроля исполнения договоров. Закупки в строительстве позволяют как обеспечить успешный результат, так и быть причиной провала. Здоровая конкуренция среди потенциальных контрагентов помогает выбрать оптимальное соотношение цены и качества, а также избежать коррупции при закупках, чем порой грешат некоторые сотрудники. 

Компания может устанавливать любые правила проведения внутреннего тендера. Главное чтобы они не противоречили гражданскому кодексу (ст.447-449) и закону о защите конкуренции (ФЗ 135). Чаще всего тендеры организуются в коммерческих компаниях в виде либо открытых или закрытых конкурсов, либо аукционов. Процесс закупочной деятельности в строительной компании, как правило, начинается с укрупненного планирование затрат, сбора заявок на закупку от объектов, поиска вариантов поставки и контроля выполнения графика.Автоматизировать все эти процессы поможет программный продукт “Корпос: Управление закупками для 1С”

Подготовительный этап 

Первым делом необходимо составить план закупок исходя из потребностей в материалах и предполагаемых сроков строительства. Планирование потребности выполняется по укрупненным группам материалов и важным источником для такого планирования служит сметная документация. Если компания ведет несколько строек — такие планы формируются по каждому из объектов. Часто можно встретить ситуацию когда строительство ведется в оперативном режиме и планы корректируются на столько быстро, что удобнее собирать заявки на закупку необходимых материалов непосредственно на объекте в еженедельном режиме. Такие заявки консолидируются по всем объектам по группам и являются основой для формирования рабочего плана закупок.

Не менее важно определить оптимальную цену материалов или услуг. Для этого в систему автоматизации закупок вводятся начальные максимальные цены (НМЦК). Они могут определяться различными методами: сопоставления рыночных цен, нормативным, тарифным, затратным и др. Начальная цена позволяет объективно оценить предложения поставщиков.    

Следующий шаг — согласование конкурсной документации с профильными подразделениями компании. Инженерная служба, например, проверяет технические характеристики оборудования, а юристы взвешивают правовые риски. Программа “Корпос: Управление закупками” позволяет автоматизировать процессы согласования закупочной документации в электронном виде. 

После этого перечень необходимых компании товаров, работ и услуг сводится в план-график поставок, который может быть синхронизирован с этапами строительства по каждому объекту. Системы автоматизации позволяют запускать процесс согласования итогового плана и обмениваться данными с внешними системами. Календарное планирование позволяет гибко управлять датам поставок и может быть представлено в виде развернутых отчетов. Естественно, все намеченные планы могут корректироваться исходя из изменения ситуации.   

Способы закупки и торговые площадки 

Каких-то специальных требований к документации коммерческого тендера нет, но пакет документов должен быть понятен возможным партнерам. Все условия должны быть прописаны четко и понятно, чтобы потенциальным контрагентам не пришлось уточнять детали. Когда эта цель достигнута, все лоты сформированы, можно выбирать способ проведения тендера и площадку на которой он пройдет.  

Способов тут несколько. Например, можно попробовать поискать поставщиков на электронных торговых площадках, которые проводят онлайн аукционы. Строгого отбора на таких площадках нет, там можно разместить практически любой тендер. Для регистрации потребуется цифровая подпись и пакет уставных документов компании. После подтверждения регистрации можно размещать на сайте проекты заявки, договора и правила проведения аукциона. Вот самые крупные из коммерческих торговых площадок: 

  • Сбербанк — АСТ
  • ОАО Единая Электронная Торговая Площадка (Росэлторг)
  • РТС-Тендер
Проявление должной осмотрительнсоти в закупках

Некоторые компании при этом стараются проверить потенциальных партнеров на благонадежность. Существует реестр недобросовестных поставщиков, своеобразный чёрный список. В него включается те, кто плохо зарекомендовал себя участвуя в получении госконтрактов. Программа “Корпос: Управление закупками в 1С” позволяет автоматически проверить добросовестность контрагента. Но компании которые работают с коммерческими поставками в такой список попасть не могут. Поэтому приходится вести свой внутренний список поставщиков и формировать оценку надежности поставщиков. При этом в оценке работы поставщика используются как внутренние показатели выполнения графика поставок, количество брака, но и внешние. На сегодняшний день существует ряд сервисов, которые позволяют получить информацию о выручке, среднесписочной численности, наличие задолженности по налогам и участия в судебных спорах. В программе Корпос интегрирована система контроля основных показателей действующих и потенциальных поставщиков и данный анализ можно проводить не выходя из программы.

После того как поставщики материалов или услуг найдены, необходимо контролировать выполнение договорных обязательств, графиков оплат и поставок. Системы автоматизации закупочной деятельности позволяют следить и за этими процессами.  

IT-интеграция 

  • Модуль “Корпос: Управление закупками для 1С” может быть встроен в существующие конфигурации “1С:Бухгалтерия 8 (ред.3)”.  
  • Программа способна работать как отдельная система и обмениваться необходимыми данными с другими решениями для автоматизации ведения бухгалтерского учета. (на базе платформы “1С:Предприятие 8.3 Проф”). Важной особенностью является возможность размещения программы в дата-центре или собственном веб сервере. При таком варианте установки пользователи могут войти в систему с любого планшета или ноутбука, подключенного к интернету. 
  • “Корпос: Управление закупками для 1С” поставляется с комплектом веб-сервисов, которые помогают проявлять должную осмотрительность в выборе поставщиков, мониторить текущие рыночные цены на продукцию и обмениваться электронными документами.