Проверка поставщика перед заключением контракта. Как не ошибиться с выбором партнера?

|

Проверка поставщика перед заключением сделки поможет минимизировать разного рода риски, например такие, как возможные финансовые потери или вероятность непоставки. Предприниматели, которые занимаются закупками, знают, насколько важно выбрать источник поступления необходимых товаров или услуг. Соответственно, поиску потенциальных поставщиков уделяется достаточно большое внимание – специалисты рекомендуют коммерческим организациям систематически заниматься подбором и дальнейшей проверкой новых поставщиков интересующей продукции. Вместе с тем не стоит пренебрегать ранее установленными связями.

Многие предприниматели сталкиваются с одной существенной проблемой, которая заключается в отсутствии перечня критериев, позволяющих максимально эффективно оценить потенциальных поставщиков в определенной сфере. Именно по этой причине каждой компании приходится самостоятельно заниматься разработкой требований к будущим партнерам. Как правило, в таком случае они полагаются на направление деятельности, а также используемую стратегию развития организации.

Предприниматели, которые заинтересованы в постоянном пополнении списка поставщиков для закупок, регулярно участвуют в выставках, ярмарках, обзорах. Как правило, на подобных мероприятиях есть достаточно большой выбор компаний, занимающихся производством или поставками различной продукции и услуг. Для надежности следует дополнительно проверить их при помощи специальных платформ, чтобы убедиться в порядочности и, соответственно, избежать многих проблем во время сотрудничества.

Какие риски существуют при поиске потенциальных партнеров?

Индивидуальные предприниматели или компании, деятельность которых предполагает регулярные закупки товаров либо услуг, периодически сталкиваются с разными рисками. Ведь даже самые крупные организации не застрахованы от встречи с мошенниками – последние обычно предлагают продукцию, пользующуюся большим спросом: например, мобильные телефоны, планшеты, ПК, а также другую технику.
Следует отметить, что во время поиска поставщика это далеко не единственный риск, который следует принимать во внимание. Ведь существует еще ряд неприятных ситуаций:
1. Высокая вероятность финансовых потерь в результате заключения сделки. Данный риск возникает на этапе внесения предоплаты, размер которой составляет около 25% от общей суммы. В некоторых случаях она незначительная, но и ее потеря будет неприятной для компании.
2. Риск того, что закупщик не получит товар, возникает обычно в тех случаях, когда предприниматель пренебрег оформлением договора купли-продажи. В таких обстоятельствах условия сделки не подтверждаются соответствующими бумагами, а инвойс не является гарантией защиты интересов, в особенности при сотрудничестве с китайскими партнерами.
3. Вероятность того, что полученная продукция будет низкого качества или вообще другой категории. Как правило, подобное происходит по причине оплошности ответственного лица, которое по ошибке отправляет не тот товар.
4. Значительное ухудшение качества продукции со временем – это один из наиболее распространенных рисков, с которыми приходится сталкиваться закупщикам. Даже если товар изначально имеет качество, заявленное производителем либо поставщиком, спустя некоторое время его начальные свойства ухудшаются из-за несоответствующих условий хранения либо истечения срока годности.
5. Повышенный риск похищения интеллектуальной собственности также не следует исключать. В каждом случае есть вероятность утечки ценной промышленной информации, поэтому специалисты не рекомендуют связываться с поставщиками, которые без каких-либо предубеждений делятся сведениями о своих конкурентах, – они могут распространять данные и о новом партнере.

Как сократить риски при поиске поставщиков?

Многие предприниматели, которые занимаются закупками на регулярной основе, задаются вопросом, как можно минимизировать разные риски. Прежде всего, необходимо устроить тщательную проверку с целью выявления недобросовестного поставщика. Однако специалисты рекомендуют использовать и другие методы, повышающие эффективность оценки потенциальных партнеров.

Компания, которая подписывает контракт с поставщиком либо подрядчиком, должна в обязательном порядке собрать хотя бы минимум сведений. Это позволит убедиться в благонадежности контрагента, проанализировать информацию как о юридическом, так и о физическом лице. Таким образом, удается практически всегда избежать не только финансовых потерь, но и претензий от налоговой инспекции.

