Автоматизация закупок

Закупки сырья для последующего производства выполняет предприятие любого типа. И производственные и компании, оказывающие услуги выделяют данный процесс, поскольку он лежит в основе их деятельности. Следовательно, возникает потребность ведения закупок с последующей передачей данных на единый информационный портал закупок РФ. Облегчить данную процедуру можно благодаря автоматизации закупок, делая все действия прозрачными и соответствующими 44 и 223 федеральным законам. Предлагаем вам обзор методов и подходов выполнения закупок.

Как и любая активность, связанная с финансами, работа в сфере закупочной деятельности жестко регламентирована и является предметом контроля. Процесс закупок неодинаков для предприятий разного масштаба. В качестве отличий можно выделить жесткие регламенты федерального уровня госструктур до закупок малого бизнеса.

Зачем требуется автоматизация закупок?

На каждом предприятии существует необходимость грамотно распределить трудозатраты сотрудников, эффективно управлять товарными запасами, оптимизировать затраты на хранение и перемещение материалов и товаров между подразделениями.

На больших предприятиях процедура закупок крайне сложная. Она включает не только выбор на конкурентной основе непосредственно поставщика и принятия решения о выборе наилучших условий для приобретения необходимых товаров, работ и услуг, но и согласование самого факта закупки, составления плана и определения ее объемов, составление и согласование необходимой документации.

Дополнительные сложности вызывает законодательная регламентация таких процедур, лимитированные сроки, предоставляемые для принятия важных решений. Нарушения таких норм может привести к серьезным последствиям, особенно, когда речь заходит о государственных предприятиях или компаниях с участием государства.

В первую очередь следует решить, для чего делают автоматизацию закупок, поскольку может быть несколько причин:

1.     Осуществление процесса закупок более прозрачно.
2.     Сокращение сроков на выполнение процедуры.
3.     Повышение эффективности закупок путем увеличения конкуренции.
4.     Выполнение требований законодательства.
5.     Реализация внедрения нормативных процедур.
6.     Упрощение оборота документов.

Изначально требуется рассмотреть главные проблемы, которые будут решены благодаря программе для управления закупками. Дополнительно следует разработать список критериев, которые будут необходимы для оценки решений вендоров.

Какие проблемы можно решить автоматизацией закупок?

Наиболее распространенными проблемами в данной области являются:

• отсутствие эффективных инструментов для принятия решений внутри компании;
• отсутствие единого перечня потребностей, что, в свою очередь, мешает планированию и увеличивает объемы потерь, связанные с экономией на скидках;
• отсутствие четкого и прозрачного инструмента контроля за управлением системой по закупкам, что приводит к малоэффективному влиянию на всех стадиях и уровнях управления;
• несогласованный график выполнения заказов, в том числе поставщиками;
• неэффективность системы коммуникации между отделом, специализирующимся на закупках, и представителями бизнеса.

Именно автоматизацию используют для оптимизации функционирования различных систем. Целесообразность ее внедрения обусловлено рядом факторов:

• постоянно увеличивающийся объем операций;
• потребность автоматизировать бизнес-процессы;
• повышение уровня прозрачности и контролируемости поставщика и всего процесса закупок в целом;
• использование новых технологий и новых закупочных систем;
• внедрение централизованных инновационных систем в работе организации;
• реализация стратегических целей, направленных на оптимизацию расходов;
• уменьшение затрат на трудовые ресурсы;
• сокращение сроков реализации бизнес-процессов.

Что именно следует автоматизировать?

Необходимо составить список, в котором будет выделены процессы, нуждающиеся в автоматизации:

• план закупок, именно с него рекомендуется начинать,
• ведение реестров поставщиков, поиск потенциальных поставщиков, изменение процедуры отправки уведомлений и расчет НМЦК,
• автоматизация подготовки документов по закупочной деятельности, внедрение шаблонов и переход на электронное согласование и электронный архив документов,
• современные системы на основе машинного могут помочь поиск аналогичных позиций номенклатуры в контрактах других компаний. Мониторинг цен и поставщиков позволяет контролировать плановые цены, НМЦК и находить новых поставщиков.
• процесс от выполнения заявки до ее оплаты, который более известный как контроль исполнения договора. В данном случае все происходит по следующей схеме: заявка, оприходование, внесение средств.

Фиксация и выбор инструмента

Стоит выполнить инвентаризацию программных продуктов на предприятии, так как нередки случаи приобретения необходимого инструмента и его неэффективного использования или полного неиспользования.

Следующим действием будет пропись «to be» с подготовкой проработанного плана по внедрению инструмента. В ходе реализации задачи потребуется убедиться в функционировании всех его участков.

