Электронный архив документов

Добавление и редактирование документов ведется на закладке Документы.

Виды обязательных документов

Для каждого способа закупки задаются категории документов, обязательные для этого способа. Редактирование видов обязательных документов можно нажать на соответствующую кнопку на форме документа:

Вида обязательных документов отображаются в Документе ЛОТ в нижнем списке.

По мере добавления или создания документов необходимой категории список уменьшается. Таким образом в списке обязательных документов вы видите каких документов не хватает в данном ЛОТе.

Добавление новых документов в ЛОТ

Документы к ЛОТу можно прикрепить, если они существуют в виде файлов, либо создать на основе шаблонов документов.

Для добавления существующего документа, при нажатии на кнопку Создать, необходимо выбрать «Из файла на диске». И в диалоговом окне нажав на кнопку Обзор найти нужный файл.

Разные виды документов могут добавляться в систему разными сотрудниками. Договора могут добавлять юристы, техническое задание — инженеры, обоснование цены — сотрудники отдела МТО.

Для каждого документа в системе заводиться карточка документа.

Управление документами

Выделяют всего 5 состояний того или иного документа:

• согласование;
• утверждение;
• рассмотрение;
• регистрация;
• исполнение.

Ответственное лицо может контролировать прохождение документов каждой из стадий. При необходимости, можно вернуть материал на предыдущий этап.

Таким образом можно контролировать работу сотрудников, их дисциплину и выполнение своих обязанностей. По факту ответственный может создавать соответствующий отчет, который потом обычно представляют руководству.

Электронный архив и документооборот закупок

Существует 2 метода использования электронного архива. Первый предполагает хранить в архиве оригиналы. В таком случае у электронного акта или накладной нет бумажного аналога, они изначально создаются в электронной форме. В архиве они хранятся в специальном зашифрованном виде, а, чтобы внести в них изменения, потребуется электронная подпись.

Второй вариант предусматривает хранение в архиве цифровых копий бумажных материалов. Благодаря этому без труда находят любую необходимую бумагу. Поэтому, так или иначе, большинство предприятий предпочитают сегодня работу с электронными архивами. Это значительно упрощает документооборот организации.

С электронными материалами взаимодействовать гораздо легче и быстрее. Не важно, где именно сейчас сотрудник. К нужным бумагам всегда есть круглосуточный доступ, а для быстрого поиска всегда задаются специальные данные. Это может быть номер договора, наименование контрагента либо его адрес.

Для полноценной работы с электронным архивом нет необходимости устанавливать никаких вспомогательных программных обеспечений или приобретать дорогостоящее оборудование. Доступ к архиву получают через интернет, поэтому необходимые материалы в электронном формате можно отправить в любое время и место.

Алгоритм создания электронного архива предполагает прохождение нескольких этапов:

1. Подготовка первичных материалов.
2. Сканирование бумаг. Возможен вариант делать это как ручным, так и потоковым способом.
3. Классификация документов по видам, формирование каталога.
4. Создание центра управления архивом и поиска нужного документа.

Так, поиск может быть настроен одним из следующих способов:

• Простой. В основе лежит полнотекстовый индекс, благодаря которому легко за считанные секунды найти нужную информацию, если ввести ее часть.
• Точный поиск по реквизитам. Нужно просто выбрать, по каким именно реквизитам будет осуществляться поиск и ввести их.
• Полнотекстовый поиск. Может быть как по реквизитам, так и по содержимому файлов.

Каждый выбирает тот вариант, который больше всего подходит именно ему.

Взаимодействие с электронным архивом легко совмещать с иными автоматизированными процессами. Добавлять материалы в систему учета можно двумя способами:

• с помощью электронного документооборота, когда контрагенты сразу присылают друг другу первичку в виде электронного документа;
• с использованием специальных программ, которые распознают сканы первички (они считывают документ и переносят его в систему учета).

Оба рассматриваемых метода можно комбинировать. В современных сервисах есть сразу оба таких инструмента.

В безопасности электронного архива можно не сомневаться. Все данные хранятся и передаются исключительно в зашифрованном виде. Базы данных располагаются на серверах в охраняемых дата-центрах. Многие архивы, чтобы повысить уровень своей безопасности, используют те же технологии, что и банки.

Для того чтобы получить доступ к архиву, нужен логин и пароль, а также система требует ввести смс-код. Для работы с электронными документами нужна электронная подпись.

Таким образом, можно выделить целый ряд преимуществ использования электронного архива:

• экономия времени и средств на поиск нужного документа, его передачу контрагенту, распечатку и хранение;
• простота, поскольку интерфейс электронного архива понятный и не требует специальных знаний;
• безопасность, так как вся информация содержится в архиве в зашифрованном виде и храниться в защищенных дата-центрах;
• контроль, позволяющий видеть, что происходит с тем или иным документом;
• отсутствие ограничений в объемах, ведь в электронном архиве можно хранить неограниченное количество информации.

Программа Корпос: управление закупками упрощает работу с документацией, в том числе и в электронном виде. С помощью ее использования подготовка, передача и хранение материалов станет намного проще и удобнее!