Если партнер по каким-либо причинам не выполняет обязательства по контракту, а также отказывается вернуть предоплату, закупщик может отстаивать собственные интересы в арбитражном суде. Тем не менее, есть вероятность того, что налоговики исключат некоторую часть расходов из расчета облагаемой базы по налогу на прибыль либо не примут к вычету входного НДС, аргументируя данное решение безответственностью партнера. Ниже рассмотрен пример подобной ситуации.
Компания при покупке продукции или услуги не заключает договор с партнером – за счет этого предприниматель получает возможность не учитывать стоимость закупки в расходы организации. В свою очередь, налоговая служба может выявить, что у исполнителя было недостаточное количество ресурсов, чтобы выполнить определенные условия по договору. В итоге у инспекторов возникают сомнения по поводу реальности сделки. Поэтому следует уделять должное внимание не только оценке надежности поставщика, но и оформлению всех документов.

Какие документы поставщика нужно проверить?

Во время проверки благонадежности нового партнера необходимо начать с документов. Заказчику следует запросить следующее:
устав компании;

  • свидетельство о постановке организации на учет;
  • свидетельство о государственной регистрации;
  • выписка и ЕГРЮЛ.

Кроме того, при желании можно проверить и другие бумаги – например, акт сверки либо справку о состоянии расчетов, сертификаты и лицензии на продукцию, выписку из ЕГРН. Их перечень зависит от характера сделки, поэтому каждый предприниматель индивидуально определяет, какие именно документы требуются для проверки, исходя из того, что они должны показывать:

  • имущественное положение поставщика или подрядчика;
  • финансовое положение потенциального партнера;
  • численность персонала, а также компетентность работников;
  • обеспеченность основными ресурсами;
  • опыт работы в конкретной сфере деятельности.

Проверка контрагента через ФНС

ФНС имеет официальный сайт, при помощи которого можно проверить интересующего контрагента в онлайн-режиме. Специально для юридических лиц создан сервис "Прозрачный бизнес", предоставляющий различную информацию о партнере:

  • не входит ли поставщик в список дисквалифицированных лиц;
  • не выступает ли он руководителем либо учредителем других организаций;
  • не был ли признан лицом, лишенным возможности выполнять обязанности руководителя фирмы.

Кроме того, на сайте можно оперативно получить информацию и об адресе регистрации контрагента. В частности, заказчику предоставляются сведения о том, не зарегистрированы ли по адресу партнера другие юридические лица, а также, не подавал ли контрагент документы на реорганизацию или ликвидацию компании.

Кроме того, ФНС по запросу пользователя может предоставить сведения о том, есть ли задолженность по налогам в размере минимум 1000 рублей, и не было ли ранее задержки сдачи отчетов в налоговую инспекцию сроком более 1 года.

Сервис “Корпос: управление закупками” позволяет автоматизировать проверку контрагентов. С помощью функции “Проверка по ИНН” в систему загружаются данные о юридических лицах. Кроме основной информации, программа показывает режим налогообложения, дату включения в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, виды деятельности поставщика и общедоступные данные о выручке, затратах и количестве сотрудников, а также проверяет реестр недобросовестных поставщиков.

Какие интернет-источники можно использовать для проверки поставщика?

Нередко компании, которым требуются новые поставщики, стараются по максимуму снизить всевозможные риски. В связи с этим они стараются использовать самые разные источники для проверки благонадежности интересующих контрагентов. Дополнительно можно пользоваться несколькими интернет-источниками:

1. Официальный сайт Высшего Арбитражного суда – по ссылке https://kad.arbitr.ru размещена картотека, в которой можно найти по ОГРН или ИНН весь перечень гражданских, административных, а также банкротных дел будущего поставщика.
2. Сайт судебных и нормативных актов РФ – https://sudact.ru.
3. ГАС Российской Федерации «Правосудие» – https://sudrf.ru.
4. Сайт судебных решений РФ – http://судебныерешения.рф.
5. Официальный сайт Федеральной службы судебных приставов – https://fssp.gov.ru.
6. Официальный сайт Роскомнадзора – https://rkn.gov.ru/personal-data/register/. Здесь можно получить информацию о сотрудниках компании-поставщика.
7. Сайт генеральной прокуратуры Российской Федерации – https://genproc.gov.ru.

Данный ресурс предоставляет информацию из сводного плана проверок о каждой контрольной проверке, кроме тех, которые проводят ПФР, ФНС либо ФСС.
Специалисты рекомендуют использовать несколько методов, ведь комплексная проверка позволяет максимально точно оценить деятельность будущего поставщика и исключить какие-либо финансовые и материальные риски.