Согласование документов

Автоматизируем процесс согласования документов по управлению закупками в 1С

Согласовать означает получить мнение о документе у ответственного лица. Согласование закупок включает в себя согласование целого ряда документов. Деятельность организации связана с большим количеством рисков и соответствующие службы компании призваны их сокращать. Инженерная служба, например, проверяет техническую составляющую приобретаемого оборудования. Юридическая служба заботиться о сокращении правовых рисков.

Документы компании требуют согласования различными службами потому, что в компании существует профессиональная специализация.

Согласование заявки на закупку

Согласование заявок на закупку – это первый шаг в системе сбора потребностей и планирования закупок. Согласовыванию закупок, как правило, предшествует этап постановки целей. Когда цели деятельности компании определены и измеримы, можно начинать процесс анализа потребностей в материалах, товарах и услугах. Планируется обеспечить стабильную работу механизмов или строительство нового здания – потребности в снабжении деятельности очень будут разными.

Согласование заявок на закупку чаще всего проходит этап технического согласования, финансовой оценки для определения статей затрат и сумм планируемых затрат. Юридическая служба, как правило, не участвует в согласовании заявок.

Распространена практика, когда информация из закупок является основой для подготовки бюджета компании.

Согласование плана закупок

Согласование плана закупок – это финальный этап проверки плана закупок и плана-графика перед публикацией этих документов. Важной частью согласования является контроль наличия финансирования закупочной деятельности. На этапе согласования с финансовой службой проходит проверку все статьи затрат по ЛОТам.

Производственные отделы на этапе согласования плана закупок проверяют свою производственную программу и планы на предмет достаточность ресурсов для их выполнения.

Согласование договора

Согласование договоров – это самый распространенный вид согласования в бизнес практике. Прежде всего договора проходят проверку в юридической службе, которая часто и готовит текст документа к подписанию.

Согласование со службой безопасности выполняется с целью провести проверку контрагентов на благонадежность.

Согласование договора с технической службой призвано обеспечить уверенность в том, что приобретаемые механизмы или материалы соответствуют техническим требованиям и регламентам.

Экономическая или финансовая служба согласовывает наличие финансирования под заключаемый договор.

Некоторые виды деятельности расширяют этот список в зависимости от особенностей и специальных требований.

 


Программа дает возможность осуществлять согласование снабжения. Под согласованием снабжения принято считать деятельность отправки уведомления согласователям. Сообщение отправляется программой "Управление закупками в 1С" в виде письма по электронной почте. В письме приходит ссылка по которой можно согласовать или отклонить заявку на согласование.

Система управление поставками дает возможность осуществлять:

  • согласование договора
  • согласование заявки на закупку
  • согласования плана закупок (итогового плана)

Для начала процедуры согласования документа необходимо нажать на кнопку "Отправить на согласование"

План МТО: согласование договора
План МТО: согласование договора

Программа позволяет отправлять на согласование письма, задать важность письма и указать комментарий.

Когда документ отправляется на согласование в программе 1С запускается механизм бизнес процессов. Бизнеспроцесс настраивается на этапе конфигурирования системы и позволяет задать последовательность согласования документов каждого вида.

Очередность действий для согласования документа задается в Справочнике Ответственные за согласование.

Когда создается первое задание из последовательности задач у нужного сотрудника и отправляется email на адрес электронной почты для сообщения о регистрации новой задачи.

Все задания, которые требуют действий на данный момент, выводятся на стартовом экране при включении системы. Такой подход позволяет оперативно уведомлять о необходимости согласования и всегда видеть какие документы требуют внимания.

Задачи по согласованию
Задачи по согласованию

Раздел Мои задачи включает реестр всех заданий сотрудника.

Реестр Согласование планов МТО включает только реестр планов МТО, для которых нужно выполнить согласование.

Чтобы перейти к согласованию нужно отметить нужный документ и перейти к его согласованию.

Протокол согласования
Протокол согласования

Откроется форма текущего задания из которой можно перейти к документу, либо посмотреть карту маршрута согласования.

Для согласования документ ПланМТО необходимо перейти в документ План

Согласование плана закупок
Согласование плана закупок

И на закладке Согласования нажать на кнопку Согласовать

Комментарий к согласованию
Комментарий к согласованию

Кроме стандартных ответов Согласовано\Не согласовано можно оставить комментарии.

Документ, который прошел все этапы согласования отображается в списке задач инициатора с задачей Ознакомиться и результатами согласования.

Такой документ можно открыть, и, если он согласован, необходимыми участниками процесса согласования его можно провести. Проведение документа закрывает все бизнес-процесс и вносит данные плана в общий план организации.

Система согласования документов может быть переключена в ручной режим, если в ней нет необходимости. Если уже используется какая-либо система согласования документов возможна стыковка (например с системой 1С:Документооборот или LotusNotes)

Вы можете выбрать комплект поставки на странице Программа "Управление закупками в 1С"

Оставьте заявку: мы сможем показать, как работает программа и предоставить тестовый доступ