Как только все будет прописано под критерии предприятия, необходима программа. Среди прочих можно выделить следующие решения:

1.   Облачные решения. Особенно популярны у предприятий международного уровня. На российском рынке представлены всего несколько вариантов подобного типа, к которым относится SAP Ariba и Scanmarket. Подобные решения стремительно развиваются в Америке и Европе, однако отечественный рынок в данном направлении сильно отстает, что особенно ощутимо в плане закупочных технологий.
2. Федеральные площадки. Торговых площадок, соответствующих федеральным законам о закупках, то есть статьям 44 и 223, немного, среди явных лидеров стоит выделить «Сбербанк — АСТ» (по некоторым подсчетам занимает около 50% рынка), также заметную долю рынка занимают площадки Газпрома и ТехТорг. Стоит отметить, что существуют и другие федеральные площадки, как РАД, АГЗРТ, «Росэлторг», РТС-тендер, ЭТП ММВБ.
3. Своя площадка. Такое решение в большинстве своем реализуют монополисты либо крупные организации, как, например, «Газпром», что позволяет им решать конкретные задачи. Сразу стоит отметить, что данные площадки дорогостоящие, поскольку возникает потребность в регулярном развитии и улучшении инструмента. Автоматизация от независимых вендоров всегда более функциональна и удобна, что обусловлено вкладом большего количества средств за счет деятельности с множеством предприятий.
4.     SAP SRM. Актуальность была утрачена порядка десяти лет назад, однако российские компании все еще используют данную технологию. SAP SRM используют преимущественно нефтедобывающие организации, что обуславливается гибкостью, другими словами, разработчик в силах настраивать инструмент под нестандартные процессы.

 Функциональные возможности автоматизированного продукта

• сбор информации и потребностях проведения тех или иных закупок;
• оформление заявок заказчиками;
• возможность создавать заказы разного типа: по каталогу, в свободной форме и т.п.;
• сбор, обработка полученных заявок специалистами;
• сравнение стоимости заявки с суммами, указанными в плановом бюджете;
• непосредственно процедура согласования заявок;
• согласование заявок для плановых закупок в автоматическом режиме;
• составление плана-графика закупочных мероприятий на ближайший год;
• корректировка существующего графика;
• подготовка документов;
• согласование конкурсной документации;
• публикация материалов, принятых решений на площадках;
• сбор полученных данных, их анализ и сравнение с показателями бюджета;
• ведение договорного документооборота;
• организация контроля за надлежащим исполнением договорных обязательств.

Ход проекта и ключевая цель автоматизации закупок

Ключевая цель автоматизации заказов — приобрести нужный продукт максимально просто (из-за упрощенной коммуникации), вовремя (благодаря планированию) и по оптимальной цене (в результате расширения информационного пространства и ведение истории операций для извлечения и использования опыта).

Для ее достижения подразумевается выполнение следующих задач:

• настройка автоматизированного режима формирования заказов и отправки их поставщикам в полном объеме;
• сокращение излишков продукции, оптимизация ассортимента;
• увеличение показателей оборачиваемости предприятия;
• внедрение специально разработанных процедур управления товарными запасами, оптимизация временных затрат.

Грамотно подобранная программа позволяет модернизировать все бизнес-процессы, независимо от их уровня сложности. Также она даст возможность объединиться с площадками внешнего уровня, настроить функционирование совместно с системами бюджетирования, учета и других данных. При это вся корпоративная информация надежно защищена от несанкционированного доступа.

Таким образом вы сможете:

• планировать закупки как на уровне отдельно взятого подразделения, так и всей организации в целом;
• создать удобную единую точку обращения для сбора заказов;
• организовать подготовку конкурсной документации и ее согласование;
• обеспечить налаженную работу коллегиальных органов для принятия, протоколирования и исполнения решений;
• гарантировать полноценную поддержку контрактной работы.

Помимо упрощения всех закупочных процессов, автоматизированные механизмы предоставят вам базу для анализа и, соответственно, разработки улучшений. Для контроля за состоянием запасов, а также управлением ими, используют специальные комплекты отчетности.

Итоги автоматизации

Частные организации не обрамлены необходимостью реализовать закупочную деятельность путем проведения соответствующих процедур. Однако на данный момент наблюдается рост компаний, которые увеличивают процент построения закупочной деятельности посредством улучшений условий для поставок, а также уменьшением необходимых издержек. Автоматизированные системы  снижают трудозатраты на свое выполнение, помимо чего, значительно сокращают зависимость от подрядчиков и поставщиков, делая компанию более независимой.

Дополнительно стоит отметить другие преимущества:

• управление трудоемкими и большими процессами проще;
• возможность обрабатывать большое количество данных;
• полный контроль над выполняемыми действиями, при этом все остается прозрачно;
• возможность сотрудничества с несколькими предприятиями одновременно;
• возможность обслуживания заграничных клиентов;
• повышение эффективности операций за счет сокращения времени на выполнение рутинных работ, а также малопродуктивной работы сотрудников;
• повышение качества работы благодаря снижению влияния на ее результат человеческого фактора;
• прозрачная система учета поставок;
• сокращение затрат на работу поставщиков и таможенные издержки;
• повышение оперативности принятия управленческих решений.

При этом отдельные преимущества ощущает не только заказчик, но и поставщик. Так, последний получает возможность участвовать в торгах в любое время и с любой точки планеты, быстро реализовать товар в корпоративном магазине, оперативно оформлять требуемую документацию, получать автоматических расчет стоимости и сроков давности.

Закупочная деятельность компании является одной из ключевых в существовании любого предприятия. Каждая задача, способ и форма взаимоотношений покупателя и поставщика, как и вся ее эффективность, полностью лежит в основе взаимодействия между собой имеющихся служб предприятия.

По причине того, что такие изменения системы значительно сокращают издержки при производстве вместе с себестоимостью продуктов, они выдвигают предприятие на уровень выше конкурентов, а также облегчают соблюдение 44 и 223 федеральных законов, которые жестко контролирует государство.

Эффективные настройки дают возможность опередить другие предприятия в технологической гонке, помогает успешно развиваться, с оптимизмом взирая на будущее компании.