Изменение плана закупок

Внесение изменений в план закупок в программе Корпос: Управление закупками

Любое учреждение должно иметь официальный план закупок. Это документ, отображающий потребности организации по заказу сырья, товаров или услуг. Руководство имеет возможность вносить правки в готовый план в соответствии с ФЗ-223, но придется придерживаться некоторых условий.

Обоснование корректировок плана закупок

Внесение изменений в план закупок требует обоснования— кто и в каких случаях должен обосновывать изменения? Внесение любых изменений в действующий план по закупкам регламентируется рядом официальных документов:

• статьями и нормативными положениями ФЗ-223;
• постановление Правительства РФ № 932 от 17.09.2012 года — оно содержит правила, по которым проводится формирование плана закупок компании;
• Положение о закупках, составляемое и утверждённое в рамках организации, являющейся заказчиком покупки товаров или оказания услуг;
• ряд иных актов нормативно-правового характера, регламентирующих правила в зависимости от отрасли и вида деятельности компании.

В документ, составляемый заказчиком на длительный период (от года и до 3 лет, в зависимости от закона, по которому проводятся закупки конкретной компанией), обязательно включаются все планируемые закупки — исключение составляют только неконкурентные мероприятия (к примеру те, проводимые по закупкам, контракты по которым предусматривают работу со сведениями, содержащими государственную тайну). Внесение закупки в план-график не является обязательным, если затраты по ней не превышают 100 тыс. ₽, а также покупки, проводимые у единственного поставщика — они организуются по своим правилам и законным основаниям.

Вообще план закупок организации составляется сроком на 12 месяцев. В случаях, если закупается продукция, относящаяся к инновационной или технически новой, срок действия документа может составлять 5-7 календарных лет.

В каких случаях производится внесение изменений в план закупок

Корректировки проводятся при наступлении случаев, определённых заказчиком в Положении о закупках. Основания, которые могут быть использованы при этом, чётко указаны в постановлении Правительства РФ № 932. Количество вносимых корректировок при этом может быть любым — их число не определяется ничем, кроме пожеланий заказчика и числа случаев, когда они могут потребоваться.

Расскажем об основаниях проведения корректировки подробнее. В п.8 постановления Правительства РФ № 932 указаны следующие моменты, при которых может проводиться корректировка плана закупок (плана-графика закупок):

1. В случае изменения нужды организации в приобретении конкретных товаров или услуг. Здесь могут быть учтены не только качества товара, но и сроки его поставки, способы выбора поставщика по контракту и время, в течение которого договор исполняется.

1. При росте цены, изначально обсужденной в контракте и при его заключении, более, чем на 10% от установленной. Это обстоятельство позволяет скорректировать план без предупреждения второй стороны контракта на основании единоличного решения.

1. В любых других случаях, прописанных организатором процесса закупок в Положении, выгруженном на портал ЕИС.

При подготовке документации заказчику стоит учесть все вероятные варианты, которые могут вызвать необходимость корректировки плана закупок. Только своевременно внесённые пункты помогут не беспокоиться о том, что вносимые изменения не будут соответствовать закону.

Какие изменения считаются существенными и требуют повторной публикации планов

По фактическому содержанию Плана закупок есть ряд пунктов в которые могут вноситься изменения, требующие корректировки плана. К таким пунктам относятся: порядковый единый номер государственной закупки, предмет заключаемого контракта, требования к приобретаемым товарам или оказываемым услугам, количество закупаемого сырья или товаров, цена контракта, дата приобретения и сроки выполнения требований заказчика, способ, которым организовывается исполнение контрактных обязательств.

Если изначально в документации, выгружаемой заказчиком в ЕИС, не установлены моменты, предусматривающие корректировку договора, то перечень возможных пунктов, в которые можно вносить изменения, становится существенно меньше. Нельзя тогда менять форму организации закупок, а также коды ОКПД и ОКВЭД.

Оформление изменений в план график закупок

Этот момент прописывается заказчиком в выкладываемом в ЕИС документе об организации закупок. Обычно процедура проходит с такими последовательными этапами:

1. Департамент компании, являющейся заказчиком закупок, который обосновывает необходимость внесения одного или ряда изменений, готовит официальные документы, подтверждающие запрос на корректировки. Составляется запрос в любой форме, содержать в себе документ должен адекватные обоснования для проведения корректировки (пример — значительный рост или падение закупочных цен на приобретаемые товары).
2. Документы, составленные специалистами отдела, отправляются в комиссию по организации закупок. Действует это временное подразделение на базе организации-заказчика. На основании предложенных обоснований принимается объективное решение — вносить корректировки или нет.
3. По факту рассмотрения заявки от одного из отделов компании, в случае вынесения положительного решения об внесении корректировок в план закупок, выносится официальный приказ директора компании. Подписывается документ руководителем компании, являющейся заказчиком. В нём указываются: дата вынесения решения и оформления приказа, основания, вызвавшие корректировки, а также сами изменения с чётким указанием, что именно и как меняется.

При проведении публикации изменений в ЕИС также прикладывается и приказ, обосновывающий их введение. В большинстве компаний для внесения изменений проводиться согласование изменений в планах закупок. Предлагаем использовать возможности программы Корпос для согласования корректировок.

Для внесения данных в Единую информационную систему необходимо придерживаться следующего алгоритма.

1. После выбора нужного документа в реестре в меню следует выбрать пункт «Создать проект изменений».
2. Последняя версия документа будет указана в окне «Общая информация». В подходящие ячейки необходимо внести данные, которые подверглись правкам.
3. Дополнительно следует прописать основания для внесения правок в план закупок. Сделать это можно во вкладке «Основание внесения изменений». После внесения этих сведений нужно кликнуть по кнопке «Далее».
4. Последний этап — загрузка всех рабочих документов в Единую информационную систему. Сюда включаются новый план закупок (с внесенными правками), приказ руководителя о внесении правок (может использовать другой документ, который является основанием для изменения плана). После выполнение всех действий необходимо кликнуть по кнопке «Завершить».

Вся работа занимает не более 5 минут. Единая информационная система работает таким образом, что любые правки в нужные позиции можно вносить, не затрагивая других позиций. Благодаря этому удается максимально просто внести любые изменения. Важно точно следовать алгоритму действий и не забывать указывать причину внесения изменений в план.

Порядок составления приказа на внесение правок в план закупок

ФЗ-223 не обязует компании составлять приказ о внесении поправок в план закупок. Однако стоит учесть, что при занесении данных в ЕИС придется прикрепить документ, являющийся основанием для коррекции плана. Поэтому в большинстве организаций руководство принимает решение издавать такой приказ.

В этом документе может описываться ситуация, которая стала причиной для внесения изменений. Также здесь указывается должностное лицо, отвечающее за исполнение приказа.

Ответственность заказчика за публикацию достоверных планов

Требование строжайшим образом отслеживать опубликованных на едином информационном портале сведений целиком ложится на заказчика. За нарушение сроков может наступить ответственность административного характера (по требованиям ФЗ-223). Чаще всего накладывается штраф различного размера, но в некоторых случаях возможна и дисквалификация. КоАП РФ предусматривает возможность наступления ответственности в течение 1 календарного года с момента выявления такого деяния. Проверки проводят сотрудники организаций, занимающихся профилактикой монопольной деятельности.

Нарушение сроков, определённых для размещения вносимых корректировок — должностное лицо — 2000-5000 ₽, юридическое лицо — 10000-30000 ₽.

Не вовремя или вообще не размещаемая информация о внесении изменений — должностное лицо — 30000-50000 ₽, юридическое лицо — 100000-300000 ₽.

Можно подытожить — менять и корректировать план-график проведения закупок можно на законных основаниях при соблюдении ряда простых регламентных требований. Все вносимые изменения должны быстро и корректно вноситься заказчиком на портал ЕИС.