Реестр договоров

Реестр договоров и его оформление в программе Корпос

Программа "Корпос: Управление закупками" дает широкие возможности для управления реестрами договоров и контрактов:

  • Все необходимые для работы реквизиты;
  • Автоматический контроль сроков публикации информации на ЕИС;
  • Работа со спецификациями и приложениями к договору, контроль опционов и рамочных договоров;
  • Гибкая система фильтров и сортировок (по статусу, по СМБ, по типу закупок);
  • Хранение сканов и файлов в редактируемых форматах (doc, xls и любых других);
  • Интеграция с внешними системами (учетными программами, ЭТП и ЕИС);
  • Множество отчетов для работы реестром и анализа закупок на всех его этапах.

В реестр договоров, согласно ФЗ № 223, или реестр контрактов, в соответствии с требованиям ФЗ № 44, включаются все заключаемые организациями соглашения. Публикуется информация об их подписании, расторжении и исполнении.

Программа "Корпос: Управление закупками" позволяет автоматически создает реестры контрактов и договоров, быстро находить нужные документы, получать и различные отчеты на основе списков.

Реестр договоров — определение и основные понятия

Реестр договоров

Порядок и особенности передачи необходимых сведений для заполнения закупочной документации, регламентируется постановлением Правительства РФ № 1132. Кроме того нормативная база опирается на целый ряд положений и актов:

  • Отдельные положения ФЗ-223 (включая ст. 4.1);
  • Постановление Правительства РФ № 908;
  • Приказ Министерства финансов РФ № 173-Н;
  • Типовое для заказчика положение об проведении закупки.

Все полномочия по ведению и сверке списка договоров находятся в компетенции Федерального казначейства. Сроки, обязательные для всех организаций в плане внесения сведений в реестр, определяются Правительством РФ. В реестр контрактов обязательно вносятся данные по всем соглашениям, сумма которых превышает установленные максимумы (то есть договоры, заключенные на контрактной основе по требованиям ст. 4.15 223-ФЗ). В принятом внутри компании положении об проведении закупок, со стороны заказчика могут быть внесены изменения в процесс внесения данных. К таким изменениям относятся:

  • уменьшение сроков предоставления информации;
  • актуализация реестра;
  • порядок информирования об оплатах или перечне дополнительных документов;
  • порядок внесения исправлений.

Для чего требуется реестр контрактов

Составляется реестр контрактов для систематизации всех сведений, то есть учёта соглашений, подписанных в рамках ФЗ-223. Автоматизация этого процесса помогает унифицировать делопроизводство внутри компании-заказчика, а контролирующим организациям выполнять своих обязанностей по контролю над закупками, а также исполнение организациями различных предписаний.

В перечень обязательно передаются следующие данные:

  1. Официальное наименование юридического лица;
  2. Данные об способе проведения закупок и их форме;
  3. Дата, когда было принято решение о заключении договора: дата и номер протокола закупки;
  4. Дата и номер договора;
  5. Цена, предмет и сроки выполнения;
  6. Наименование страны происхождения товара по ОКСМ;
  7. Данные об организации-поставщике;
  8. Все сведения об изменении договора и его условий;
  9. Данные об оплате и подтверждении начала действия соглашений;
  10. Данные об субподрядчиках;
  11. Причины, которые могут привести к официальному расторжению договоренностей;
  12. Копия заключённого контракта, официально заверенная подписавшими его организациями;
  13. Номер извещения об закупке.

Об организации - поставщике, а также о каждом субподрядчике передается информация:

  • Наименование полное, сокращенное и фирменное наименование организации для юрлиц; Ф. И. О. для физлиц, в том числе самозанятых;
  • Код и наименование правовой формы по ОКОПФ;
  • ИНН;
  • Контактные данные;
  • Код ОКПО и дату постановки на учет в налоговой службе для организаций;
  • Дату включения в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (для СМСП)

Как корректно передавать сведения

Сведения в реестр должны передаваться заказчиками сразу после официального подписания соглашения с контрагентом, а также в некоторых других ситуациях:

  • в случае оперативных изменений в составленный документ;
  • при расторжении соглашений;
  • при выполнении договора, заключаемого в несколько стадий;
  • при закрытии контракта или отдельных его этапов.

Этапы передачи информации:

  1. Информация отправляется на проверку специалистам Федерального казначейства. Передача производится в e-mail или с помощью функционала приложения «Электронный бюджет».
  2. В трехдневный срок специалисты казначейства всё проверяют и проводят запись.
  3. Каждая запись получает свой уникальный номер. Код наименования поставщика зависит от его вида: 30, к примеру, присваивается субъектам среднего и малого бизнеса.
  4. Казначейство сообщает заказчику об успешной проверке, а также отправляют им уникальный номер, внесённый в реестр.
  5. В случае выявления ошибок заказчик получает протокол с подробным рассмотрением недостатков и причин.
  6. Поправки или исправления предоставляются в казначейство в строго оговоренное в протоколе время.

Ведение реестра договоров в программе Корпос

Работа с реестром договоров в программе Корпос позволяет систематизировать закупочную документацию, фильтровать ее по важным признакам и сортировать в нужном порядке.

Реестр договоров в программе Корпос
Реестр договоров в программе Корпос

Перечень договоров в программе построен на реквизитах документа, которые разделяются на основные и дополнительные.

Основные реквизиты:

  • номер и дата документа;
  • организация заказчика (их может любое количество);
  • способ закупки (способ выбора поставщика);
  • контрагент - поставщик или подрядчик;
  • даты заключения договора и даты завершения договора нужны для контроля сроков публикации на ЕИС;

Основные реквизиты договора
Основные реквизиты договора

Дополнительные сведения содержат специальный набор полей, необходимый для выполнения требований регулятора:

  • система Корпос умеет обмениваться данными с ЕИС.  Если вы уже опубликовали договор, можно прочитать уже опубликованные данные по номеру извещения или по реестровому номеру договора. Особенно полезна возможность получить точную ссылку на позицию плана;
  • если выбор поставщика выполнялся на торговой площадке, можно указать эту информацию. Система умеет обмениваться данными с рядом ЭТП;
  • программа регистрирует информацию об условии привлечения соисполнителей и субподрядчиков, а также условиях присутствия в списке СМП.

Участию субъектов малого предпринимательства в закупках уделяется большое внимание. В программе Корпос есть целый ряд возможностей по планированию и контролю закупок с участием СМП.

В система настраивается множество отчетов для анализа текущего состояния договоров.  С помощью гибких фильтров можно создавать разнообразные отчеты, выбирая документы по различным признакам и настраивая состав полей. Приведем лишь несколько примеров:

Анализ экономии по договорам
Анализ экономии по договорам

Отчет реестр договоров
Отчет реестр договоров

Подробнее о работе с реестром договоров мы можем рассказать при демонстрации программы. Напишите нам, и мы покажем существующие отчеты, обсудим возможные варианты использования системы.

Наведите порядок в реестре договоров в удобной программе.

Заполните заявку и мы покажем как работает система.

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных.