Реестр договоров - Корпос: Управление закупками

Реестр договоров и его оформление в программе Корпос

Программа «Корпос: Управление закупками» дает широкие возможности для управления реестрами договоров и контрактов:

Все необходимые для работы реквизиты;
Автоматический контроль сроков публикации информации на ЕИС;
Работа со спецификациями и приложениями к договору, контроль опционов и рамочных договоров;
Гибкая система фильтров и сортировок (по статусу, по СМБ, по типу закупок);

Хранение сканов и файлов в редактируемых форматах (doc, xls и любых других);
Интеграция с внешними системами (учетными программами, ЭТП и ЕИС);
Множество отчетов для работы реестром и анализа закупок на всех его этапах.

В реестр договоров, согласно ФЗ № 223, или реестр контрактов, в соответствии с требованиям ФЗ № 44, включаются все заключаемые организациями соглашения. Публикуется информация об их подписании, расторжении и исполнении.

Программа «Корпос: Управление закупками» позволяет автоматически создает реестры контрактов и договоров, быстро находить нужные документы, получать и различные отчеты на основе списков.

Реестр договоров — определение и основные понятия

Порядок и особенности передачи необходимых сведений для заполнения закупочной документации, регламентируется постановлением Правительства РФ № 1132. Кроме того нормативная база опирается на целый ряд положений и актов:

Отдельные положения ФЗ-223 (включая ст. 4.1);
Постановление Правительства РФ № 908;
Приказ Министерства финансов РФ № 173-Н;
Типовое для заказчика положение об проведении закупки.

Все полномочия по ведению и сверке списка договоров находятся в компетенции Федерального казначейства. Сроки, обязательные для всех организаций в плане внесения сведений в реестр, определяются Правительством РФ. В реестр контрактов обязательно вносятся данные по всем соглашениям, сумма которых превышает установленные максимумы (то есть договоры, заключенные на контрактной основе по требованиям ст. 4.15 223-ФЗ). В принятом внутри компании положении об проведении закупок, со стороны заказчика могут быть внесены изменения в процесс внесения данных. К таким изменениям относятся:

уменьшение сроков предоставления информации;
актуализация реестра;
порядок информирования об оплатах или перечне дополнительных документов;
порядок внесения исправлений.

Для чего требуется реестр контрактов

Составляется реестр контрактов для систематизации всех сведений, то есть учёта соглашений, подписанных в рамках ФЗ-223. Автоматизация этого процесса помогает унифицировать делопроизводство внутри компании-заказчика, а контролирующим организациям выполнять своих обязанностей по контролю над закупками, а также исполнение организациями различных предписаний.

В перечень обязательно передаются следующие данные:

Официальное наименование юридического лица;
Данные об способе проведения закупок и их форме;
Дата, когда было принято решение о заключении договора: дата и номер протокола закупки;
Дата и номер договора;
Цена, предмет и сроки выполнения;
Наименование страны происхождения товара по ОКСМ;
Данные об организации-поставщике;
Все сведения об изменении договора и его условий;
Данные об оплате и подтверждении начала действия соглашений;
Данные об субподрядчиках;
Причины, которые могут привести к официальному расторжению договоренностей;
Копия заключённого контракта, официально заверенная подписавшими его организациями;
Номер извещения об закупке.

Об организации — поставщике, а также о каждом субподрядчике передается информация:

Наименование полное, сокращенное и фирменное наименование организации для юрлиц; Ф. И. О. для физлиц, в том числе самозанятых;
Код и наименование правовой формы по ОКОПФ;
ИНН;
Контактные данные;
Код ОКПО и дату постановки на учет в налоговой службе для организаций;
Дату включения в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (для СМСП)

Как корректно передавать сведения

Сведения в реестр должны передаваться заказчиками сразу после официального подписания соглашения с контрагентом, а также в некоторых других ситуациях:

в случае оперативных изменений в составленный документ;
при расторжении соглашений;
при выполнении договора, заключаемого в несколько стадий;
при закрытии контракта или отдельных его этапов.

Этапы передачи информации:

Информация отправляется на проверку специалистам Федерального казначейства. Передача производится в e-mail или с помощью функционала приложения «Электронный бюджет».
В трехдневный срок специалисты казначейства всё проверяют и проводят запись.
Каждая запись получает свой уникальный номер. Код наименования поставщика зависит от его вида: 30, к примеру, присваивается субъектам среднего и малого бизнеса.
Казначейство сообщает заказчику об успешной проверке, а также отправляют им уникальный номер, внесённый в реестр.
В случае выявления ошибок заказчик получает протокол с подробным рассмотрением недостатков и причин.
Поправки или исправления предоставляются в казначейство в строго оговоренное в протоколе время.

Ведение реестра договоров в программе Корпос

Работа с реестром договоров в программе Корпос позволяет систематизировать закупочную документацию, фильтровать ее по важным признакам и сортировать в нужном порядке.

Перечень договоров в программе построен на реквизитах документа, которые разделяются на основные и дополнительные.

Основные реквизиты:

номер и дата документа;
организация заказчика (их может любое количество);
способ закупки (способ выбора поставщика);
контрагент — поставщик или подрядчик;
даты заключения договора и даты завершения договора нужны для контроля сроков публикации на ЕИС;

Дополнительные сведения содержат специальный набор полей, необходимый для выполнения требований регулятора:

система Корпос умеет обмениваться данными с ЕИС. Если вы уже опубликовали договор, можно прочитать уже опубликованные данные по номеру извещения или по реестровому номеру договора. Особенно полезна возможность получить точную ссылку на позицию плана;
если выбор поставщика выполнялся на торговой площадке, можно указать эту информацию. Система умеет обмениваться данными с рядом ЭТП;
программа регистрирует информацию об условии привлечения соисполнителей и субподрядчиков, а также условиях присутствия в списке СМП.

Участию субъектов малого предпринимательства в закупках уделяется большое внимание. В программе Корпос есть целый ряд возможностей по планированию и контролю закупок с участием СМП.

В система настраивается множество отчетов для анализа текущего состояния договоров. С помощью гибких фильтров можно создавать разнообразные отчеты, выбирая документы по различным признакам и настраивая состав полей. Приведем лишь несколько примеров:

Подробнее о работе с реестром договоров мы можем рассказать при демонстрации программы. Напишите нам, и мы покажем существующие отчеты, обсудим возможные варианты использования системы.